Peu d’entreprise sont autosuffisantes dans toutes les activités qui composent leur chaîne de valeur. La pression croissante de la concurrence locale ou mondiale oblige également les entreprises à se concentrer sur les activités qu’elles jugent essentielles à leur réussite et à exceller dans les domaines où elles disposent d’un avantage concurrentiel distinct.
De plus en plus d’entreprises ont donc recours à l’externalisation (outsourcing en anglais). Elles peuvent choisir d’externaliser la plupart de leurs fonctions, ou seulement une poignée d’entre elles afin de pouvoir se concentrer sur les aspects essentiels de leur activité.
Dans cet article, vous découvrirez :
- ce qu’est l’externalisation,
- les principales raisons pour lesquelles les entreprises sont prêtes à externaliser,
- les principaux critères à évaluer avant de choisir le partenaire d’externalisation,
- les différents types d‘externalisation qui existent sur le marché de l’outsourcing.
Qu’est ce que l’externalisation?
Le terme outsourcing vient à l’origine de la fusion de deux mots : out (externe) et source.
Externaliser consiste donc à déléguer les tâches et les processus de l’entreprise à des exécutants tiers dans des conditions de sous-traitance.
Pourquoi externaliser ?
L’externalisation est souvent utilisée pour des raisons économiques.
Il y a sans doute plusieurs autres raisons pour lesquelles les entreprises envisagent de recourir à des services d’externalisation. Dans de nombreux cas, les avantages des services d’externalisation ne sont pas une stratégie d’optimisation, mais une nécessité.
Souvent, le seul moyen de développer son entreprise, de lancer un produit ou de gérer ses activités est de déléguer certaines tâches à un partenaire externe.
Mais externaliser certaines tâches ou activités n’est pas une marque de faiblesse. En fait, l’externalisation offre un certain nombre d’avantages incontestables.
Se concentrer sur les activités principales de votre entreprise
C’est l’avantage le plus important de l’externalisation.
Il est plus efficace de passer votre temps à faire ce pour quoi vous êtes doué.
Si vous êtes une agence marketing, vous devriez faire du marketing auprès de vos clients. Si vous vendez des produits numériques, vous devriez en créer.
Chaque minute que vous consacrez à des tâches qui ne relèvent pas de vos compétences est du temps perdu.
Il est donc presque toujours plus rentable d’externaliser tout ce qui n’a pas de rapport avec le processus de base de l’entreprise. Vous économiserez de l’argent, éviterez le stress et gagnerez du temps pour vous concentrer totalement sur votre cœur de métier.
Réduire vos coûts
Le recrutement et la formation du personnel sont coûteux, surtout pour les projets de courte durée. De plus, les employés intérimaires produisent rarement le travail de qualité dont vous avez besoin.
Externaliser vous permet d’adapter votre consommation de services à vos besoins. Vous ne payez que ce que vous utilisez et pouvez adapter votre consommation en toute transparence lorsque les opérations reprennent ou ralentissent.
Par exemple, vous n’avez peut-être pas besoin d’un comptable en interne à plein temps. C’est un travail important qui ne peut pas être ignoré, mais vous n’avez pas assez de travail pour justifier un salaire à plein temps.
Vous pourriez engager un comptable à temps partiel, mais il est difficile de trouver des professionnels qualifiés prêts à travailler quelques heures par semaine seulement. Il est probable qu’ils vous quitteront lorsqu’ils trouveront un emploi à temps plein et rien ne garantit qu’ils pourront travailler davantage lorsque vous avez des besoins saisonniers, comme pendant la période fiscale.
En externalisant votre comptabilité, vous devenez client du prestataire à qui vous confier votre activité et pouvez donc compter sur la fiabilité de ce dernier.
Réduire vos frais généraux
Les tâches de back office s’accompagnent généralement de leurs propres frais, comme l’espace de bureau, le mobilier, le matériel informatique, la maintenance, etc. Même les équipes travaillant à distance ont des coûts (équipements, accès aux logiciels, etc). Ces dépenses ne semblent pas très élevées, mais elles s’additionnent rapidement.
Vous pouvez peut-être faire venir une personne dans votre bureau actuel, mais si l’embauche de ce nouvel assistant implique un déménagement dans un espace plus grand (et plus coûteux), il peut être plus avantageux d’engager une agence d’assistants virtuels pour répondre à vos besoins.
Oui, le sous-traitant intègre techniquement ses coûts dans les honoraires qu’il facture, mais ces frais généraux sont répartis sur l’ensemble de ses clients.
Il est possible d’éliminer la plupart de vos frais généraux lorsque vous externalisez toutes les fonctions non essentielles et en faisant passer votre équipe à un régime de télétravail. Cela pourrait vous permettre de réaliser des économies considérables.
Augmenter la productivité
Externaliser des tâches administratives et autres tâches non productives permet de se libérer du temps et se concentrer sur des activités plus productives telles que le marketing, le développement de stratégies, la mise en réseau ou encore la création de nouveaux produits et idées commerciales.
Une productivité accrue signifie des ventes plus importantes, davantage de revenus et, en fin de compte, une amélioration des résultats de l’entreprise.
Améliorer la rentabilité
Externaliser certains services vous permet, à vous et à votre personnel, de vous concentrer sur les activités qui attirent des clients et font augmenter vos revenus.
L’augmentation des revenus a un impact direct sur les résultats de votre entreprise et vous permet d’augmenter vos marges bénéficiaires.
Comme le personnel n’a plus à effectuer des tâches “secondaires” et chronophages comme la saisie de données ou le service clientèle, il peut se concentrer sur la rencontre de nouveaux clients, la prospection, la mise en réseau et d’autres activités qui augmentent les revenus.
Accroître l’investissement
Lorsque vous externalisez, vous convertissez un coût fixe (un salaire à temps plein) en un coût variable (un service payant). Cela vous permet de libérer votre trésorerie pour l’investir dans d’autres secteurs de votre entreprise.
Vous pouvez ainsi consacrer ces liquidités à l’amélioration de vos produits ou à la mise en place de campagnes de marketing. Cela est particulièrement utile aux premiers stades des nouveaux projets, comme le lancement d’un nouveau produit ou la création d’une nouvelle entreprise verticale.
Si vous avez des investisseurs (ou si vous prévoyez d’en recruter à l’avenir), ils seront heureux de constater que votre trésorerie est largement suffisante pour investir dans des activités génératrices de revenus. Une entreprise qui n’est pas encombrée par des coûts fixes lourds est plus flexible et s’adapte rapidement à de nouvelles idées ou à de nouvelles conditions du marché.
De plus, les services d’externalisation vous évitent d’avoir à investir dans des technologies ou des infrastructures personnalisées.
Assurer la pérennité
Les périodes qui connaissent un grand taux de turnover peuvent créer des incertitudes et des confusions dans une entreprise. Lorsque quelqu’un démissionne, l’argent dépensé pour l’embauche et la formation de ce salarié part avec lui.
Un changement de personnel au mauvais moment (et y a-t-il jamais un bon moment ?) peut perturber vos activités et causer des problèmes coûteux à votre entreprise.
L‘externalisation assure un certain niveau de continuité à l’entreprise. En effet, externaliser certaines missions réduit le risque et permet à l’entreprise de continuer à fonctionner pendant l’absence du personnel.
Elle vous laisse également le temps d’embaucher un nouvel employé sans précipiter votre décision à cause d’un manque de personnel.
Réduire les risques
Tout investissement dans une entreprise comporte un certain degré de risque. Les marchés, la concurrence, les réglementations gouvernementales, les conditions financières et les technologies évoluent tous très rapidement.
Les prestataires d’externalisation assument et gèrent une grande partie de ce risque pour vous, avec une connaissance spécifique du secteur, notamment des questions de sécurité et de conformité. Ils sont généralement bien plus à même de décider comment éviter les risques dans leurs domaines de compétence.
Développer les compétences de votre personnel
Un projet de grande envergure peut exiger des compétences que votre personnel ne possède pas.
L’externalisation sur site, où vous faites appel à des prestataires pour opérer sur votre propre site, peut vous fournir les compétences dont vous avez besoin pendant que vos collaborateurs travaillent à leurs côtés pour acquérir un nouvel ensemble de compétences.
Externaliser certains projets et faire travailler les prestataires sur place permet à vos employés d’apprendre des prestataires tout en s’assurant que le travail est effectué avec le niveau de compétence nécessaire.
Accéder aux bons talents
Il ne fait aucun doute qu’il est difficile de trouver les bons talents pour s’occuper de votre projet sur le marché actuel. En choisissant d’externaliser, vous pouvez désormais trouver facilement un vivier de candidats bien qualifiés pour s’occuper de votre projet.
Les sous-traitants apportent des connaissances spécialisées, une expertise et une expérience que vous ne pourriez peut être pas vous permettre d’engager vous-même. Le sous-traitant est responsable de toutes les licences ou accréditations que le travail requiert.
En se concentrant sur leur spécialité, les sous-traitants se tiennent au courant des changements et des tendances du secteur, apprennent de nouvelles techniques et développent constamment leurs compétences.
En outre, les prestataires ont accès à des compétences et à des outils dont vous n’avez peut-être pas besoin aujourd’hui, mais dont vous aurez besoin un jour. Vous n’avez pas ce genre de flexibilité avec vos équipes internes.
Dans l’environnement numérique actuel où la concurrence est forte, vous ne pouvez pas vous permettre de commettre des erreurs et cela signifie que votre produit doit être mis sur le marché le plus rapidement possible.
Il vous est possible d’atteindre vos clients cible et de surmonter les difficultés liées à votre marque en engageant un partenaire qui a l’expérience nécessaire pour suivre une méthodologie agile et vous consacrer à la livraison de produits de haute qualité dans les délais.
10 points à évaluer avant d’externaliser
Les entreprises d’externalisation auxquelles vous faites appel peuvent être des consultants indépendants ou d’autres grandes sociétés. Quelle que soit la fonction sujette à l’outsourcing, vous devez évaluer ces 10 points avant de prendre une décision d’externalisation.
1. La réduction des coûts
L’externalisation devrait vous aider à réduire considérablement vos coûts, notamment parce que vous n’avez pas besoin d’engager du personnel à temps plein ou d’investir en matériel.
En même temps, vous devrez également maintenir un équilibre entre la qualité et la quantité des services fournis par les employés/entreprises externalisés.
Par exemple, si vous souhaitez externaliser votre comptabilité, vous devez voir si l’exercice de cette fonction mobilise plus de ressources et de coûts que si vous l’externalisez.
2. La tarification
La réduction des coûts par l’embauche de talents à bas prix est l’un des facteurs les plus courants qui incitent les entreprises à externaliser. Plusieurs fournisseurs proposent leurs ressources à un prix compétitif.
Cependant, au lieu de choisir le fournisseur le moins cher, comparez et découvrez ce que vous allez obtenir des autres fournisseurs également.
Par exemple, certains fournisseurs proposent également un service d’assistance à la clientèle sans frais supplémentaires, ce qui est déjà beaucoup en soi.
N’oubliez pas que si le prix est un facteur important, il ne doit pas être le seul facteur qui vous aide à vous détacher d’un vendeur.
3. Les ressources et la technologie
La technologie et les ressources sont deux critères essentiels lorsque vous choisissez d’externaliser.
Demandez au fournisseur quels sont les outils et les technologies qu’il va utiliser pour votre projet et dans quelle mesure il est capable de répondre à tous vos besoins d’externalisation.
Qu’en est-il des ressources ? Sont-elles bien formées pour les tâches à accomplir ?
Le prestataire dispose-t-il d’un bureau équipé de systèmes modernes et est-il capable de gérer les fonctions d’externalisation les plus rigoureuses ?
Les réponses à ces questions vous permettront de sélectionner le prestataire d’externalisation le plus approprié, disposant des meilleures ressources et d’une technologie de pointe pour assurer la continuité de vos activités.
4. La capacité à respecter les délais
Le respect des délais de l‘externalisation est aussi important que les coûts. Si un prestataire ne respecte pas les délais, cela peut entraîner des obstacles majeurs. Ce seul fait annihilera les économies de coûts que vous aviez prévues en l’engageant.
Vous devez vous assurer que le prestataire respecte la qualité et les délais promis. L’un des moyens d’y parvenir consiste à poser toutes vos questions au préalable.
Si vous constatez que le prestataire a peu de dispositifs de contrôle de la qualité ou qu’il n’a pas de plan de secours en cas de non-respect d’un délai, il vaut mieux ne pas l’engager dès le départ.
5. Supervision minimale
Lorsque vous engagez un fournisseur de services d’externalisation pour répondre à vos besoins, il est évident qu’il va s’occuper de tout à partir de zéro.
Il ne doit pas y avoir de place pour un travail bâclé ou de mauvaise qualité et il doit être en mesure de produire les résultats escomptés.
Il est indispensable de choisir un prestataire responsable qui sera chargé des projets, de sorte que vous n’ayez à le superviser que de façon minimale et à le laisser prendre le relais.
Vous aurez ainsi plus de temps pour vous concentrer sur les aspects essentiels de votre activité.
6. Limiter le passif
Le plus souvent, certains domaines fonctionnels peuvent constituer un passif pour une entreprise. Cela consomme du temps et de l’argent, qui peuvent être dépensés ailleurs.
Il est possible d’externaliser intelligemment certaines fonctions pour réduire un peu le passif.
7. La fiabilité
Avant de signer le contrat d’externalisation, n’oubliez pas de vous rendre sur le site du prestataire. Par ailleurs, faites également des recherches poussées pour en savoir plus sur :
- l’entreprise,
- les infrastructures,
- les pratiques de sécurité
- et l’équipe qui y travaille.
Cela vous aidera à évaluer la fiabilité des fournisseurs de services. Si vous connaissez une autre entreprise qui a travaillé avec un fournisseur dans le passé, vous pouvez également lui poser des questions pour obtenir le plus d’informations possibles.
8. Qui dirigera l’équipe
Vous ne pouvez pas vous contenter d’avoir une confiance aveugle dans l’équipe d’externalisation, même si vous réalisez des économies importantes en l’engageant.
Découvrez tout ce que vous pouvez, y compris les membres de l’équipe qui travailleront sur les projets et qui dirigeront cette équipe.
En apprenant ces faits dès le départ, vous vous épargnerez bien des soucis à un stade ultérieur. De plus, lorsque vous saurez que les fonctions de votre entreprise sont entre de bonnes mains, vous serez en paix.
9. L’accord de niveau de service
La convention de service (également appelée Service level agreement ou « SLA ») est l’un des documents les plus importants lorsque l’on parle de partenariats d’externalisation. “C’est un document qui définit la qualité de service, prestation prescrite entre un fournisseur de service et un client” (Source : Wikipedia)
Au moment de la création du document, veillez à ce que chaque détail soit clairement rédigé. Cela vous aidera à éviter toute confusion ou ambiguïté, notamment en ce qui concerne la qualité des services que vous recevrez.
Il est également judicieux de faire appel à un avocat pour gérer votre projet d’externalisation afin de ne pas vous attirer des ennuis juridiques.
10. La communication
La communication est la clé, que vous travailliez avec des ressources en interne ou avec une équipe délocalisée. Les prestataires doivent être en mesure de traiter vos demandes et de vous répondre rapidement sans vous faire attendre indéfiniment.
Leurs compétences en matière de communication doivent être parfaites, sans qu’il y ait de barrières culturelles ou autres. Cela permet de s’assurer qu’ils ont bien compris vos exigences et qu’ils peuvent répondre à toute question qui pourrait surgir.
Les différents types d’externalisation
Il existe plusieurs types d’externalisation, pour n’en citer que quelques-uns :
Externalisation interne
L’externalisation interne est le processus par lequel vous embauchez de la main-d’œuvre locale pour renforcer votre personnel. Il peut s’agir d’embaucher un employé à temps partiel, de trouver quelqu’un pour un poste subalterne ou un assistant.
La principale raison pour laquelle les entreprises envisagent de recourir à l’externalisation interne est d’aider les salariés actuels à partager leur charge de travail.
Il s’agit d’une pratique répandue, utilisée de temps à autre par les entreprises, qui s’est révélée être une bonne tactique pour traiter de nombreux problèmes qui entravent la croissance des entreprises.
Externalisation Onshore
L‘externalisation onshore est le processus par lequel les processus d’entreprise sont confiés à une seule personne ou à une entreprise située dans le même pays.
Les services de ces prestataires sont achetés pour s’occuper des tâches de routine comme le service de maintenance, les tâches d’inspection, etc.
La raison principale de l’externalisation Onshore est que les personnes chez qui vous sous-traitez peuvent vous rencontrer en personne sans dépenser beaucoup d’argent.
Externalisation Offshore
Dans le cas de l’externalisation à l’étranger, le travail est confié par la société à une entité située dans un autre pays.
Le principal avantage de l‘externalisation à l’étranger est la réduction des coûts grâce à la facilité d’accès des compétences qualifiées avec des salaires plus bas dans certains pays.
Comment tirer le meilleur parti de l’externalisation?
À mesure que votre entreprise se développe, externaliser peut être un moyen de promouvoir l’innovation, de dynamiser votre activité et d’accéder à de nouvelles compétences qui repositionnent votre entreprise sur le marché.
Lorsque vous réfléchissez à la manière dont l’externalisation peut vous aider à vous développer, ne vous limitez pas à comparer le coût de l’embauche de sous-traitants extérieurs à celui de la prise en charge d’une tâche par votre personnel actuel.
Concentrez-vous sur la valeur que l’expertise d’un contractant apporte à votre entreprise. Que ce soit en augmentant la production, en commercialisant votre entreprise plus largement ou en bouleversant la façon dont votre secteur d’activité fonctionne, l’externalisation peut vous donner l’occasion d’innover, de croître et de vous démarquer de la concurrence.
