Le Mini Guide pour externaliser sa comptabilité comme un Pro

Le Mini Guide pour externaliser sa comptabilité comme un Pro

Être performant, satisfaire ses clients et livrer dans les temps a toujours été votre crédo. Cependant, gérer les tâches administratives, financières et comptables sont pour vous une véritable épreuve ? Pourquoi ne pas externaliser votre fonction comptable et financière ?

78% des PME pratiquent l’externalisation!”

L’externalisation, appelée aussi outsourcing, désigne le transfert de tout ou partie d’une fonction d’une entreprise vers un partenaire externe.

Selon une étude du Cegos sur ce sujet, 78% des PME externalisent une partie de leurs fonctions (Cegos, 2011). En effet, qui n’a pas déjà fait appel à un prestataire pour un recrutement via une agences d’intérim?

La  finance et la comptabilité  font partie des fonctions qui sont de plus en plus externalisées et cette tendance s’accentue (15% des entreprises externalisent les fonctions finance et comptabilité ~ Cegos, 2011).

De plus en plus d’entreprises préfèrent concentrer l’essentiel de leurs ressources sur leurs activités stratégiques, au lieu de passer du temps sur les fonctions support type comptabilité, finances, paie ou RH.

Véritable outil de gestion stratégique, l’externalisation des fonctions administratives et organisationnelles permet de se concentrer sur ses activités génératrices de revenus.

Alors pourquoi ne pas faire appel à un Expert pour prendre en charge de A à Z vos fonctions comptables et financières ?

Vous pouvez éprouver certaines réticences car ce sont des activités sensibles, mais les avantages vous feront vite oublier les freins à cette démarche.

Pourquoi externaliser votre comptabilité et vos services financiers ?

Voici 6 bonnes raisons d’envisager l’externalisation de vos fonctions comptables et financières :

1) Un redéploiement stratégique du personnel

 

Dans de nombreuses PME, la fonction comptable et financière est généralement effectuée par un collaborateur qui centralise ces deux fonctions, à laquelle peut s‘ajouter la gestion de la paie et l’administration du personnel.

Ceci rend la fonction de ce collaborateur stressante, du fait d’une quantité de données comptables et financières complexes à gérer, d’éléments de paie à traiter et de tâches urgentes qui incombent au service comptable chaque mois.

L’externalisation de votre fonction comptable et financière permet à votre collaborateur de pouvoir traiter avec une grande équipe de professionnels de la comptabilité et de la finance dédiée à votre société.

Vos collaborateurs ont alors un rôle de supervision, qui implique simplement de traiter avec le fournisseur de services et de s’assurer que les tâches sont effectuées dans les délais.

En outre, l’externalisation permet de libérer votre propre personnel des opérations quotidiennes de comptabilité. Ces personnes apportent une réelle valeur ajoutée à votre organisation si vous leur confiez des tâches requérant des connaissances stratégiques.

Par ailleurs, cela vous permet de réduire les charges de fonctionnement de votre société et d’améliorer vos performances.

Pourquoi externaliser votre comptabilité et vos services financiers ?

Pourquoi externaliser votre comptabilité et vos services financiers ?

2) Un suivi des règles comptables et des dernières lois

 

Pour tout entrepreneur, suivre les changements réguliers en matière de législation comptable n’est pas chose aisée.

Toutefois, pour votre prestataire spécialisé, cette mise à jour constitue une base de travail. Ils sont à l’affût du moindre changement légal et savent vous prévenir en temps et en heure de leur application.

En effet, un cabinet comptable est plus apte à être au courant des dernières lois entrées en vigueur, ce qui vous assure une entière sécurité vis-à-vis de vos obligations légales. Votre prestataire garde tout enregistrement comptable nécessaire pour votre historique.
Ainsi, vous êtes en conformité avec les règlementations sociales, comptables et fiscales.

 

3) Les meilleures compétences en comptabilité

 

Un grand nombre de TPE-PME ne peuvent pas se permettre le recrutement d’un comptable en interne. C’est relativement coûteux en terme de temps de recrutement, formation, frais de licence de logiciel comptable.

L’externalisation met fin à de telles difficultés. Vous bénéficiez des services d’un professionnel hautement qualifié, ce qui vous assure une comptabilité de qualité et sans erreurs.

Les intervenants ont généralement une capacité à gérer des missions exceptionnelles et ponctuelles avec une connaissance accrue des particularités de votre entreprise et de votre convention.

Votre intervenant est votre interlocuteur dédié, ce qui vous permet de bénéficier d’une relation de confiance et de proximité.

 

4) La technologie au service de votre gestion

 

Comme dans tous les autres domaines, la technologie a également un impact sur la sphère comptable et financière. De nombreuses TPE-PME ne connaissent pas les logiciels les plus adaptés à leur entreprise. Certains logiciels sont par ailleurs trop chers à acheter.

Cependant, les cabinets comptables utilisent ce type de logiciels au quotidien et peuvent vous faire bénéficier de leurs fonctionnalités, sans que vous ayez besoin d’apprendre à les gérer par vous-même.
Ils utilisent la solution la plus adaptée à votre entreprise en fonction de sa taille, de son activité et de vos besoins.

L’externalisation vous permet ainsi de réaliser une diminution des investissements, des coûts de maintenance et de formation.

Externaliser votre comptabilité : La technologie au service de votre gestion

Externaliser votre comptabilité : La technologie au service de votre gestion

5) Une grande flexibilité

 

En choisissant, comme partenaire, une société spécialisée dans la finance et la comptabilité, vous bénéficiez d’une solution personnalisée. Un prestataire de services externe peut prendre une partie ou la totalité de votre processus financier et comptable selon vos exigences et vos besoins.

C’est un grand avantage pour les entreprises. Votre vis-à-vis est toujours à l’écoute de vos questions et peut vous proposer une solution adaptée. Vous obtenez rapidement toute information d’ordre comptable, financière et administrative.

D’autre part vous avez une flexibilité accrue en cas d’accroissement ou de baisse d’activité, car votre prestataire peut s’adapter  facilement à toute modification de votre stratégie d’entreprise.

Vous disposez également d’une flexibilité en terme de disponibilité de votre partenaire : vous avez toujours un interlocuteur accessible pour répondre à vos questions, sans les aléas liés aux absences que vous pourriez éprouver avec des collaborateurs en interne.

 

6) Sécurité et confidentialité de vos données

 

Votre prestataire suit des normes strictes en ce qui concerne le respect de la confidentialité de l’information client et la protection des données.

Les entreprises peuvent être assurées que leurs données comptables et financières et leurs données de compte sont manipulées et stockées en toute sécurité. L’expert-comptable est soumis à une obligation de respect du secret professionnel par l’ordonnance du 19 septembre 1945, article 21.
De plus, le professionnel de l’expertise-comptable est tenu à une obligation de confidentialité et à un devoir de discrétion prévus par le Code de Déontologie dont relève l’ensemble de la profession.

 

6 conseils pour bien réussir l’externalisation de votre comptabilité et gestion

6 conseils pour bien réussir l’externalisation de votre comptabilité et gestion

6 conseils pour bien réussir l’externalisation de votre comptabilité et gestion

Comme tous les entrepreneurs, votre journée est un défi.  Du développement commercial en passant par les tâches administratives, vous êtes partout à la fois pour assurer la pérennité de votre entreprise:

  • Vendre vos produits et services
  • Conquérir de nouveaux marchés
  • Dégager de la trésorerie
  • Améliorer votre compétitivité
  • Recruter les meilleurs talents
  • Fidéliser vos clients

Les entreprises qui utilisent des outils d’analyses améliorent leurs bénéfices de 126% par rapport à celles qui n’en utilisent pas.

Vous voilà convaincu du fait que l’externalisation des fonctions comptables et financières est un atout au développement de votre activité, maintenant vous vous posez la question du comment ?
Rien de plus simple, suivez nos conseils.

La mise en place comporte plusieurs étapes clés :

 

  • 1) Une analyse des processus utilisés dans votre entreprise à l’instant T 

Tout d’abord, vous devez faire un diagnostic sur la tenue actuelle de votre comptabilité, les méthodes comptables en vigueur dans votre société (comptabilité analytique et budgétaire, les délais, le volume), lister les déclarations obligatoires et leur fréquence, les tableaux de bord utilisés, les fiches de paie à éditer, le nombre d’employés impliqués, en bref évaluer votre besoin le plus précisément.

 

  • 2) Déterminer quelles tâches doivent être déléguées et quelles tâches à garder en interne

Le saviez-vous? 40% des entrepreneurs passent plus de 160 heures annuelles pour répondre aux exigences de leurs obligations comptables !

La tenue comptable exige des connaissances spécifiques et une grande rigueur. Elle est minutieuse et prend beaucoup de temps.

Considérez votre confort de vie et créez un partenariat avec un cabinet qui vous conseille au-delà de la simple tenue de vos comptes.

 

  • 3) Faire une analyse du coût de cette prestation et comparer les gains escomptés

Le Mini Guide pour externaliser sa comptabilité : Analyse du coût

Le Mini Guide pour externaliser sa comptabilité : Analyse du coût

Il est important de bien estimer le coût réel de la réalisation des activités de comptabilité et gestion en interne (coûts du personnel / heure, licence d’un ou plusieurs logiciels spécialisés, réalisation de vos tableaux de gestion, déclarations de TVA, etc).

Cela vous donne une estimation juste de la rentabilité escomptée et vous permet de bien mesurer l’opportunité de cette collaboration: chiffrez l’ensemble de vos coûts actuels, le coût du prestataire, et bien sûr appréciez l’économie réalisée.

  • 4) Formaliser votre décision 

Suite à l’analyse des coûts et de la rentabilité du projet de prestation de compta – gestion, vous vous décidez de procéder à la signature de la lettre de mission avec votre partenaire. La lettre de mission formalise la collaboration entre une entreprise et un cabinet d’expert-comptable.

L’établissement d’une lettre de mission est obligatoire avant le commencement du travail de l’expert-comptable.

Il est important de mettre par écrit les obligations et les engagements de chaque partie, de bien penser aux délais et délimiter les interventions.

  • 5) Détermination de la fréquence des interventions 

Pensez à déterminer, avec votre prestataire, les différentes interventions possibles du prestataire ainsi que son champ d’action.

  • 6) Démarrage de la mission

La signature de la lettre de mission signifie le démarrage du partenariat, vous garantit une meilleure gestion comptable et financière de votre entreprise et le début d’une collaboration fructueuse.

Les 5 conseils de votre Expert Comptable

Externaliser votre comptabilité : Les 5 conseils de votre Expert Comptable

Externaliser votre comptabilité : Les 5 conseils de votre Expert Comptable

  1. Il est important que vous, ou l’un de vos collaborateurs faisant partie de la direction, soyez fortement impliqué dans la démarche de partenariat à toutes les étapes du projet.
  2. Un responsable projet doit être nommé afin de suivre au plus près la délégation de tout ou partie de votre compta-gestion.
  3. Attention aux coûts cachés de certaines solutions comptables : elles impliquent souvent beaucoup de saisies et de manipulations au quotidien.
  4. Demandez-vous s’ils ont l’expérience d’entreprises comme la vôtre et s’ils seront en mesure de vous aider à atteindre vos objectifs.
  5. Les besoins comptables d’une entreprise évoluent avec le temps. Trouvez une solution qui peut grandir avec vous!

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