La gestion d’une entreprise comporte divers volets tels que service à la clientèle, publicité, supervision des équipes ou encore gestion de stocks.
Bien que ces aspects importants puissent aider votre entreprise à bien fonctionner, une attention particulière portée à la gestion des dépenses des frais généraux de votre entreprise peut vous aider à mieux rationaliser vos achats, réduire vos coûts et rentabiliser votre entreprise.
Réduire les frais généraux de votre entreprise en éliminant les éléments inutiles et en réduisant les coûts vous permet de profiter de :
- meilleures augmentations et primes pour vous et vos salariés,
- nouveaux équipements et services dont vous n’aviez pas pu bénéficier auparavant,
- nouvelles opportunités pour faire de la publicité et générer plus de leads…
La liste est longue, mais tout commence avec quelques techniques simples que vous devez mettre en place dès que possible pour bien maîtriser vos dépenses.
Nous vous invitons à découvrir nos 15 techniques pour réduire les frais généraux de votre TPE/PME.
1. Utilisez des services de stockage cloud gratuits
Fatigué d’imprimer et de gaspiller de l’argent sur l’encre, le papier et l’archivage ? Vous ne voulez pas dépenser de l’argent pour enregistrer vos données sur des disques durs?
Vous pouvez opter pour la sauvegarde numérique de vos données, en utilisant différents moyens de stockage cloud via un fournisseur cloud comme Microsoft Azure ou encore Google Drive.
Toutefois, si vous n’êtes pas encore prêt à abandonner l’impression papier pour une raison ou pour une autre, pensez alors à acheter les cartouches d’encre rechargeables. Cette alternative vous aidera à réduire vos frais généraux (et donc réduire vos coûts) mais aussi réduire vos déchets et économiser de 50% à 75% sur l’achat de nouvelles cartouches.
2. Réduisez vos frais téléphoniques
L’une des dépenses qui peut devenir incontrôlable : les factures de téléphones. C’est une dépense incontournable pour votre entreprise.
Aujourd’hui, un bon téléphone répond aux appels, réceptionne les fax, agit comme réceptionniste, stocke et transfère les messages et aide votre entreprise à bien fonctionner. Cependant, vous devez quand même maîtriser les coûts et réduire vos frais généraux.
Pensez à réduire vos frais téléphoniques traditionnels en utilisant plutôt les technologies VOIP (Voice Over Internet Protocol) qui sont beaucoup moins chères, comme Skype, Google Voice, Keyyo.
Vous pouvez également installer des applications de téléphonie logicielle VoIP. Tant que vous disposez d’une connexion Wi-Fi, vous pourrez passer et recevoir des appels VoIP.
3. Achetez du matériel d’occasion
Vous avez besoin d’équipements pour votre entreprise. Pourquoi ne pas acheter des articles déjà utilisés qui sont en bon état, quand c’est possible ? Vous pouvez généralement acheter de l’équipement 2ème main de bonne qualité à un coût nettement inférieur à celui de l’achat neuf et ainsi, réduire vos coûts d’entreprise.
Par exemple, de nombreuses petites entreprises ont besoin de véhicules. Si vous êtes prêt à échanger cette odeur de voiture neuve contre un résultat net plus solide, l’achat d’une voiture d’occasion pourrait être la solution.
Au lieu d’acheter de nouveaux ordinateurs portables, imprimantes ou tout autre appareil électronique, vous pouvez acheter des appareils d’occasion à prix plus bas pour réduire les frais généraux de votre entreprise. Vous ne remarquerez aucune différence de performance.
Gardez à l’esprit que l’achat d’équipement d’occasion ne signifie pas nécessairement que vous achetez un produit de moindre qualité. Assurez-vous simplement que vous n’achetez pas quelque chose qui nécessitera une tonne d’entretien par la suite.
4. Eteignez les appareils électroniques pendant les heures creuses
Certaines façons de réduire les frais généraux sont aussi simples que d’actionner un interrupteur. Les coûts énergétiques peuvent devenir élevés, surtout si vous laissez les appareils en marche lorsqu’ils ne sont pas utilisés.
Débranchez les appareils électroniques inutilisés et éteignez les lumières dans les pièces non utilisées. La mise hors tension d’équipements inutilisés est facile et c’est un exemple classique de la réduction des coûts.
En outre, le débranchement du matériel électronique prolongera leur durée de vie et réduira les risques de panne, ce qui peut vous faire économiser de l’argent pour l’entretien.
Utilisez la lumière du soleil quand c’est possible, cela augmentera la productivité de vos employés et donnera un aspect plus naturel à vos bureaux.
5. Investissez dans des appareils éconergétiques
Vous pensez peut-être que ceux-ci coûtent trop cher à l’achat. C’est vrai, mais cela devient intéressant à long terme.
Si vous achetez un climatiseur qui économise de l’énergie, il coûtera probablement plus cher qu’un climatiseur normal. Mais en 5 ans, vous aurez économisé plus d’argent sur l’électricité, ce qui en vaut largement la peine.
Les ampoules à économie d’énergie fonctionnent tout aussi bien et permettent d’économiser de l’électricité, par conséquent de réduire une partie de vos frais généraux.
6. Négociez les prix
La négociation est l’une des compétence entrepreneuriale les plus importantes.
Chaque fois que vous faites des achats pour votre entreprise, négociez toujours les prix avec vos fournisseurs et essayez de réduire les coûts autant que possible.
Si vos fournisseurs actuels ne sont pas disposés à baisser leurs prix, vous pouvez en chercher d’autres qui sont en mesure de le faire. Cependant, veillez à ce que ceux que vous retrouvez ne fassent pas de compromis sur la qualité du service et du support client.
7. Utilisez le temps à bon escient
Le temps, c’est de l’argent! Assurez-vous de travailler de façon productive pour une meilleure réduction des coûts, sans perdre de temps, sinon vous gaspillez de l’argent.
- Minimisez les distractions. Des applications comme Focus Booster, Todoist ou Rescue Time peuvent vous aider à vous concentrer et à rester concentré afin que les tâches importantes soient effectuées en premier.
Connecteam et Toggl sont des applications qui permettent de suivre les heures de travail des employés, le temps consacré aux activités/projets de travail et les heures facturables. - Établissez des attentes quant à la durée d’une activité ou d’une tâche et offrez un incitatif si l’attente est satisfaite ou prend moins de temps que prévu.
- Les réunions devraient se dérouler sur une période de temps prédéterminée afin que chacun soit à l’heure, s’en tienne à l’ordre du jour et termine dans le temps imparti.
8. Limitez les déplacements
De nombreuses réunions peuvent désormais être organisées sur Skype ou d’autres applications en ligne qui fournissent un service vidéo de qualité.
Faire des déplacements inutiles ne fera que gaspiller votre temps et coûtera une fortune en frais de voyage.
Les hôtels et les voyages en avion ne sont pas bon marché. Vous pouvez réduire vos coûts et économiser des milliers d’euros en organisant des réunions dans le confort de votre entreprise.
Cela vous permettra de réduire vos frais généraux et d’économiser tout cet argent qui pourrait être utilisé à meilleur escient dans vos locaux.
9. Optimisez l’exploitation de votre espace de travail
Vous pourriez dépenser des milliers d’euros chaque année pour louer un grand bureau pas totalement occupé.
En vue d’optimiser l’exploitation de votre espace de travail et de la réduction de vos frais généraux, pensez à partager votre espace de travail avec une autre entreprise et ainsi, faire baisser votre loyer.
Cela vous permettra de louer dans un bon endroit en ville tout en partageant le coût. Si vous êtes une petite entreprise, vous pouvez opter pour une colocation plutôt que de louer des bureaux.
10. Autorisez le télétravail pour vos employés
Permettez à vos équipes de passer en télétravail, peut-être une journée par semaine. Cela aura beaucoup d’avantages pour l’entreprise. Vous pourrez réduire vos frais généraux grâce à l’électricité et l’espace économisé.
Cela pourrait également augmenter la productivité de vos employés et les rendre plus à l’aise, ce qui se traduit par un meilleur travail.
11. Utilisez le webmarketing
Le recours à la publicité payante est intéressant, mais il existe des alternatives moins coûteuses que vous devriez explorer :
- Réseautez ! Augmentez votre présence sur les médias sociaux, mais choisissez la plateforme qui vous convient le mieux ( Facebook, Snapchat, LinkedIn, Instagram, Twitter, Pinterest, etc.)
- Utilisez les moteurs de recherche pour générer du trafic vers vos sites web ou pour faire connaître votre entreprise
- Gérez votre stratégie marketing en interne plutôt que de payer quelqu’un d’autre.
- Construisez une liste d’email client et mettez-la à jour mensuellement. Implémentez un programme de parrainage : une recommandation d’un client est plus susceptible d’entraîner une vente que les méthodes de marketing traditionnelles.
- Demandez à vos clients d’écrire des commentaires sur votre site Web ou sur votre page fan. Les commentaires élogieux des clients sont en or ! Demandez-leur également des recommandations sur Reddit ou Quora.
Assurez-vous de vous fixer un objectif et de mettre au point une stratégie marketing efficace pour une réduction de coûts optimale. La publicité sans un plan marketing ne vous mènera nulle part.
12. Externalisez votre comptabilité
La tenue de la comptabilité est une part non négligeable des opérations quotidiennes obligatoires d’une entreprise. Les erreurs de comptabilité sont également un problème qui peut vous causer des ennuis juridiques ou vous coûter une fortune.
Vous pouvez éviter tout cela et externaliser votre comptabilité chez un expert-comptable en ligne. C’est plus facile et cela vous coûtera beaucoup moins cher.
Facilitez-vous la vie et consacrez-vous à l’essentiel. SBA Compta gère toutes vos obligations comptables afin que vous puissiez développer votre entreprise en toute confiance.
Cliquez ici pour en savoir plus sur l’externalisation de la comptabilité.
13. Sous-traitez la paie
La paie en interne est souvent un fardeau, même pour une petite entreprise de moins de 10 employés.
Pourquoi gérer une opération chronophage et épuisante tel que le traitement de la paie? Vous pouvez sous-traiter chez des cabinets d’expertise comptable 3.0 qui s’en occuperont pour vous.
L’externalisation de la paie est l’une des meilleures choses qu’une entreprise puisse faire pour réduire ses frais généraux et la perte de temps. L’externalisation d’opérations non essentielles comme celle-ci permet de focaliser votre attention sur les tâches importantes, avec à la clé le développement des ventes et l’augmentation du chiffre d’affaires.
14. Examinez régulièrement vos dépenses
Afin de savoir si vous vous en sortez mieux ou moins bien chaque année, vous devez surveiller vos dépenses régulièrement. Cela aidera à réduire le coût de vos frais généraux.
Cet examen régulier vous montrera quelles sont les dépenses les plus importantes, pour que vous puissiez travailler à faire des économies. Il vous donnera une image réaliste des secteurs dans lesquels vous êtes appelés à optimiser votre trésorerie et rationaliser vos coûts.
Pensez au rachat de crédits professionnels
Grâce au rachat de crédit, votre entreprise peut fortement réduire ses frais. Cette opération permet de regrouper vos différents crédits en une seule mensualité, ce qui réduit le taux d’endettement de votre entreprise.
Si vous avez eu recours à plusieurs prêts pour acheter du matériel, faire des travaux dans vos locaux ou encore pour acheter ces derniers, les mensualités peuvent fortement alourdir vos charges.
En ayant recours au rachat de crédits professionnels, vous optez pour une mensualité unique dont les taux d’intérêt seront renégociés. Son montant sera revu à la baisse tandis que la durée de remboursement sera rallongée.
15. Sensibilisez vos employés
Organisez une réunion durant laquelle vous sensibilisez vos employés au sujet de l’impact des dépenses sur le succès de votre société.
Mentionnez que les efforts de réduction des coûts seront certainement investis dans d’autres services comme l’achat de nouveaux pc ou encore l’augmentation des primes… Vos employés apprécieront de participer et contribueront en vous proposant d’autres idées d’économies que vous avez peut-être oubliées.
Pour terminer..
Réduire les frais généraux de votre entreprise ne signifie pas nécessairement faire des sacrifices considérables ou travailler dans des conditions austères. À bien des égards, réduire les dépenses d’entreprise signifie sortir des sentiers battus et trouver de nouvelles façons d’aborder les situations courantes de gestion.
Ce ne sont là que 15 astuces pour réduire les frais généraux de votre entreprise. Il existe de nombreuses autres méthodes pour réduire encore plus les dépenses de votre entreprise et améliorer vos marges !
