Petite entreprise : les clés pour réussir sa première embauche

L’embauche d’un premier salarié est à la fois un moment important et stressant. Important, car pour tout entrepreneur, l’embauche de salarié est un accomplissement et le signe de la bonne santé de votre société.

Mais c’est également une décision angoissante pour l’entrepreneur, car elle engage l’entreprise envers un tiers et décuple les responsabilités du gérant.

Alors, comment s’assurer que c’est le bon moment pour recruter? Comment rédiger votre offre d’emploi ? Que mettre dans votre contrat de travail ? Quelles sont les aides à l’embauche dont vous pouvez bénéficier?

Pour répondre à vos doutes sur toutes les étapes du processus de recrutement, votre cabinet de comptabilité sur internet SmallBusinessAct vous propose un dossier complet pour vous aider à :

  • Déterminer si c’est le bon moment pour embaucher,
  • Connaître les formalités administratives à accomplir.
  • Trouver les aides à l’embauche dont vous pouvez bénéficier.

1. Quand embaucher votre premier salarié ?

Plusieurs critères sont à prendre en compte avant d’envisager votre première embauche.

Votre secteur d’activité

D’une part, selon votre activité, vous aurez plus ou moins rapidement besoin de déléguer des tâches.

Si vous ouvrez un restaurant par exemple, vous devrez immédiatement recruter un salarié alors que pour les prestations de services ou le e-commerce, vous pouvez vous permettre d’attendre avant de franchir le pas.

La croissance économique de votre entreprise

Le deuxième critère à prendre à compte est inévitablement votre chiffre d’affaires. Recruter un salarié est un engagement important que vous ne pouvez pas rompre facilement.

L’embauche d’un salarié doit intervenir quand votre surcharge d’activité ou votre besoin ne peuvent pas être comblé par d’autres moyens.

Il est souvent tentant de vouloir embaucher pour déléguer un certain nombre de tâches qui vous semblent pénibles, mais il faut garder en tête que le salarié doit créer de la valeur ajoutée pour votre entreprise.

Son embauche doit donc répondre à un réel besoin, par exemple un besoin de compétences particulières ou un surplus d’activité durable qui vous oblige à refuser des commandes. Pour tous vos autres besoins, pourquoi ne pas faire appel à un freelance ?

2. Comment embaucher votre premier salarié ?

2.1 Bien rédiger votre offre d’emploi

Pour mener un bon recrutement, il est indispensable de bien définir le poste que vous souhaitez créer. Il est donc capital de bien déterminer les contours de la position à pouvoir et les tâches que vous souhaitez voir accomplir par votre futur salarié.

Cette étape indispensable vous permettra d’une part de confirmer votre besoin d’embauche et facilitera le recrutement.

En effet, en définissant précisément les limites du poste, vous allez attirer des candidats qualifiés et motivés, ce qui vous fera gagner du temps lors du recrutement.

2.2 Bien évaluer les coûts

Il est capital de budgétiser l’embauche de votre salarié. N’hésitez pas à prendre connaissance des salaires pratiqués sur le marché pour un profil comme celui que vous cherchez.

Anticipez l’ensemble des coût, afin de bien mesurer l’évolution de votre situation financière et établir convenablement votre budget prévisionnel.

Budgétisez également les charges sociales pour connaître le coût réel de l’embauche pour votre entreprise et savoir si celle-ci pourra le supporter ainsi que les coûts indirects (matériel, espace travail, fournitures…) dont votre nouveau salarié aura besoin.

Pour vous aider, n’hésitez pas à consulter le site “embauche.gouv” qui vous permet de simuler le coût réel d’une embauche : https://embauche.beta.gouv.fr/

Bien évaluer les coûts

2.3 Bien rédiger son contrat de travail

Vous devez également réfléchir au contrat de travail que vous souhaitez proposer. L’arbitrage se fait souvent entre le CDD et le CDI.

  • Le Contrat à Durée Déterminée : pour l’entreprise, il présente l’avantage de limiter l’engagement dans le temps. Mais ce type de contrat peut faire fuir un salarié qualifié qui préférera s’engager auprès d’une autre société qui lui offre un CDI.
  • Le Contrat à Durée Indéterminée : à l’inverse, le CDI est plus rigide, offre plus de stabilité au salarié et engage l’entreprise sur le long terme.

Assurez-vous que le contrat de travail vous protège le plus possible et vous fournisse un encadrement juridique suffisant :

  • Sécurisez la période d’essai et la période de préavis.
  • Faites bien apparaître les clauses obligatoires (identité complète de l’employeur et du futur salarié, lieu et durée de l’activité, date de démarrage, nature du contrat, poste, salaires et primes)
  • Protégez-vous également avec des clauses de confidentialité et non-concurrence.

Vérifiez bien si une convention collective s’applique à votre entreprise. Si c’est le cas, il doit en être fait mention dans le contrat de travail.

Enfin, pensez à jeter un œil aux différentes aides à l’embauche existantes.

Durant toute cette procédure, vous pouvez vous faire accompagner par une agence de recrutement ou décider de procéder au recrutement par vous-même.

3. Les formalités d’embauche d’un salarié

Vous avez trouvé la perle rare, reste maintenant à finaliser les démarches administratives pour conclure l’embauche.

Formalités préalable à l’embauche

La déclaration préalable à l’embauche permet d’effectuer l’ensemble des formalités obligatoires liées à l’embauche d’un salarié auprès de l’URSAFF.

La DPEA inclut les éléments suivant :

  • la déclaration de première embauche dans une société
  • la demande d’immatriculation au régime général de la Sécurité sociale pour le salarié
  • la demande d’affiliation au régime d’assurance-chômage
  • la demande d’adhésion au service de santé au travail
  • la déclaration d’embauche du salarié, auprès du service de santé au travail
  • enfin, l’employeur transmet à travers la DUE la liste des salariés embauchés pour effectuer le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Ce document doit être transmis à l’URSAFF dans les 8 jours précédant l’embauche.

Formalités à réaliser après l’embauche

Une fois le salarié embauché, vous devez l’inscrire sur un Registre unique du personnel et vous charger de l’inscription auprès des institutions de retraites complémentaires.

Enfin, il est dans votre devoir de faire passer une visite médicale à votre nouveau salarié avant la fin de sa période d’essai.

Toutes les démarches administratives à suivre lors de l’embauche d’un salarié sont répertoriées sur le site officiel de l’administration française : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F23107

4. Quels sont dispositifs d’aides à l’embauche ?

Aide Emploi Franc, Contrat de professionnalisation, Contrat d’apprentissage…. Lorsqu’une entreprise veut embaucher, elle peut souvent bénéficier d’un petit coup de pouce de l’Etat qui, à travers ces aides à l’embauche, cherche à favoriser la reprise de l’activité économique.

Mais il est parfois un peu compliqué de faire le tri entre toutes les solutions proposées. Pour vous aider à y voir plus clair, SmallBusinessAct dresse pour vous la liste des principales aides à l’embauche à connaître absolument.

Deux grands types d’aides à l’embauche

En France, il existe deux grands types d’aides à l’embauche : les aides reposant sur un allégement du coût patronal et celles s’appuyant sur des contrats aidés.

À cela s’ajoute des aides spécifiques selon les zones géographiques. Elles concernent généralement des territoires défavorisés et cherchent à attirer les employeurs à travers des avantages fiscaux ou des exonérations de charges patronales.

Face à ces différentes options, il vous faut vous poser plusieurs questions pour faire un premier tri et savoir quelles sont les aides les plus adaptées à vos besoins :

  • Dans votre zone d’implantation, existe-t-il une aide spécifique dont vous pourriez bénéficier. Vous pouvez retrouver la liste des zones franches urbaines (ZFU) et des zones de revitalisation rurale (ZRR) en ligne.
  • Quel type de contrat de travail souhaitez-vous signer (CDD / CDI…) ?
  • Quel type de salarié vous souhaitez recruter (jeune en sortie d’étude, en formation, salarié déjà qualifié…)

Ces réponses vont être capitales pour déterminer le type d’aide à l’embauche dont vous pouvez bénéficier.

types d’aides à l’embauche

4.1 Les contrats aidés

Le Contrat de professionnalisation

Si vous souhaitez recruter un jeune salarié encore en formation, le contrat de professionnalisation est probablement la solution idéale.

Il s’agit d’un contrat de travail en alternance accessible à toutes les entreprises et qui permet d’embaucher des jeunes entre 16 et 25 ans.

Il concerne tous les secteurs d’activité et s’étend généralement entre 6 et 12 mois durant lesquels le salarié passera entre 15 et 25% de son temps en formation.

En fonction de l’âge et de la qualification du salarié embauché, sa rémunération oscillera entre 55 et 85% du SMIC :

ÂgeInférieur au baccalauréatÉgal ou supérieur au baccalauréat

Moins de 21 ans

Au moins 55% du SMICAu moins 65% du SMIC

21 ans à 25 ans révolus

Au moins 70% du SMICAu moins 85% du SMIC
26 ans et plusAu moins le SMIC ou 85%  de la rémunération minimale conventionnelle ordinaireAu moins le SMIC ou 85% de la rémunération minimale conventionnelle ordinaire

Pour en savoir plus, consultez le portail du ministère du travail sur l’alternance : https://www.alternance.emploi.gouv.fr/portail_alternance/jcms/pa_5012/navigation/accueil

Le Contrat Unique d’Insertion (CUI) – Contrat Initiative Emploi (CIE)

Les contrats uniques d’insertion sont destinés à favoriser l’embauche de personnes ayant des difficultés d’insertion, mais désormais uniquement dans le secteur non marchand.

Le CUI est possible dans les DOM pour le secteur marchand.

L’employeur peut bénéficier pendant plusieurs mois d’une aide financière d’un montant variable pouvant atteindre :

  • 47 % du Smic brut pour les CUI dans des entreprises du secteur marchand,
  • 95 % du Smic brut pour les CUI-dans des entreprises du secteur, non marchand (association…).

La Préparation Opérationnelle à l’Emploi

Cette action est idéale pour les entreprises qui ont besoin d’un salarié avec des compétences spécifiques.

En accord avec Pôle Emploi, elle vous permet de financer en partie la formation de votre nouveau salarié – dans la limite de 400 heures de formation – jusqu’à ce qu’il soit opérationnel pour prendre le poste.

En échange de cette aide, vous devez vous engager à signer un CDI ou un CDD de 12 mois minimum avec le salarié formé.

4.2 Les aides à l’embauche destinées aux entreprises

L’Aide TPE jeunes apprentis

C’est une aide forfaitaire qui concerne les entreprises de moins de 11 salariés.

En échange de l’embauche d’un jeune en contrat d’apprentissage, l’Etat vous propose une aide trimestrielle de 1 100 euros dans la limite de 1 année.

Au total, vous pouvez donc bénéficier d’une aide à l’embauche de 4 400 euros sur la première année du contrat.

L’Aide Emploi Franc

Entrés en vigueur au 1er avril 2018, les emplois francs s’appliquent aux CDI et CDD de 6 mois minimum. Cette aide concerne le recrutement de salariés résidant dans des quartiers reconnus comme prioritaires (entre autre : Cergy Pontoise, Paris Sud, Lille, Marseille, Roissy ou encore Seine Saint Denis – liste complète consultable en ligne).

Mise en place pour lutter contre les inégalités à l’embauche, elle permet de percevoir jusqu’à:

  • 15 000 euros sur 3 ans dans le cadre d’un CDI,
  • 5 000 euros sur 2 ans dans le cadre d’un CDD.

L’aide emploi franc est cumulable sous certaines conditions avec le Contrat de professionnalisation, mais pas le contrat d’apprentissage.

L’Aide forfaitaire à l’employeur (AFE)

Cette mesure vous permet de bénéficier de deux versements de 1 000 euros chacun, un versement à la fin du 3è mois du contrat, un second à la fin du 10è mois de contrat, si vous décidez d’embaucher en Contrat de professionnalisation un jeune de plus de 26 ans.

Cette liste est loin d’être exhaustive, il existe de nombreuses autres aides à l’embauche (vous pouvez consulter ici les aides listées par Pôle Emploi : https://entreprise.pole-emploi.fr/aides-embauche/touteslesaides).

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