Gestion du temps – 9 conseils pour mieux organiser votre temps

Le temps est une ressource rare et savoir organiser sa journée, de façon à être le plus productif possible, est un challenge pour l’entrepreneur dont l’attention se focalise exclusivement sur son projet, parfois au détriment de sa propre vie sociale.

Savoir préserver un certain équilibre dans sa vie, en conciliant vie professionnelle et vie privée, est un atout à ne pas négliger!

Le spécialiste de la compta en ligne SmallBusinessAct vous propose 9 recommandations qui devraient vous aider à gérer efficacement votre emploi du temps

1. Faire des listes de tâches pour améliorer sa productivité

Cela peut sembler évident, mais faire une liste de ce qu’il reste à réaliser (ou « checklist ») nous permet de :

  • rester organisé
  • ne pas perdre le cap
  • éviter les oublis
  • surveiller l’avancement de nos travaux

Ces listes peuvent être rédigées sur papier ou à l’aide d’une des nombreuses applications disponibles. Ces aide-mémoires peuvent se décliner sous différentes formes : vocale, écrite, synoptique… à vous de choisir ce qui vous convient le mieux.

Pour les travaux les plus complexes, vous pouvez également recourir à un diagramme de Gantt.

2. Définir des priorités pour une meilleure gestion du temps

Faire des listes c’est bien, encore faut-il savoir établir les priorités pour chaque tâche à réaliser. Sans ces priorités, les listes deviennent une source de stress encore plus accablante.

Vous pouvez ordonner les tâches de la plus urgente à la moins importante, ce qui est facile à réaliser avec une application mobile (beaucoup moins sur du papier), ou vous pouvez utiliser une numérotation ou un code couleur.

Pour les adeptes du management de projet, ces priorités constitueront le chemin critique.

3. Définir des objectifs (et des récompenses)

Pour chaque tâche à accomplir, il faut définir un budget temps ainsi que des objectifs à atteindre.

En langage de gestion de projet, il s’agit d’attribuer un jalon, c’est à dire un événement qui va marquer la fin d’une étape, par exemple la signature d’un contrat.

L’objectif est double :

  • contrôler votre avancement
  • savoir estimer de façon plus fiable la durée d’une tâche que vous aurez à répéter à l’avenir

Aussi, la réalisation de ces objectifs est en soi une source de motivation, ou peut être associée à une autre activité plus motivante.

Par exemple, vous pouvez vous autorisez une friandise ou un moment de détente après avoir fini de traiter une pile de paperasse, ou prendre quelques jours de vacances après le lancement réussi du dernier produit.

Il s’agit ici bien évidemment de récompenses sur le court terme permettant de mieux gérer son temps, pas celles relatives au système de gratification d’entreprise.

4. Ne pas perdre la notion du temps

Le temps passe très vite, surtout lorsque l’on essaye de faire plusieurs choses à la fois : consulter et rédiger ses mails, suivre les actualités économiques, gérer des conflits, répondre au téléphone, obtenir les derniers chiffres…

Suivre le temps passé à réaliser chaque activité permet de mieux gérer votre agenda. Vous pouvez utiliser la technique traditionnelle (chronomètre, stylo, feuille) ou opter pour la version numérique avec les nombreuses applications disponibles sur le marché.

Après quelques jours passés à suivre vos activités, vous saurez combien de temps accorder aux activités à forte valeur ajoutée et aux activités secondaires (parfois contre-productives). Le but étant de limiter le temps alloué à ces dernières.

5. Faire une seule chose à la fois

Pouvoir réaliser correctement plusieurs tâches en même temps avec un niveau de concentration élevée relève de la science fiction.

Par ailleurs, une fois déconcentré, il faudra en moyenne quinze minutes pour se remettre sur les rails. Alors autant ne pas se laisser déconcentrer, faire une chose et une seule à la fois, la faire correctement et rapidement, puis passer à une autre activité (une fois la précédente terminée).

Essayez également de vous focaliser en priorité sur les tâches les plus ardues, à savoir celles qui nécessitent le plus de concentration, et laissez les autres pour les moments où votre activité cérébrale est moins intense, en fin de journée par exemple.

Bien gérer son temps – Limiter les distractions

6. Limiter les distractions

Afin de focaliser toute votre attention et être plus efficace dans vos activités, veillez à vous déconnecter des sources de perturbations.

Par exemple :

  • Fermez la porte et les fenêtres.
  • Mettez votre téléphone en mode silencieux (l’éteindre serait même mieux).
  • Fermez toutes les applications de réseaux sociaux et autres distractions du web.

Vous pouvez également pratiquer une séance rapide de méditation après laquelle vous vous sentirez plus frais, plus concentré et plus créatif.

Ne perdez pas de vue votre objectif, quitte à penser à la récompense mentionnée plus haut pour vous booster.

7. Déléguer vos responsabilités

Déléguer des responsabilités présente deux avantages :

  • Le premier avantage est bien sûr de pouvoir se libérer pour se consacrer à d’autres tâches plus stratégiques.
  • Le deuxième étant de préparer vos collaborateurs à prendre la relève et les motiver en leur assignant des projets qui les fassent sortir de leur routine.

Certains apprécieront le challenge et la confiance qui leur est dévolue.

Afin de vous aider à voir ce que vous devez absolument déléguer pour être plus efficace, vous pouvez établir une matrice d’Eisenhower, qui permet de faire des choix et prioriser les tâches selon leurs importances ou l’urgence. Cette matrice se présente sous cette forme :

Bien gérer son temps – Déléguer à l’aide d’une Matrice Eisenhower

L’axe vertical représente de degré d’urgence d’exécution des tâches, et l’axe horizontal, leur degré d’importance.

Cette matrice vous permet de classer vos tâches et / ou projets en 4 familles distinctes :

  • Les tâches importantes et urgentes : ces tâches-là doivent être exécutées immédiatement, et par vous-même,
  • Les activités importantes mais peu urgentes : vous pouvez les exécuter vous même. En tout cas, planifiez-les dès maintenant.
  • Les activités urgentes mais peu importantes : essayez de déléguer rapidement ces tâches.
  • Les activités peu urgentes et peu importantes : peut-être est-il temps d’abandonner celles-la?

Si vous n’avez pas encore suffisamment de compétences en interne, pensez à confiez à des consultants en freelance les tâches que vous devez déléguer.

Bien sûr, en déléguant des responsabilités, il faudra faire attention à choisir la bonne personne, celle qui a démontré les compétences requises tout en ménageant les susceptibilités de ses collaborateurs, afin qu’ils ne lui compliquent pas la tâche par la suite.

8. Prendre du repos

Vous ne pouvez pas donner 100% de vous-même indéfiniment, votre corps vous fera savoir quand il est temps de prendre une pause.

N’attendez pas qu’il se manifeste sous forme de burn-out, soyez à l’écoute de vos signes de stress et sachez reconnaître vos agents stresseurs afin d’anticiper l’épuisement.

Votre corps a besoin de se régénérer et votre cerveau a besoin de temps pour assimiler certaines informations, d’où l’adage « la nuit porte conseil ». D’ailleurs, le manque de sommeil altère notre jugement, peut rendre une personne à fleur de peau et affaiblir sa créativité et sa capacité à prendre des décisions.

Aussi, il est nécessaire, afin de maintenir votre activité cérébrale à son niveau le plus performant, de :

  • prendre le temps de socialiser
  • méditer, se connecter avec soi-même
  • s’amuser, rire, se détendre, faire des choses agréables
  • pratiquer une activité sportive régulière
  • et ne pas faire l’impasse sur les heures de sommeil dont le corps a besoin

9. Planifier pour le lendemain

Enfin, prévoyez une dizaine de minutes à chaque fin de journée pour planifier ce que vous aurez à faire le lendemain. Cela vous permettra d’entamer votre journée sur un élan positif.

A défaut de faire cela, vous commencerez votre journée à essayer de reconstruire ce que vous avez fait la veille au lieu de commencer à  travailler.

 

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