Mois : février 2018

Le feedback client est une source incontournable d’informations précieuses. Pourtant, beaucoup d’entrepreneurs limitent leur utilisation à une simple collecte d’avis sans transformer ces données en actions concrètes. Saisir pleinement le potentiel des retours clients, c’est s’assurer une meilleure compréhension des besoins, optimiser ses produits et services, et renforcer la confiance autour de sa marque.

SBA Compta vous dévoile 5 stratégies avancées pour exploiter efficacement chaque feedback client, éviter les erreurs courantes, et comment tirer parti de ce que vos clients ont à vous dire, pour une croissance durable et maîtrisée.

Tout est question d’organisation ! Une organisation irréprochable mènera la gestion de votre projet vers le succès. Elle doit être mise en place lors des premières phases. Sans jalons, vous naviguerez à vue !

N’hésitez surtout pas à investir du temps dans l’organisation préalable de vos travaux. Mettre en place une feuille de route claire et détaillée facilitera la gestion de votre projet.

Ainsi, vous pourrez bénéficier de nombreux avantages :

• Un gain en compétitivité
• Un développement de votre capacité d’innovation
• Une réduction des coûts ou une augmentation des marges
• Une diversification des activités…

Si le livrable symbolise la vision, les jalons symbolisent le chemin choisi pour y arriver, et par où on compte passer pour y arriver.

Techniquement, la définition des jalons dans sa forme la plus simple, est un exercice de décomposition de tâches. En pratique, rentreront en jeux une bonne partie des éléments suivants :

• L’image qu’on veut donner au client : Veut-on mettre l’accent sur la qualité supérieure du livrable final, ou plutôt sur la capacité à montrer un résultat concret très tôt dans le projet ?
• Les exigences du client : Il arrive parfois que le client précise ses propres jalons de façon contractuelle. Vous devez dans ce cas-là traiter chaque jalon comme un sous-projet et faire les mêmes raisonnements et analyses que vous auriez faites pour le projet tout entier.
• La psychologie du chef de projet : Des managers de ‘profil risque’ différents liront la ‘carte’ du projet de manière différente, choisiront des ‘chemins’ différents pour arriver au résultat et, par conséquent, définiront des jalons différents dans le temps et des livrables intermédiaires suivant une logique différente.
• Les goulots d’étranglement : Si tout est décomposable, tout n’est pas parallélisable. Les tâches non-parallélisables s’imposent comme des jalons naturels.
• La gestion des risques : La partie la plus risquée doit idéalement avoir son propre jalon ainsi qu’au moins la deuxième la plus risquée. Les ressources du projet seront ainsi affectées pour garantir la réussite ‘minimale’ face à l’imprévu.

Réussir le management de son projet en 8 étapes incontournables – Pensez à capitaliser chaque étape

Par ailleurs, pensez à capitaliser chaque étape !

A la fin de chaque étape de la gestion d’un projet, l’élaboration d’un bilan vous aidera à repérer les bonnes pratiques, pouvant et devant être reproduites. Vous pourrez également tirer des leçons des erreurs commises.

La démarche et les bonnes pratiques à retenir sont à reprendre dans les prochaines étapes du projet. Votre objectif étant de prévenir ou d’anticiper les risques.

3. Les compétences du chef de projet

Comment suivre la production et la réalisation du projet si l’on n’a pas soi-même une vision assez claire ? Pour bien gérer votre projet, vous devez avoir l’expertise nécessaire pour superviser toutes les tâches.

Il est essentiel qu’un chef de projet dispose de certaines compétences de base (en particulier, la maîtrise des principaux outils d’analyse fonctionnelle et de mesure des coûts et délais) ainsi que certaines qualités personnelles.

Le responsable sera plus efficace dans la gestion de votre projet s’il est un bon organisateur et s’il développe des compétences sociales (compréhension, diplomatie, leadership). Bien souvent, cette fonction nécessite une capacité à intégrer des personnes de manières transverse et à mener à bien des projets avec des équipes dont on n’est pas le supérieur hiérarchique.

Étant le garant du projet, le manager d’équipe doit avoir les compétences indispensables pour pouvoir intervenir à toutes les étapes. Il doit également pouvoir répondre aux interrogations des différentes personnes.

En tant que directeur de projet, vous devez être capable de rendre plus simple le processus un peu complexe de la gestion de projet.

4. Construisez la bonne équipe

8 clés incontournables pour bien gérer un projet – Construisez la bonne équipe

Portée et jalons étant précisés, c’est à ce stade que l’équipe définit le succès. Le principe est d’extraire le maximum de valeur de chaque membre de l’équipe et la mettre au service des tâches du projet, de ses échéances et de ses livrables.

Le manager de l’équipe doit s’élever au rang de leader et mobiliser ses membres autour de la vision et des jalons.

Voici quelques conseils :

• Formulez une vision claire : Pas dans un document officiel cette fois (Cf. Clé #1) mais dans l’esprit de chaque membre de l’équipe. La vision doit être rappelée souvent, de préférence à chaque réunion régulière de suivi.
• Donnez le sentiment d’importance à chaque membre : D’abord en mettant l’accent sur l’importance du projet lui-même pour le client final et pour l’entreprise. Motivez chaque membre par le capital-importance.
  Si le projet est visible au sommet de la hiérarchie, n’hésitez pas à le dire et le rappeler. De même si le projet permet à l’entreprise de générer de gros flux financiers, la replace stratégiquement par rapport à ses concurrents ou porte sur un changement fondamental dans ses processus business.
• Encouragez et donnez du crédit à ceux qui le méritent : Encouragement et crédit sont le carburant de la motivation ; il ne faut pas être avare là-dessus. Le meilleur encouragement doit être sincère, proportionnel à la difficulté et inversement proportionnel à la compétence.

5. Clarifiez les rôles et les responsabilités

Dans la mesure du possible, il faut se servir des décompositions fonctionnelles du projet pour clarifier à chaque membre de l’équipe ainsi qu’aux responsables intermédiaires leur rôle, leur responsabilité et l’étendue de leurs tâches.

La responsabilité de chaque membre ou responsable envers chaque jalon/échéance/livrable intermédiaire doit d’abord être claire dans l’esprit du manager de projet et puis être communiqué de façon claire aux participants.

Les rôles qui se chevauchent peuvent coûter le double et créent des conflits personnels entre les membres.

Si par exemple deux membres d’une équipe répondent au même e-mail dirigé à une liste ; même si cette réponse n’aura coûté que quelques minutes, le bilan est au minimum :

• Quelques minutes du deuxième membre de l’équipe
• L’embarras des deux membres
• Conflit potentiel entre les deux membres (réponses contradictoires et comparaison entre les réponses)
• Mauvaise image de l’équipe à l’extérieur (manque d’organisation)
• Dispersion de la discussion par le lancement potentiel de deux fils de discussion parallèles.

Le premier élément représente un coût réel (le temps c’est de l’argent). Il est exacerbé quand il faut faire de la ‘recherche’ pour répondre à ce même mail et l’on peut arriver à une journée perdue !

C’est au Manager de projet d’éliminer de telles ambiguïtés au début et au fil du projet.

6. Suivez la progression de près

8 clés incontournables pour bien gérer un projet – Suivez la progression de près

Une fois le projet budgété, organisé et planifié, le projet démarre.

La gestion du projet va permettre de comparer le réalisé avec le prévisionnel, éventuellement de réviser les plannings et les charges :

• Faire le point sur l’avancement du projet
• Vérifier les documents attestant des résultats obtenus
• Mettre en commun les informations
• Donner une vision semblable du projet et de ses objectifs au sein de l’équipe
• Soutenir une coopération efficace entre les membres de l’équipe
• Mobiliser et motiver chaque acteur pour la suite du projet.

Le suivi efficace de la progression d’un projet est l’une des clés de sa réussite. Vous pouvez organiser un point de communication chaque lundi, par exemple, avec une fiche de synthèse qui permettra d’avoir un point de référence pour démarrer la nouvelle semaine.

Ainsi, vous aurez la possibilité de faire le point sur les tâches réalisées la semaine passée et de planifier ce qui devrait être réalisé la semaine à venir. Vous aurez la possibilité de faire un bilan avec un briefing en tableau.

Ce suivi hebdomadaire de la progression de votre projet permet également :

• D’impliquer encore plus votre équipe
• De partager les résultats de la semaine
• De prendre en compte les avis de chacun
• De discuter des problèmes éventuels
• De prendre en compte les bonnes idées

7. Maîtrisez votre communication

La communication est un élément très important dans la gestion d’entreprise, et surtout de la réussite d’un projet. Elle représente la base de toutes les étapes du projet.

Un chef de projet doit maîtriser ce volet pour expliquer les objectifs de son idée à ses équipes. Il doit également savoir les convaincre des enjeux et de l’importance de la réussite de ce projet.

Pour un résultat optimal, chaque personne doit comprendre et assimiler sa mission et ce qu’on lui demande d’accomplir. Grâce à une communication simple, synthétique et régulière, vous pouvez donner du sens à votre projet auprès de vos collaborateurs.

Pour expliquer à vos équipes les détails de la réalisation de votre projet, vous devez leur faire comprendre :

• Votre vision à court terme et à long terme
• Vos objectifs
• Votre responsabilité et le niveau d’implication de chacun
• Leur périmètre d’action

Ayez un processus clair de communication dans la gestion de votre projet : la communication telle qu’on l’entend dans le contexte du management de projet réussi, porte sur la circulation (et la non-circulation) de toute information (ou absence d’information) pertinente à la réalisation de l’objectif ultime du projet et/ou de ses jalons intermédiaires.

Idéalement, toute communication doit être intentionnelle, destinée à servir un but qui avance les choses et contribue à la progression du travail de l’équipe. Ci-dessous les principaux types de communication utile :

• Communication écrite : Constituée du document fondateur du projet (Cf. Clé #1), du document des jalons et livrables, de tous les autres documents ‘techniques’ ainsi que des e-mails.
  Le manager doit se servir des mails pour gérer les flux d’informations et des directives, absorber les conflits, clarifier, encourager et féliciter pour ne citer que quelques exemples.
• Communication verbale : Principalement les réunions de suivi qui doivent être courtes et d’une fréquence non-exagérée, la communication entre le manager et chaque membre de son équipe et la communication avec la hiérarchie pour rassurer ou soulever des points de blocage.
• Systèmes de gestion des tâches : Importants pour la productivité d’une équipe, ils ont l’avantage d’être visuels et de condenser ainsi l’information, réduisant les coûts de surinformation et de dispersion d’information.
• Systèmes de gestion des documents : Le plus simple, un répertoire racine du projet sur un serveur partagé. L’idéal, un outil professionnel de gestion des documents (comme Dokmee ou Zoho Docs).

8. L’imprévu – Soyez stratège, prévoyez l’imprévisible

À la longue, tout management réussi intègre nécessairement une forte mentalité de gestion des imprévus (en anglais, Contingency Management). C’est votre garantie-succès minimal !

C’est grâce à vos méthodes, tactiques et stratégies de gestion des imprévus, que vous garantirez qu’il n’y aura jamais de ‘fiasco’, que les scénarios catastrophe sont bien pris en comptes, et que vous avez beaucoup de marge de manœuvre face aux situations imprévues.

Ayez un plan pour au moins les scénarios classiques suivants :

• Absence / départ de personnel : Prévoyez un plan de remplacement efficace, ou la possibilité de fonctionner à régime réduit en donnant plus ou moins le même résultat. Remaniez les priorités, les jalons et les affectations de tâches.
  Soyez stratège et sécurisez les parties critiques tôt dans le projet.
• Réduction de budget : Décomposez vos tâches et jalons de façon à finir quand même avec un lot partiel tangible et livrable. N’adoptez pas une approche trop optimiste du tout-ou-rien dans la décomposition.
  Les méthodologies de livraison incrémentielle ont pour but, entre autres, de protéger contre ce genre de scénario.

En guise d’analyse d’imprévus, posez-vous les questions suivantes avant le démarrage de la gestion du projet :

• Quelle est la partie la plus complexe du projet ?
• Quelle est la partie la moins divisible du projet ?
• Quelle est la partie la moins parallélisable du projet ?
• Y-a-t-il un point individuel de défaillance ? Puis-je l’éliminer ? Le sécuriser ? Lui affecter plus de ressources ?

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Développez votre entreprise, SBA Compta s’occupe du reste !

Chez SBA Compta, comptable en ligne, nous pensons que les expériences sont faites pour être partagées. C’est pour cela que nous avons consacré une rubrique spéciale sur notre blog « entrepreneurs à découvrir ».

Nous y mettons en avant des entrepreneurs et des startups qui innovent et inspirent.

Si vous pensez, comme nous, que les mots « entreprendre, réussir, innover, audace, relever des défis, passion, visionnaire… » font partie de la même famille alors continuez votre lecture et découvrez des expériences riches et motivantes.

Aujourd’hui, faites la connaissance d’Aurélien Favier, co-fondateur de Whereez.

Parlez-nous de vous, de votre parcours et de Whereez ?

Je m’appelle Aurélien Favier, j’ai 31 ans et je suis technico-commercial de formation. J’ai passé sept ans dans une entreprise d’électricité en tant que commercial et il y a trois ans, j’ai créé « Whereez » avec un associé.

La société est une plateforme qui propose des activités insolites et originales sur Paris et, depuis peu, à la Réunion.

Nous organisons également divers évènements pour les entreprises et les particuliers et cela va des anniversaires aux team-buildings.

Quelle est la valeur ajoutée apportée par Whereez à votre secteur d’activité ?

Changer les habitudes!

La valeur ajoutée est que notre créneau est en rapport avec tout ce qui est insolite et original, ce qui sort des sentiers battus. Celle-ci repose aussi sur le fait d’apporter une touche d’originalité à l’organisation des événements.

Depuis toutes ces années entrepreneuriat, avez-vous une anecdote à nous raconter ?

La première fois que j’ai découvert l’existence d’un concurrent à la création de mon business model. J’ai paniqué ! Comme si la présence d’un seul concurrent devenait une barrière insurmontable. Alors que c’est tout l’inverse.

Pour entreprendre et réussir, quel serait le premier facteur de succès ?

Je dirais fidéliser ses clients. C’est très important de pouvoir leur apporter constamment de nouvelles offres, de nouvelles envies, susciter leur intérêt et répondre à leurs besoins.

Un des éléments clefs de Whereez est de développer le tissu économique local. Nous mettons en avant des acteurs parisiens qui proposent des activités qui valent le détour et qui n’ont pas forcément le relais médiatique adéquat.

Nous faisons donc en sorte de toujours apporter de la nouveauté et de la qualité à nos clients.

Aujourd’hui, quel est le plus grand frein à votre croissance ?

Je dirai qu’il y en a deux qui se rejoignent, à savoir : la gestion du temps et les ressources humaines.

Nous avons donc décider de passer à temps plein sur Whereez pour palier à cette problématique.

D’après vous, quelle est la plus grande difficulté d’un entrepreneur au quotidien ?

La gestion du stress et la remise en question. Il faut être réactif envers les demandes des clients et répondre au plus vite et cela peut être parfois assez stressant.Et la remise en question, car à foncer tête baissée, on pourrait en oublier de se remettre parfois en question. Or, c’est l’essence même de la réussite : toujours pointer du doigt ce qu’on fait de mal pour corriger cela.

Le top 3 de vos plus grands challenges ?

• Toujours innover : il faut toujours rechercher la nouvelle activité méconnue ou qui mérite d’être connue, insolite, originale et qui pourrait plaire à nos clients.
• Ne jamais perdre l’objectif initial : pourquoi ai-je monté cette entreprise? Et toujours garder en tête que ça doit rester un plaisir.
• Toujours aller chercher de nouveaux clients, ou de nouvelles offres auxquelles je n’aurais pas pensé.

Comment faites-vous pour relever ces défis ?

Je me remets tout le temps en question, toujours à la recherche de nouveautés, en m’entourant de personnes ayant un avis sur le métier.

Comment conciliez-vous travail et vie privée ?

Aujourd’hui, étant une startup avec un effectif réduit, on ne concilie pas forcément notre travail et notre vie privée, on travaille tout le temps.

Je trouve que c’est bien aussi de mêler les deux, car je prends du plaisir aussi en faisant ce que j’aime.

Il y a des moments où j’essaye de me déconnecter totalement en m’accordant des weekends ou autre, même si ce n’est jamais vraiment le cas.

Votre conseil aux futurs entrepreneurs, dirigeants ?

Il faut toujours se remettre en question ; savoir échouer pour rebâtir à nouveau quelque chose d’encore plus grand et s’entourer des bonnes personnes.

Une citation / un livre favori? Qu’écoutez-vous comme musique en ce moment?

• “Les Misérables” de Victor Hugo.
• J’écoute de tout. De Jacques Brel et Barbara, à Booba, Damso, Nekfeu, Sofiane en passant par Saez ou Jokair.

Une expérience, réussite…à nous raconter ?

Le premier partenariat que j’ai signé, cela a été un aboutissement.

Aujourd’hui, on a plus d’une centaine d’activités et d’expériences sur notre site. Cela pourrait paraître banal, mais c’était quelque chose de très réconfortant !

Pour la réussite, je dirais que c’était le premier team-bulding en entreprise qu’on a organisé avec Whereez.

Votre 11ème commandement serait ?

Toujours croire en son projet, toujours croire en demain et rebondir quoi qu’il arrive, que ce soit pour sa propre entreprise ou pour un autre projet !

 

Si vous dirigez votre propre entreprise, le « networking » (ou réseautage d’affaires) peut être un atout pour agrandir votre réseau. En effet, le développement de votre réseau d’affaires vous permettra de rencontrer d’autres dirigeants pour apprendre de leurs expériences, lier des partenariats ou encore, atteindre des clients potentiels.

Même si vous avez des responsabilités familiales, et donc disposant de peu de temps à consacrer à ce sujet, dites-vous que le networking n’est impossible!

Il y a différents groupes de réseaux qui peuvent être très intéressants. On peut, par exemple, passer d’une réunion autour d’un petit déjeuner à des conférences, ou à des rendez-vous informels dans la brasserie du coin.

Quel que soit le type de réseaux dans lequel vous allez vous retrouver, ou les scénarios qui vont vous y mener ; qu’il s’agisse d’un événement formel ou organisé, ou d’une opportunité plus occasionnelle et ad hoc, votre expert comptable en ligne SBA compta vous donne 10 conseils pour tirer le meilleur parti du networking.

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1. Avoir peur et être intimidé quand vous participez à une réunion de Networking

Beaucoup de personnes sont stressées rien qu’à l’idée de participer ou de prendre la parole lors d’une réunion de networking. Attendre dans votre coin, seul, pourrait vous rendre nerveux et stressé.

Alors, n’hésitez pas et allez parler à une autre personne. Ces dernières n’attendent qu’une chose : entrer en contact avec quelqu’un ! Généralement ces personnes sont les plus ouvertes et les plus aptes à créer de nouvelles rencontres professionnelles.

2. Essayer de vendre à outrance !

Le Networking ne se résume pas seulement à acheter et vendre. Le réseautage, comme son nom l’indique permet avant tout de créer un réseau professionnel, grâce à des relations où il faudra apprendre à se connaître et à faire confiance aux autres.

Cependant, lors de ces réunions, vous êtes là aussi pour promouvoir votre société. Restez donc concentré sur votre objectif et assurez-vous de communiquer au mieux sur vos produits et services, mais surtout sans faire de la vente agressive.

3. Ne pas avoir d’intérêt pour les autres

Lors des réunions, apprenez à écouter et montrer que vous portez un intérêt certain à la discussion.

En écoutant et aidant si nécessaire les autres participants grâce à votre expérience personnelle, certains pourraient vous aider à leur tour.

4. Ne pas créer/développer de nouvelles relations professionnelles

Lors de ces réunions, il est tentant de parler avec vos connaissances mais essayez de ne pas vous disperser et ne pas passer uniquement votre temps avec des personnes que vous connaissez déjà.

Utilisez au mieux votre temps afin de connaître de nouvelles personnes, ou demandez à vos connaissances de vous présenter.

Qui sait qui vous pourriez rencontrer et quelles nouvelles opportunités peuvent se créer !

5. Ne pas développer la confiance et l’intégrité

Si vous promettez de faire quelque chose, assurez-vous de le faire. Il est important de respecter vos promesses !

Sinon, vous donnerez non seulement une impression négative, car vous semblerez peu fiable, ce qui peut nuire à votre réputation.

6. Oublier vos cartes de visite (mais ne vous inquiétez pas si vous les oubliez)

L’ère numérique d’aujourd’hui a rendu la vie plus pratique que jamais, avec des milliers de sites web et d’applications qui nous apportent pratiquement tout ce que nous souhaitons.

La technologie ne cesse de s’améliorer, rendant le papier presque inutile, mais il reste encore à trouver une invention qui bat l’efficacité simple et rapide de sortir une carte de sa poche et de la donner à un nouveau contact.

Pourquoi les cartes de visite sont toujours importantes? Voici au moins 2 raisons :

• Les cartes de visite ont toujours de l’importance parce que notre mémoire n’est pas parfaite. Combien de fois avez-vous rencontré quelqu’un, passé la plus grande partie de la conversation à penser à quoi dire, puis à rapidement oublier son nom quand tout est fini?
• Les cartes de visite mettent un visage sur une entreprise. Lorsque vous rencontrez quelqu’un de nouveau, lui remettre votre carte de visite aidera à garder votre business dans les esprits.
  

7. Ignorer des personnes qui semblent n’avoir rien en commun avec vous

Si vous discutez avec une personne qui, à première vue, ne semble pas correspondre à vos critères de recherche et n’ayant aucun point en commun avec votre activité : persévérez !

Posez des questions, continuez la conversation : qui sait ce qui pourrait en résulter. Même s’ils n’ont pas vocation à être utile dans l’immédiat, ces nouveaux contacts le seront d’une autre façon un jour, et qui sait, ils pourraient générer des futurs contrats si votre activité venait à se diversifier.

Ils pourraient également vous faire part de leur carnet d’adresses, et connaître quelqu’un qui pourrait avoir besoin de vos services. Donc n’oubliez jamais : tout contact est bon à prendre !

8. Ne pas encourager les personnes à se joindre à votre conversation

Soyez avenant. Tout le monde ne possède pas la dose de courage nécessaire pour se lancer dans des rencontres ou pour commencer une discussion. Les participants d’une réunion apprécieront le fait que vous leur parliez et que vous fassiez le premier pas et la première approche.

N’oubliez pas, tout nouveau contact peut conduire à de nouvelles affaires.

9. Penser que vous ne pouvez rien apprendre de personne

L’un des avantages du networking est de bénéficier du retour d’expérience de certains participants. Vous pouvez apprendre de ces entrepreneurs qui ont été confrontés à des défis similaires.

Ont-ils récemment lancé un nouveau produit ? Quels problèmes ont-ils rencontrés ? Le networking est un excellent moyen d’accéder aux conseils et à l’expertise.

Qui sait ! peut-être que vous trouverez un mentor qui pourra vous accompagner dans la réalisation de certaines étapes de votre projet grâce à sa propre expérience.

En vous intéressant aux autres, vous pourrez également connaître leurs besoins, et voir si une opportunité d’affaire peut émerger de cette discussion.

10. Ne pas suivre vos nouveaux contacts

Après l’événement, contactez au plus vite les personnes que vous avez rencontré afin de marquer les esprits, espérons que cela vous mènera vers l’avant et vous propulsera vers le haut !

Rappelez-vous que le networking n’est pas simplement un moyen de rencontrer de nouveaux contacts, il est également important de continuer à entretenir ces relations.

Afin de vous rappeler de chaque personne et des détails les concernant, dès la fin de la réunion, pensez à mettre des annotations sur chaque contact : pensez à un moyen mnémotechnique simple afin de vous souvenir des personnes et posez des commentaires précis concernant leur activité, et les besoins qu’ils pourraient avoir dans un futur proche.

Le networking est un véritable outil de développement pour votre entreprise!

Si vous n’avez pas encore participé à une réunion, tâchez de prendre contact avec votre chambre de commerce et d’industrie ou de regarder l’agenda des séminaires et des réunions traitant de sujets qui peuvent vous concerner, qui permettront de développer votre réseau dans votre ville et d’ajouter à votre répertoire de nouveaux contacts d’affaires.

 

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Dans de nombreuses entreprises, les responsables sont éloignés de leur équipe.

On peut voir ce mode de gestion dans les entreprises commerciales qui ont des points de vente présents sur tout le territoire, des commerciaux sur le terrain, dans les centres de relations clients. La gestion des ressources humaines est alors éloignée des sites de production et les managers de proximité ont des leviers d’action très limités.

Mais comment bien gérer son management à distance? Comment impliquer et fédérer une équipe à distance ? Avec l’avènement des nouvelles technologies, de nombreuses entreprises de services viennent à se poser ces questions.

Vous pouvez créer des processus et des modes opératoires afin que votre service soit le plus performant possible.

Mais comment vous assurer que votre équipe, une fois livrée à elle-même, respecte les procédures de travail et reste motivée aussi longtemps que vous le souhaitez ?

Chez SBA Compta, spécialiste de la comptabilité en ligne, nous connaissons bien les problématiques des entrepreneurs, car nous les conseillons au quotidien dans toutes leurs démarches. C’est pourquoi aujourd’hui, nous vous donnons 7 astuces pour réussir votre management à distance.

1. Fixez des objectifs clairs et compris

Pour un management à distance efficace, commencez par clarifier la stratégie de la société, les moyens que vous mettrez en œuvre pour la suivre et dans quels délais.

Intégrer vos collaborateurs dans la démarche stratégique de l’entreprise permet de créer une meilleure cohésion d’équipe.

• Une fois que vous connaissez les objectifs essentiels à votre entreprise, assurez-vous d’obtenir l’adhésion de votre équipe sur ces priorités.
• Les accords écrits sont une base, mais il peut être efficace de se présenter en face de vos collaborateurs, demander clairement si chacun est d’accord avec ces objectifs et d’obtenir l’approbation de l’ensemble du staff.
• Un feedback est important, afin de s’assurer que vos collaborateurs ont bien intégré la stratégie et les objectifs du groupe.
• Demandez à vos équipes à distance de vous faire régulièrement un rapport sur leurs activités et fixer à chacun des objectifs clairs, de façon hebdomadaire voire journalière.

Cette planification par objectifs vous aidera à ajuster la charge de travail si nécessaire et permettra à vos collaborateurs de rester centrés sur les tâches les plus importantes.

Afin de vous aider, vous pouvez établir une matrice d’Eisenhower, qui permet de faire des choix et prioriser les tâches selon leurs importances ou l’urgence.

Cette matrice se présente sous cette forme :

Axe vertical : urgence des tâches

Axe horizontal : importance des tâches

La matrice comprend donc quatre zones :

A : activités urgentes mais peu importantes, tâches à déléguer rapidement

B : activités importantes et urgentes, tâches à exécuter immédiatement et soi-même

C : activités peu urgentes et peu importantes, tâches inutiles à abandonner

D : activités importantes mais peu urgentes, tâches à planifier et exécuter soi-même

Il en ressort que les tâches importantes sont à prioriser sur les tâches urgentes. En mettant la priorité sur l’importance plutôt que l’urgence, votre équipe à distance ne travaille pas dans l’urgence et il en ressort une impression de travail organisé et non pas sous l’emprise du stress.

Comme nous le savons tous, qui dit stress dit risques de tensions au sein de votre équipe, avec, sur le long terme, un climat social qui se dégrade, de la démotivation et une augmentation de l’absentéisme et des arrêts maladie (risques psychosociaux).

Vous pouvez vous appuyer également sur un « second » en qui vous avez confiance afin de mener à bien votre management à distance.

Le manager de terrain est un atout essentiel pour votre entreprise. Il est la force vive sur le terrain qui peut impulser les directives, être le garant de la culture d’entreprise, motiver vos équipes et réguler les tensions.

2. Instaurez un mode de communication

Plus votre équipe est éloignée de vous, plus la communication a tendance à se raréfier.

En fait, c’est justement quand votre équipe est très éloignée que vous devez communiquer le plus. Vous devez être présent au maximum. Cette présence ne pouvant se faire physiquement, elle pourra se faire via des réunions téléphoniques, des mails, et aussi grâce au relais de votre manager sur le terrain.

De même, ne laissez jamais votre équipe rechercher l’information. C’est un sujet sensible du management à distance.

Ne laissez pas un vide au point de vue communication, car la désinformation prendra place et des données erronées, des « ont dit » pourraient interférer et créer des tensions.

Dans ce sens, il faut instaurer une politique de communication.

Si vous trouvez qu’une personne se renferme ou ne parvient pas à communiquer, utilisez un calendrier spécifique pour les différentes conférences téléphoniques et les rapports envoyés par mails.

Si un collaborateur semble persister sur une position fermée et non collaborative, rappelez lui l’accord conclu lors du recrutement concernant la transparence et la communication régulière avec la hiérarchie.

3. Misez sur le feedback client

Une autre forme de Feedback qui peut être très utile dans votre management à distance, c’est le Feedback client. Vous pouvez faire du Feedback client un véritable atout pour votre entreprise.

D’un côté vous fidélisez votre clientèle, en vous intéressant à leurs avis suite à l’achat d’un service, et d’un autre côté cela vous permet d’avoir un retour sur vos équipes dans un souci d’amélioration continue de vos services.

Ainsi, vous pouvez mettre en place une évaluation du service client par la méthode du « client mystère », et vous pouvez même dédier une personne, dont le travail principal consiste à prendre contact avec chaque client suite à un achat ou à une prestation de service.

Ce contact peut se faire par mail, en envoyant un questionnaire sur l’avis du client concernant le service rendu, ou par téléphone.

4. Formez vos équipes

Pour un bon management à distance, pensez formation.

Chaque collaborateur doit être mis au courant régulièrement de l’avancement des projets qui les touchent de près, des nouvelles procédures et process de travail, des nouveaux outils à utiliser ou encore des objectifs récemment atteints par l’entreprise.

Essayez, au moins une fois par mois, de faire le point avec votre équipe à distance sur leurs besoins et leurs activités.

Etant en gestion autonome sur le lieu de travail, il est facile de prendre de mauvaises habitudes. Ces mises à jour permettront également de faire un débrief sur le mode opératoire utilisé par vos collaborateurs, et faire un retour sur leurs évaluations et souhaits concernant d’éventuelles formations.

La formation en groupe peut constituer une bonne occasion de renforcer les liens entre collègues, en particulier ceux qui peuvent être isolés à leur poste de travail (travail posté, ou en centre d’appels par exemple).

5. Misez sur un système d’information

Vous pouvez mettre en place un système d’échanges groupé sur une base de donnée. Cela permettra à votre équipe à distance d’avoir une idée générale sur ce qui se passe, sur les projets en cours et les tâches déjà traitées sans avoir à passer des appels aux différents intervenants du projet.

Bien sûr, cela représente un coût en frais généraux, mais cela permet de résoudre le problème concernant le manque de transmission de l’information.

6. Misez sur l’incentive d’entreprise

Adoptez l’incentive d’entreprise pour faciliter le management à distance.

L’incentive d’entreprise, c’est l’art de motiver les équipes et les collaborateurs, en mettant en place un système de challenge et récompense, le tout pour entretenir motivation et fidélisation.

Dans le cadre d’un management à distance, votre efficacité dépend fortement de la motivation de vos collaborateurs afin d’effectuer un travail de qualité. Posez-vous des questions comme : « est-ce que j’incite mes collaborateurs à aller vers l’excellence ?»

De nombreuses entreprises ne fonctionnent pas au mérite afin de récompenser les bons éléments de l’équipe. Mais avez-vous mis en place un moyen clair de récompenses concernant la productivité ? Concernant la qualité de service ? La résolution de problèmes ?

Pensez à quelques régimes de récompense différents, par exemple un courrier électronique diffusé à toute l’équipe afin de féliciter : soit l’équipe pour son travail, soit le collaborateur qui a conclu une grosse affaire, ou à chaque fois que des objectifs ont été atteint.

Vous pouvez aussi mettre en avant le collaborateur du mois via une revue d’entreprise. Vous pouvez également opter pour des récompenses pécuniaires comme des primes mensuelles ou semestrielles, ou encore des avantages en nature (comme un repas à gagner, un téléphone portable…).

Ces récompenses permettent de motiver vos équipes à distance, mais il faudra faire attention à ne pas porter son attention exclusivement sur les récompenses comme levier de motivation car, avant tout, vos collaborateurs attendent une attention de votre part et une reconnaissance concernant leurs compétences.

7. Soyez clair

Lorsque vous communiquez avec votre équipe à distance, vous ne bénéficiez pas de l’avantage de la communication non verbale et l’étude du comportement de vos collaborateurs. Cela signifie que vous devez être clair sur ce que vous voulez transmettre lors de vos communications.

Bannissez de votre lexique les phrases floues, telles que : « avez-vous compris ce que je veux dire ? ».

Utilisez plutôt des phrases qui appellent votre collaborateur à vous faire un feedback concernant la discussion, telle que « pourriez-vous me répéter ce que nous avons abordé, afin que je sache si nous n’avons rien oublié » ou bien « je souhaite m’assurer que je vous ai bien compris ».

Enfin, terminez vos discussions avec des accords clairs et précis, avec des « oui » pour confirmer ou des « non » pour infirmer.

Ainsi, afin de gérer au mieux votre management à distance, il vous faudra fédérer votre équipe à distance autour :

• d’une culture d’entreprise,
• d’une communication efficace,
• d’objectifs clairs et limités dans le temps.

Ne laissez pas vos collaborateurs livrés à eux-même, et si vous manquez de temps, pensez à intégrer à votre équipe un manager de proximité afin qu’il soit un relais de la politique de votre entreprise.

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