Comment bien gérer une équipe à distance

Comment bien gérer une équipe à distance

Dans de nombreuses entreprises, les responsables soient éloignés de leur équipe.

On peut voir ce mode de gestion dans les entreprises commerciales qui ont des points de vente présents sur tout le territoire, des commerciaux sur le terrain, dans les centres de relations clients. La gestion des ressources humaines est alors éloignée des sites de production et les managers de proximité ont des leviers d’action très limités.

Mais comment bien gérer son équipe quand on est éloigné ? Comment impliquer et fédérer une équipe à distance ? Avec l’avènement des nouvelles technologies, de nombreuses entreprises de services viennent à se poser ces questions.

Vous pouvez créer des processus et des modes opératoires afin que votre service soit le plus performant possible.

Mais comment vous assurer que votre équipe, une fois livrée à elle-même, respecte les procédures de travail et reste motivée aussi longtemps que vous le souhaitez ?

Chez SmallBusinessAct, spécialiste de la comptabilité TPE PME, nous connaissons bien les problématiques des entrepreneurs, car nous les conseillons au quotidien dans toutes leurs démarches. C’est pourquoi aujourd’hui, nous vous donnons 7 astuces pour bien gérer votre équipe à distance.

1. Fixez des objectifs clairs et compris

Pour bien gérer votre équipe à distance, commencez par clarifier la stratégie de la société, les moyens que vous mettrez en œuvre pour la suivre et dans quels délais.

Intégrer vos collaborateurs dans la démarche stratégique de l’entreprise permet de créer une meilleure cohésion d’équipe.

  • Une fois que vous connaissez les objectifs essentiels à votre entreprise, assurez-vous d’obtenir l’adhésion de votre équipe sur ces priorités.
  • Les accords écrits sont une base, mais il peut être efficace de se présenter en face de vos collaborateurs, demander clairement si chacun est d’accord avec ces objectifs et d’obtenir l’approbation de l’ensemble du staff.
  • Un feedback est important, afin de s’assurer que vos collaborateurs ont bien intégré la stratégie et les objectifs du groupe.
  • Demandez à vos équipes à distance de vous faire régulièrement un rapport sur leurs activités et fixer à chacun des objectifs clairs, de façon hebdomadaire voire journalière.

Cette planification par objectifs vous aidera à ajuster la charge de travail si nécessaire et permettra à vos collaborateurs de rester centré sur les tâches les plus importantes.

Afin de vous aider, vous pouvez établir une matrice d’Eisenhower, qui permet de faire des choix et prioriser les tâches selon leurs importances ou l’urgence. Cette matrice se présente sous cette forme :

Comment bien gérer une équipe à distance – Matrice Eisenhower

axe vertical : urgence des tâches

axe horizontal : importance des tâches

La matrice comprend donc quatre zones :

A : activités urgentes mais peu importantes, tâches à déléguer rapidement

B : activités importantes et urgentes, tâches à exécuter immédiatement et soi-même

C : activités peu urgentes et peu importantes, tâches inutiles à abandonner

D : activités importantes mais peu urgentes, tâches à planifier et exécuter soi-même

Il en ressort que les tâches importantes sont à prioriser sur les tâches urgentes. En mettant la priorité sur l’importance plutôt que l’urgence, votre équipe à distance ne travaille pas dans l’urgence et il en ressort une impression de travail organisé et non pas sous l’emprise du stress.

Comme nous le savons tous, qui dit stress dit risques de tensions au sein de votre équipe, avec, sur le long terme, un climat social qui se dégrade, de la démotivation et une augmentation de l’absentéisme et des arrêts maladie (risques psychosociaux).

Vous pouvez vous appuyer également sur un « second » en qui vous avez confiance afin de mener à bien la gestion à distance de votre équipe.

Le manager de terrain est un atout essentiel pour votre entreprise. Il est la force vive sur le terrain qui peut impulser les directives, être le garant de la culture d’entreprise, motiver vos équipes et réguler les tensions.

2. Instaurez un mode de communication

Plus votre équipe est éloignée de vous, plus la communication a tendance à se raréfier. 

En fait, c’est justement quand votre équipe est très éloignée que vous devez communiquer le plus. Vous devez être présent au maximum. Cette présence ne pouvant se faire physiquement, elle pourra se faire via des réunions téléphoniques, des mails, et aussi grâce au relais de votre manager sur le terrain.

De même, ne laissez jamais votre équipe rechercher l’information. C’est un sujet sensible de la gestion d’équipe à distance.

Ne laissez pas un vide au point de vue communication, car la désinformation prendra place et des données erronées, des « ont dit » pourraient interférer et créer des tensions.

Dans ce sens, il faut instaurer une politique de communication.

Si vous trouvez qu’une personne se renferme ou ne parvient pas à communiquer, utilisez un calendrier spécifique pour les différentes conférences téléphoniques et les rapports envoyés par mails.

Si un collaborateur semble persister sur une position fermée et non collaborative, rappelez lui l’accord conclu lors du recrutement concernant la transparence et la communication régulière avec la hiérarchie.

3. Misez sur le feedback client

Une autre forme de Feedback qui peut être très utile dans la gestion de votre équipe à distance, c’est le Feedback client. Vous pouvez faire du Feedback client un véritable atout pour votre entreprise.

D’un côté vous fidélisez votre clientèle, en vous intéressant à leurs avis suite à l’achat d’un service, et d’un autre côté cela vous permet d’avoir un retour sur vos équipes dans un souci d’amélioration continue de vos services.

Ainsi, vous pouvez mettre en place une évaluation du service client par la méthode du « client mystère », et vous pouvez même dédier une personne, dont le travail principal consiste à prendre contact avec chaque client suite à un achat ou à une prestation de service.

Ce contact peut se faire par mail, en envoyant un questionnaire sur l’avis du client concernant le service rendu, ou par téléphone.

Management : 7 conseils pour bien gérer une équipe à distance

Comment bien gérer une équipe à distance – 4. Formez vos équipes

4. Formez vos équipes

Pour une bonne gestion d’équipe à distance, pensez formation.

Chaque collaborateur doit être mis au courant régulièrement de l’avancement des projets qui les touchent de près, des nouvelles procédures et process de travail, des nouveaux outils à utiliser ou encore des objectifs récemment atteints par l’entreprise.

Essayez, au moins une fois par mois, de faire le point avec votre équipe à distance sur leurs besoins et leurs activités.

Etant en gestion autonome sur le lieu de travail, il est facile de prendre de mauvaises habitudes. Ces mises à jour permettront également de faire un débrief sur le mode opératoire utilisé par vos collaborateurs, et faire un retour sur leurs évaluations et souhaits concernant d’éventuelles formations.

La formation en groupe peut constituer une bonne occasion de renforcer les liens entre collègues, en particulier ceux qui peuvent être isolés à leur poste de travail (travail posté, ou en centre d’appels par exemple).

5. Misez sur un système d’information

Vous pouvez mettre en place un système d’échanges groupé sur une base de donnée. Cela permettra à votre équipe à distance d’avoir une idée générale sur ce qui se passe, sur les projets en cours et les tâches déjà traitées sans avoir à passer des appels aux différents intervenants du projet.

Bien sûr, cela représente un coût en frais généraux, mais cela permet de résoudre le problème concernant le manque de transmission de l’information.

6. Misez sur l’incentive d’entreprise

Adoptez l’incentive d’entreprise pour faciliter la gestion de votre équipe à distance.

L’incentive d’entreprise, c’est l’art de motiver les équipes et les collaborateurs, en mettant en place un système de challenge et récompense, le tout pour entretenir motivation et fidélisation.

Dans le cadre d’une gestion d’équipe à distance, votre efficacité dépend fortement de la motivation de vos collaborateurs afin d’effectuer un travail de qualité. Posez-vous des questions comme : « est-ce que j’incite mes collaborateurs à aller vers l’excellence ?»

De nombreuses entreprises ne fonctionnent pas au mérite afin de récompenser les bons éléments de l’équipe. Mais avez-vous mis en place un moyen clair de récompenses concernant la productivité ? Concernant la qualité de service ? La résolution de problèmes ?

Pensez à quelques régimes de récompense différents, par exemple un courrier électronique diffusé à toute l’équipe afin de féliciter : soit l’équipe pour son travail, soit le collaborateur qui a conclu une grosse affaire, ou à chaque fois que des objectifs ont été atteint.

Vous pouvez aussi mettre en avant le collaborateur du mois via une revue d’entreprise. Vous pouvez également opter pour des récompenses pécuniaires comme des primes mensuelles ou semestrielles, ou encore des avantages en nature (comme un repas à gagner, un téléphone portable…).

Ces récompenses permettent de motiver vos équipes à distance, mais il faudra faire attention à ne pas porter son attention exclusivement sur les récompenses comme levier de motivation car, avant tout, vos collaborateurs attendent une attention de votre part et une reconnaissance concernant leurs compétences.

7. Soyez clair

Lorsque vous communiquez avec votre équipe à distance, vous ne bénéficiez pas de l’avantage de la communication non verbale et l’étude du comportement de vos collaborateurs. Cela signifie que vous devez être clair sur ce que vous voulez transmettre lors de vos communications.

Bannissez de votre lexique les phrases floues, telles que : « avez-vous compris ce que je veux dire ? ».

Utilisez plutôt des phrases qui appellent votre collaborateur à vous faire un feedback concernant la discussion, telle que « pourriez-vous me répéter ce que nous avons abordé, afin que je sache si nous n’avons rien oublié » ou bien « je souhaite m’assurer que je vous ai bien compris ».

Enfin, terminez vos discussions avec des accords clairs et précis, avec des « oui » pour confirmer ou des « non » pour infirmer.

Ainsi, afin de gérer au mieux votre équipe à distance, il vous faudra fédérer votre équipe à distance autour d’une culture d’entreprise, d’une communication efficace, d’objectifs clairs et limités dans le temps. Ne laissez pas vos collaborateurs livrés à eux-même, et si vous manquez de temps, pensez à intégrer à votre équipe un manager de proximité afin qu’il soit un relais de la politique de votre entreprise.

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