Si vous êtes constamment débordé au travail et que vous travaillez de longues heures sans atteindre les résultats souhaités en fin de journée, il y a de fortes chances que votre gestion du temps ne soit pas optimale.
Mais la bonne nouvelle, c’est qu’il est facile (assez) d’organiser votre journée et de vous remettre sur la bonne voie immédiatement !
Sba Compta, expert-comptable en ligne, vous présente ci-dessous les 26 habitudes à adopter pour organiser sa journée et gagner en productivité.
1. Commencez tôt !
« Perdez une heure le matin, et vous passerez toute la journée à la chercher », Richard Whately.
Si vous commencez tard, vous risquez de vous précipiter ou de prendre du retard. Ni l’un ni l’autre n’est bon pour vous ni pour votre journée de travail.
Organisez votre journée en vous donnant une longueur d’avance pour éviter les embouteillages, vous donner le temps de lire les actualités ou de prendre un café avant de commencer.
Mettez en marche tout l’équipement dont vous aurez besoin (ordinateur, fax, imprimante, logiciels) pour accomplir votre routine quotidienne.
2. Méditez
Organiser votre journée en ajoutant une habitude de méditation à votre routine matinale vous aide à :
- affronter une nouvelle journée dans le calme,
- vous préparer à bien gérer les imprévus de la journée.
Si vous êtes novice en matière de méditation, commencez doucement.
Comme pour toute nouvelle habitude, la constance est plus importante que l’intensité.
Le simple fait de s’asseoir dans une pièce calme, les yeux fermés, pendant quelques minutes, et de se concentrer sur sa respiration peut suffire pour commencer.
3. Fixez-vous des objectifs quotidiens et respectez-les
“Le bonheur, c’est la poursuite d’objectifs réalisables.”
En fixant des objectifs régulièrement, vous décidez de ce que vous souhaitez accomplir dans un intervalle de temps déterminé. Ensuite, vous organisez votre journée (ou les étapes nécessaires) pour les atteindre.
Organiser sa journée en ayant des objectifs clairs vous aidera à garder la motivation, à vous organiser selon vos ressources et à consolider votre confiance en vous.
4. Planifiez votre journée la veille
“Prenez du temps pour gérer votre temps”
Nous avons tous cette tendance à ne pas vouloir “perdre” du temps dans la planification.
Pourtant, planifier et organiser sa journée, c’est gagner du temps. D’ailleurs d’après Diane Ballonad Rolland :
“En consacrant huit malheureuses minutes par jour à planifier, nous pouvions gagner une heure dans la journée. L’idée à retenir, pour faire simple, c’est que plus on a de choses à faire, plus il faut prendre de temps pour planifier !”
Si vous savez déjà à quoi ressemblera votre journée du lendemain, vous serez beaucoup plus concentré et moins stressé.
5. Commencez votre journée par la tâche la plus importante
Terminer 57 tâches sans importance n’a aucun sens si vous n’avez pas accompli vos 3 tâches les plus importantes.
Au lieu d’essayer de tout faire, choisissez trois de vos tâches les plus importantes à accomplir aujourd’hui.
La tâche la plus importante est celle que vous souhaitez ou devez finir aujourd’hui. Si vous la remettez à plus tard, vous serez occupé et manquerez de temps pour la faire.
Vos tâches les plus importantes sont flexibles et peuvent changer. Vous pouvez très bien organiser votre journée avec de nouvelles tâches importantes ou même décider de ne pas travailler dessus et de les remettre à un autre jour.
6. Utilisez la règle des 90 premières minutes
“Nous devons penser à la productivité et à la production en termes cycliques plutôt que linéaires”, Tom Gibson.
Le corps humain fonctionne selon des cycles appelés « rythmes ultradiens » (rythmes biologiques inférieurs à 24 heures). Au cours de chacun de ces cycles, il y a un pic au moment où le corps est le plus énergique et un creux lorsque le corps est fatigué .
Et c’est le matin que vous êtes le plus actif.
En organisant votre journée, consacrez donc les 90 premières minutes à votre tâche la plus importante. Pour tirer le meilleur parti de votre énergie pendant le reste de la journée, vous pouvez utiliser la technique des 90 minutes : travaillez en sprints de 90 minutes, puis reposez-vous pendant 20 à 30 minutes.
7. Limitez votre liste de tâches
Dans une journée type d’un entrepreneur, il y a beaucoup de sollicitations et de choses à faire. Il n’est tout simplement pas possible de réagir à toutes ces tâches quotidiennes, surtout lorsque vous avez déjà vos propres tâches les plus importantes à gérer.
Organiser sa journée pour une meilleure productivité revient à faire une courte liste de tâches (de 1 à 3 choses) que vous voulez vraiment faire. Concentrez-vous plutôt sur les quelques tâches qui font le plus de différence – pour votre entreprise, votre carrière et votre vie.
8. Utilisez le principe de Pareto
Le principe de Pareto est la règle des 80/20, qui stipule que 80 % de la valeur d’une tâche provient de 20 % de l’effort.
Organisez votre journée en identifiant les efforts qui donnent le plus de résultats dans votre entreprise (et dans votre vie !) et concentrez votre énergie sur ceux-ci.
Exemple : Vous avez un gros portefeuille clients mais vous vous rendez compte, grâce au principe Pareto, que 80 % de vos revenus proviennent de cinq clients seulement.
Il serait possible de générer davantage de revenus si vous concentriez votre temps et votre énergie sur ces cinq clients, au lieu de passer tout votre temps à gérer 25 clients (et d’être complètement débordé dans ce processus).
9. Ne travaillez pas sur une tâche plus d’une fois
Combien de fois avez-vous ouvert le même courriel pour le fermer et le rouvrir à un autre moment ?
Apprenez à gérer les tâches entrantes une fois pour toutes et passez à autre chose.
Une fois qu’un nouveau message attire votre attention, s’il ne figure pas sur votre liste de tâches à effectuer dans la journée, vous devez le déléguer ou y répondre, surtout si cela ne prend pas plus de cinq minutes pour y répondre.
10. Utilisez la règle des deux minutes
Si une tâche prend moins de deux minutes à réaliser, faites-la immédiatement. Ne laissez pas ces petites tâches s’accumuler pour une autre fois, et ne les ajoutez pas au bas de votre liste.
Prenez deux minutes et faites-le tout simplement. Vous serez peut-être surpris du nombre de choses que vous pouvez accomplir en quelques minutes, comme envoyer un e-mail ou nettoyer votre bureau.
« J’ai deux sortes de problèmes, l’urgent et l’important. L’urgent n’est pas important, et l’important n’est jamais urgent« , Dwight D. Eisenhower.
Beaucoup d’entrepreneurs paniquent à l’approche de leurs échéances, même pour des tâches qui ne sont pas importantes. Pour cette raison, ils leur arrive de négliger les activités qui sont en fait la clé de leur succès et de leur développement.
L’objectif de la méthode Eisenhower est de se concentrer sur les tâches qui sont réellement importantes, plutôt que simplement urgentes.
12. Réduisez le changement de tâche
La plupart des gens portent beaucoup de chapeaux chaque jour. En réalité, le problème n’est pas seulement que vous portiez plusieurs chapeaux, mais que vous essayez de les porter tous en même temps.
Organisez votre journée en réduisant au maximum le changement de tâches afin d’optimiser vos efforts de concentration.
Voici comment cela se traduit en pratique :
- Se concentrer sur une tâche à la fois = 100 % de votre temps productif disponible
- Jongler avec deux tâches à la fois = 40 % de votre temps productif pour chacune et 20 % perdus à cause du changement de contexte
- Jongler avec trois tâches à la fois = 20 % de votre temps productif pour chacune et 40 % perdus à cause du changement de contexte
13. Écrivez des courriels plus courts
Si les emails occupent une grande partie de votre journée, le simple fait de vous limiter à 4 ou 5 phrases par courrier électronique peut faire une grande différence.
Tout d’abord, cela réduira considérablement le temps nécessaire pour écrire ou répondre aux courriels.
Ensuite, cela réduira le temps de réponse à vos courriels, ce qui signifie que vous passerez moins de temps à les lire.
N’envoyez jamais un courriel de plus de cinq phrases. Prenez le nombre de mots que vous pensez que votre courriel devrait contenir, réduisez ce nombre de moitié et voilà ce que devrait être votre nombre de mots.
14. Evitez les réunions inutiles
Les réunions peuvent être essentielles pour discuter des objectifs et établir une vision d’avenir. Si elles ne sont pas maîtrisées, elles deviennent lourdes et chronophages sans que rien d’important ne soit décidé.
Organiser une journée de travail productive signifie supprimer toutes les réunions inutiles. Si vous avez une réunion cruciale qui demande beaucoup de temps, il est préférable de la diviser en deux ou plusieurs parties.
Et évitez de programmer cette réunion à 16 heures. La plupart des employés quittent mentalement l’entreprise après 16 heures !
15. Apprenez à déléguer
“Pour devenir un leader, il est important de savoir déléguer et de s’entourer d’une équipe de confiance.” Cédric KAPP
Apprenez à faire confiance à vos collaborateurs. Lorsque vous apprenez à déléguer davantage, il devient plus facile d’organiser les tâches que vous ne pouvez pas déléguer.
C’est également un excellent moyen d’offrir à vos employés l’occasion de perfectionner leurs compétences, leur qualité de leadership et leur confiance.
16. Procrastinez quand c’est possible
Vous pensez que la procrastination vous empêche d’atteindre vos objectifs? Selon les statistiques, 95 % de la population procrastine de temps en temps.
En fait, il est préférable de faire une pause et de revenir au travail plus tard que de passer de nombreuses heures à essayer de travailler sur une tâche que vous ne voulez pas accomplir.
L’essentiel est de travailler de manière productive, c’est-à-dire de travailler avec plus d’efficacité et accomplir un travail qualitatif sans y consacrer beaucoup de temps.
Une approche plus acceptée et plus délibérée de la procrastination peut en fait transformer ce que beaucoup d’entre nous considèrent comme une mauvaise habitude en un puissant hack de productivité.
17. Prenez des pauses
Ne vous faites pas d’illusions : pour rester productifs, vous devez alterner entre travail et repos. Travailler intensément pendant de longues périodes avec peu de pauses de qualité peut entraîner des troubles du sommeil, du stress, de l’anxiété et de la dépression.
Quand vous planifiez votre journée, n’oubliez donc pas de réfléchir au moment et à la durée de votre pause. Ne soyez pas avare en temps d’arrêt – avoir du temps pour se détendre et respirer est un élément important pour travailler au mieux de vos capacités.
18. Mesurez votre productivité
La mesure de la productivité dans l’organisation de votre journée vous permet d’avoir une idée de vos performances quotidiennes.
Si vous ne savez pas à quel point vous êtes efficace actuellement, vous ne saurez pas où vous devez vous améliorer – ou même à quoi devrait ressembler l’amélioration ?
Il existe différentes façons de mesurer votre productivité, et ces mesures à facteur unique sont un bon point de départ :
- Durée moyenne des tâches / nombre total d’heures utilisées ;
- Nombre total d’heures travaillées / nombre d’heures budgétisées ;
- Nombre total d’heures disponibles / temps de travail actif ;
- Nombre de tâches accomplies / temps passé ;
- Temps passé par projet / profit généré.
19. Ne vous surchargez pas
Le travail ne doit pas forcément être monotone et effectué en huit heures. Il peut être amusant et se faire par moments intermittents productifs.
Les entrepreneurs ont tendance à se surcharger et à surestimer ce qu’ils peuvent réellement faire.
Prenez l’habitude d’organiser votre journée en fonction de deux ou trois tâches importantes à faire dans la journée et prenez le temps de vous ressourcer et vous détendre.
20. Faites souvent de l’exercice
Il est connu de tous que l’exercice est bon pour le corps, mais il est aussi bon pour le cerveau.
Organisez votre journée de travail en y intégrant de l’exercice physique. C’est un moyen efficace pour :
- améliorer votre concentration,
- accroître votre potentiel d’apprentissage,
- stimuler votre mémoire.
L’exercice améliore également votre humeur et réduit votre stress et anxiété pour une meilleure productivité.
21. Limitez vos distractions externes
Les distractions vont des désagréments externes, comme les conversations téléphoniques bruyantes dans un espace de travail ouvert, aux distractions personnelles, comme Facebook, les sms, les courriels personnels ou la navigation sur le web.
Si vous perdez régulièrement votre concentration au travail à cause d’une ou plusieurs de ces distractions, vous pouvez :
- Mettre votre téléphone en mode avion,
- Utiliser une application de blocage de site web,
- Écouter de la musique ou porter des écouteurs antibruit,
- Prendre des pauses.
22. Ayez toujours un plan B
Vous avez planifié votre journée quand quelque chose d’inattendu se produit. Vous ne l’avez pas vu venir. Les choses ne se passent pas toujours comme prévu.
Alors, que faire quand cela vous arrive ? Pouvez-vous passer au plan B afin de pouvoir faire face à l’urgence ?
En vous préparant au pire au début, vous pouvez agir immédiatement. Ce dont il s’agit, c’est de savoir s’adapter lorsque l’imprévu se présente. Être prêt à prendre des chemins alternatifs et à trouver des solutions créatives.
23. Terminez votre journée de travail sur une bonne note
“La façon dont vous terminez la journée est cruciale, car elle a beaucoup à voir avec la façon dont vous commencez le lendemain.” Lynn Taylor.
De plus, terminer la journée de travail sur une bonne note vous donne un sentiment de satisfaction et vous évite de ramener à la maison le stress lié au travail.
Néanmoins, conclure sa journée de travail sur une note productive peut varier d’une personne à l’autre. Voici quelques suggestions :
- Rangez votre espace de travail.
- Réfléchissez à votre journée et notez vos réalisations.
- Saluez votre équipe.
- Partez sur une note positive, par exemple en remerciant un employé qui s’est surpassé.
- Quittez le bureau à l’heure.
24. Détendez-vous en rentrant
Lorsque vous rentrez chez vous après le travail, la meilleure chose à faire est de vous détendre.
Même si vous êtes tenté de continuer à travailler, vous devez prendre ce temps pour vous détendre et vous ressourcer afin d’être au top le lendemain.
De plus, cela vous permet de passer du temps de qualité avec vos amis et votre famille.
25. Faites une chose que vous aimez
A force de jongler avec toutes vos responsabilités professionnelles, vous oubliez parfois de vous arrêter pour profiter de la vie.
Le soir est un moment idéal pour profiter des choses qui vous rendent heureux. Qu’il s’agisse de lire, de faire de l’exercice ou de rencontrer des amis, organisez votre journée en y intégrant chaque jour quelque chose que vous aimez.
Ainsi, vous maintiendrez un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.
En prêtant attention à ce qui vous rend heureux, vous n’améliorerez pas seulement votre humeur, mais vous augmenterez aussi votre productivité, votre motivation et votre santé en général.
26. Préparez-vous pour le lendemain
« Le fait d’écrire vos tâches les plus importantes la veille libère votre subconscient pendant votre sommeil et vous évite de vous inquiéter de ne pas être préparé« , Jason Selk.
Consultez votre agenda pour voir ce qui est à l’ordre du jour. Plus important encore, votre préparation vous aide à déterminer vos buts et objectifs. Cela vous aide également à établir un ordre de priorités pour vos tâches du lendemain.
Organiser sa journée pour une meilleure productivité.
Une journée productive nécessite une planification. Organiser toute votre journée afin qu’elle soit productive ne consiste pas à faire beaucoup de choses. Il s’agit plutôt de faire en sorte que tout soit fait et d’accomplir les tâches les plus importantes.
Avec seulement quelques minutes de planification chaque jour, vous pouvez augmenter la productivité de votre journée et vous assurer d’obtenir de bons résultats.
