Planifier et conduire une réunion de travail

Tous les problèmes ne peuvent être résolus en envoyant des mémos et des emails. Les problèmes et les projets complexes nécessitent l’organisation d’une réunion ou d’une série de réunions pour discuter d’un problème, présenter des solutions et convenir de ce qui doit être fait.

Mais dans quelle mesure votre réunion peut-elle être plus efficace ? Devrait-elle être plus courte ? Plus longue ? Pas de diapositives ? Plus de diapositives ?

Beaucoup de gens considèrent les réunions d’affaires comme une pause bienvenue pour passer le temps et se reposer pendant que d’autres parlent. Cela explique peut-être les statistiques ci-dessous (source : meetingking.com) :

  • 39 % des gens admettent s’assoupir pendant les réunions,
  • 25 à 50 % des réunions sont décrites comme une pure perte de temps.

Pour organiser une réunion d’affaires efficace, Sba Compta, expert-comptable en ligne, vous invite à suivre les étapes ci-dessous. Vous constaterez que les personnes qui s’assoupissaient pendant vos réunions sont maintenant pleinement éveillées, attentives et proactives.

1. Tenez des réunions seulement si c’est indispensable

N’organisez pas une réunion simplement parce que vous avez établi une politique de réunions une fois par mois. Si vous n’avez rien d’assez important à dire ou à demander, annulez votre réunion.

2. Définissez l’ordre du jour de la réunion

L’objectif de votre ordre du jour doit être spécifique et mesurable. L’ordre du jour doit être distribué aux participants bien à l’avance, afin de leur donner suffisamment de temps pour se préparer.

L’ordre du jour de la réunion doit être axé sur l’objectif le plus important. Ne l’encombrez pas de différents objectifs.

Par exemple, vous ne devez pas associer un « examen des performances opérationnelles » à une « prise de décision stratégique ». Il s’agit d’objectifs distincts qui nécessitent des approches différentes.

Votre ordre du jour doit énumérer les options viables. Une réunion d’affaires consiste généralement à décider ou à choisir la meilleure option parmi les choix disponibles. S’il n’y a pas de véritables alternatives à présenter ou à discuter, la réunion est une perte de temps.

3. Invitez les personnes concernées par l’ordre du jour

Si vous organisez une réunion d’affaires, n’invitez que les personnes qui sont concernées par les questions à l’ordre du jour.

Si le sujet discuté ne les concerne pas et s’ils n’ont pas les compétences nécessaires pour aborder les questions à l’ordre du jour, il se passera l’une des deux choses suivantes :

  • Soit ils vont s’assoupir,
  • Soit ils vont parler de choses qu’ils ne connaissent pas.

Dans les deux cas, la réunion est vouée à l’échec.

4. Respectez l’ordre du jour

Discuter de sujets qui ne figurent pas à l’ordre du jour est un moyen sûr de faire dérailler la réunion. Respectez donc l’ordre du jour.

Quand vous organisez une réunion, veillez à afficher l’ordre sur un écran ou un tableau pour aider les participants à la réunion à rester concentrés. Si quelqu’un commence à s’égarer, ramenez-le doucement au sujet.

Les questions hors sujet peuvent être abordés à la fin de la réunion, si le temps le permet. Mais il est vraiment préférable de refuser catégoriquement de discuter de sujets qui ne figurent pas à l’ordre du jour.

5. Respectez le planning de la réunion

Commencez la réunion à l’heure, et attribuez un certain délai à chaque point de l’ordre du jour.

Terminez la réunion à temps. Tout participant qui fait une présentation doit disposer d’une partie équitable du temps et il faut lui rappeler de la terminer rapidement le moment venu.

6. Interdisez les distractions en réunion

Si vous avez à organiser une réunion, établissez une politique stricte concernant les appels, les e-mails, la navigation sur internet, les textos et autres distractions pendant la réunion.

Mettez des affiches si nécessaire, comme « Veuillez éteindre vos téléphones portables ». Exiger l’attention de tous les participants est l’une des principales conditions préalables à la réussite d’une réunion d’affaires.

7. Créez un engagement et une participation active

Une bonne planification de réunion n’est que la moitié de la bataille. Vous devez également trouver des moyens d’impliquer vos participants et les motiver à participer activement à la réunion.

La participation active est importante. Elle permet à vos participants de rester plus concentrés et de mieux retenir les informations.

Et, à la fin de la réunion, ils auront le sentiment d’avoir accompli quelque chose, ce qui les rendra probablement impatients de participer à la prochaine.

8. Convenez de mettre en œuvre les décisions prises lors de la réunion

Le fait de ne pas être d’accord sur ce dont vous avez convenu lors de la réunion est la principale raison de l’échec d’une réunion. Le problème n’étant pas résolu, votre réunion se révèle une perte de temps.

9. Rédigez le procès-verbal de la réunion

Lors de l’organisation de la réunion, désignez une personne chargée de rédiger le compte rendu de la réunion. N’hésitez pas à utiliser un appareil d’enregistrement pour garantir l’exactitude du compte rendu.

Conclusion

Toute cette planification et cette organisation seront payantes, mais n’oubliez pas de faire preuve de souplesse pendant la réunion. Il se peut que des sous-sujets soient découverts au cours de la discussion – trouvez des moyens de les traiter, même brièvement.

Il est toujours utile d’être préparé aux imprévus. Après tout, personne n’est parfait – ce qui est important, c’est que chaque participant reste engagé tout au long de la réunion et que le résultat réponde à tous vos buts et objectifs.

N’oubliez pas non plus de vous détendre et de respirer avant de diriger une réunion. Considérez chaque réunion comme une expérience d’apprentissage – plus vous en faites, plus vous vous améliorez.

 

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