Gestion du temps de travail : 7 façons d’être plus productif au travail

« Le temps c’est de l’argent », cette réalité est connue de tous les entrepreneurs. Le Cabinet d’expertise comptable digitale SmallBusinessAct vous propose de voir comment arrêter de gaspiller cette ressource rare et gagner en productivité quand on dirige une entreprise.

 

1. Garder une planification simple et efficace

Certains entrepreneurs raffolent de planification et utilisent toute sorte d’outils technologiques (dont certains assez onéreux) afin de planifier le moindre pas. Cependant ils oublient que la planification n’est pas une fin en soi, mais un outil permettant de satisfaire les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Pour être plus efficace, l’entrepreneur doit se soucier de prendre les décisions qui s’imposent au bon moment et doit agir vite, au lieu de prévoir des scénarios dont la plupart ne se produiront probablement jamais.

Dans un environnement où règne une concurrence acharnée et dans un contexte économique difficile, mieux vaut se focaliser sur les tâches essentielles à la survie de l’entreprise.

Pour devenir un entrepreneur plus productif, essayez de :

  • garder un système de planification simple et efficace,
  • ne pas trop en faire (trop de planification tue la planification),
  • et utiliser la planification pour ce qu’elle est : un moyen de garder le cap et de restituer sa vision stratégique aux investisseurs.

2. Organiser vos données

La vie entrepreneuriale est régie par des situations aussi imprévues les unes que les autres. Afin d’y faire face, un entrepreneur doit savoir faire le tri entre ce qui est essentiel et ce qui ne l’est pas.

De la même manière, il doit faire preuve d’un grand sens de l’organisation, dans la mesure où il aura à sa charge de traiter plusieurs dossiers en même temps.

Gestion des finances de l’entreprise, des ressources humaines, des aspects juridiques, ou encore des clients et des fournisseurs sont autant de batailles quotidiennes que l’entrepreneur doit livrer.

Pour économiser du temps, mettez de la rigueur dans la méthode de classification de ses dossiers. Ainsi vous retrouvez toutes vos informations quand vous en avez besoin.

Par exemple, gardez sous la main tout ce qui est essentiel pour les dossiers que vous aurez à traiter dans l’immédiat, et libérez votre bureau de toute paperasse inutile pour le moment ou qui a déjà été traitée.

Afin de gagner en productivité et en efficacité, centralisez et structurez toutes vos données. En un mot, digitalisez-vous.

Votre Expert-comptable SBA place toutes vos documents administratifs dans votre espace client sécurisé en ligne. Grâce à la compta en ligne, fini la paperasse qui se perd !

Et comme nous réalisons votre comptabilité au fil de l’eau, vous consultez vos données en temps réel, en particulier votre état de pièces manquantes.

Résultat : vous devenez un entrepreneur plus productif car vous ne perdez votre temps à essayer de retrouver vos documents, contacter vos fournisseurs, voire les relancer plusieurs fois en espérant qu’ils veuillent bien vous envoyer une copie des documents perdus…

3. Bannir la procrastination pour gagner en productivité

Comment être plus productif avec toutes les tâches que doit accomplir un entrepreneur en une journée (et qui ne sont pas toujours une partie de plaisir, loin de là).

Il y a certaines tâches ingrates qu’on a tous tendance à repousser à plus tard en privilégiant celles plus motivantes et stimulantes, aussi risqué que cela puisse être pour l’entreprise.

C’est un devoir pour l’entrepreneur de donner l’exemple et de ne pas se dérober devant toutes ces tâches, il en va de la crédibilité de son leadership.

Tergiverser et remettre ce que l’on peut faire tout de suite à plus tard ne fait qu’accroître la charge de travail à endosser ultérieurement, et après tout, nous ne savons pas ce que les lendemains peuvent nous réserver.

Par conséquent, autant se débarrasser de ce qui peut être fait maintenant, pour pouvoir passer à autre chose. Vous gagnerez en efficacité et vous libérerez votre esprit en réalisant vos tâches au fur et à mesure.

Aussi, mieux vaut poser des jalons avec des objectifs mesurables, et définir clairement les responsabilités de chacun pour chaque tâche afin que les délais soient bien respectés.

Ne pas laisser les réunions s’éterniser afin d’être plus efficace au travail

4. Ne pas laisser les réunions s’éterniser

Très peu de gens apprécient les réunions sans fin et avec des finalités peu définies. Souvent, elles tombent pile au moment où l’on a un grand nombre de dossiers urgents à traiter.

Dans l’intérêt de tous, essayez de limiter les réunions dans la durée et de vous focaliser uniquement sur les sujets essentiels.

Pour améliorer votre productivité d’entrepreneur, une réunion doit être accompagnée :

  • d’un ordre du jour communiqué suffisamment à l’avance pour que les collaborateurs puissent préparer leur part du travail,
  • de règles qui visent à instaurer et à maintenir le respect du timing,
  • d’actions concrètes à entreprendre et à évaluer.

Les réunions servent à trouver des solutions, définir la façon de les implémenter et coordonner entre les différentes parties prenantes, sinon elles peuvent être une source de perte de temps pour l’entrepreneur.

5. Poser des limites au papotage

Tout le monde (ou presque) apprécie les pauses café ou les moments passés à socialiser avec ses collègues de travail. Ces réunions informelles sont même bénéfiques, autant pour les personnes que pour l’entreprise elle-même.

Mais faites attention à ne pas laisser ces moments de détente et de socialisation prendre le dessus sur le travail en instaurant des règles pour tous les employés.

Ceci est également valable pour les entrepreneurs qui reçoivent tout au long de la journée la visite de leurs collaborateurs en quête d’informations, de directives ou pour discuter de tel ou tel autre collègue qui ne fait pas son travail correctement…

Bien qu’établir un rapport de confiance avec ses employés soit nécessaire, ces visites, au-delà du fait qu’elles peuvent s’éterniser, peuvent vous déconcentrer et vous détourner des tâches dont dépend la survie de votre entreprise.

Pour être un entrepreneur plus efficace, vous avez le droit de signifier gentiment à vos collaborateurs que vous n’avez pas beaucoup de temps à leur accorder, tout en veillant à leur proposer de reporter l’entrevue à une date ultérieure.

6. Organiser sa journée et définir ses priorités

Vous n’avez pas besoin de répondre immédiatement à tous les appels téléphoniques.

Lorsque vous êtes en réunion, que vous avez besoin de moments de concentration, ou que vous êtes déjà suffisamment occupé, n’hésitez pas à utiliser votre boîte vocale tout en prenant soin de laisser un message à destination de vos clients ou partenaires, leur signifiant que vous allez les rappeler à la première occasion.

Aussi, en consultant votre boîte vocale, définissez la priorité pour chaque appel en traitant les appels les moins urgents en dernier.

Pour bien planifier votre journée et être plus efficace, consultez aussi notre article spécial entrepreneurs : journée type pour booster votre productivité.

7. Ne pas se laisser submerger par le flot d’emails

Pour bien gérer votre temps de dirigeant d’entreprise surmené, l’un des secrets est de ne pas se laisser envahir par le flot incessant de mails ou courrier.

Choisissez un (ou plusieurs) moment(s) de la journée, de préférence lorsque l’activité est moins intense, pour consulter vos emails et y répondre. Evidemment, il ne faut pas non plus laisser le courrier s’accumuler au risque de passer à côté d’une information importante.

Mais vous pouvez par exemple choisir de consulter vos mails en début de journée, avant la pause déjeuner et en fin de journée, en prenant soin à chaque fois de définir quels sont les mails auxquels vous devez répondre en priorité et quels sont ceux qui peuvent attendre.

Pour une bonne gestion de votre boîte mails, pourquoi ne pas écouter les conseils de Cédric Watine et de son podcast entrepreneurial.

Enfin, pour gagner plus de temps, accélérer votre croissance et gagner en productivité, confiez votre comptabilité et votre fiscalité à un Cabinet d’Expertise-Comptable digital.

Chez SBA Compta, on vous simplifie la vie et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : votre développement marketing et commercial.

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