20 règles à suivre pour bien mener un entretien d’embauche

Votre entreprise se développe avec succès et bientôt vous allez recruter votre premier salarié. Vous avez attiré de bons candidats grâce à une offre d’emploi bien rédigée et super efficace, vous avez maintenant programmé plusieurs entretiens avec des candidats dont les profils vous semblent parfaits pour le poste à pourvoir.

Comment trouver la perle rare et éviter une erreur de casting pénible ?

Quelles sont les questions que vous devez absolument poser pour ne pas passer à côté d’une info importante ? Quels sont les pièges à éviter absolument lorsqu’on fait passer un entretien d’embauche ?

Pour vous accompagner dans cette étape déterminante du processus de recrutement, votre Expert Comptable en Ligne SmallBusinessAct a listé pour vous 9 règles à suivre pour bien réussir votre premier recrutement.

Recruteurs, préparez l’entretien d’embauche

1. Bien définir le poste à pourvoir

Avant de vous lancer dans une procédure de recrutement, réfléchissez bien au poste que vous souhaitez créer.

Définissez les contours de cette nouvelle position : quelles seront les tâches de la nouvelle recrue ? Ses responsabilités ? Est-ce un poste junior / sénior ?

Cela vous permettra de définir le profil type de votre futur collaborateur et vous aidera à faire le tri entre les différentes candidatures reçues.

Et surtout, plus vous définirez précisément les limites du poste à créer, plus vous attirerez des candidats qualifiés et motivés.

Au moment de l’entretien d’embauche, rappelez bien les tâches essentielles du poste, et vérifiez-les point par point.

2. Filtrer les CV

Vous avez reçu plusieurs dizaines de CV, il vous faut maintenant les trier de manière efficace pour ne rencontrer que les candidats les plus pertinents.

En effet, pas la peine de recevoir des dizaines de recrues potentielles en entretien, cela vous fera perdre du temps et perdre de vue vos critères de recherche.

Pour bien analyser les CV, dressez une liste des critères que vous jugez indispensables pour le poste, hiérarchisez-les et analysez les CV reçus en fonction de cette grille de lecture.

Selon le nombre de candidatures reçues, classez les CV en plusieurs catégories :

  • Les candidatures qui conviennent tout-à-fait
  • Les candidatures qui sont à peu près ciblées
  • Les candidatures qui ne conviennent pas du tout

Et bien entendu, voyez en priorité les candidats de la première catégorie.

3. Dresser la liste des questions à poser

Une grande partie de la préparation de votre entretien d’embauche consiste à décider quelles questions poser aux candidats.

Voici quelques conseils pour poser des questions pertinentes aux candidats afin de les évaluer efficacement :

Concentrez-vous sur des questions comportementales et situationnelles. Voici quelques exemples de questions que vous pouvez poser lors de l’entretien :

  • avez-vous déjà travaillé dans telle ou telle situation ?
  • que feriez-vous dans tel cas ?
  • comment motiveriez-vous un collaborateur qui connaît une baisse de moral ?
  • comment géreriez vous un client mécontent ?

Développez vos questions à partir des domaines du candidat qui méritent le plus d’attention, en fonction de la description de poste et de vos critères d’embauche. Préparez quelques questions pour évaluer chaque compétence que vous recherchez.

Trouvez des solutions de rechange aux questions clichées pour éviter les réponses pré-enregistrées.

Essayez de mémoriser vos questions d’entretien, sinon préparez une fiche concise à placer devant vous. En effet, s’il est utile d’avoir une liste de questions sous vos yeux pendant l’entretien, veillez à maintenir un contact visuel avec le candidat lors de la conversation.

Demander conseil

4. Demander conseil

L’embauche n’est pas nécessairement un chemin solitaire. Les cabinets de recrutement peuvent être de grands alliés pour apprendre à mener un entretien.

Avant d’externaliser votre processus de recrutement, votre cabinet comptable en ligne SBA vous recommande de leur poser 7 questions pour choisir la bonne agence de recrutement.

Demandez-leur conseil pour réviser vos questions d’entrevue ou encore procéder à des entrevues simulées pour améliorer vos compétences en entretien de recrutement.

Les recruteurs peuvent également vous aider à préserver la légalité d’un entretien. Par exemple, il est illégal de demander à une personne interrogée si elle envisage d’avoir des enfants. Un bon recruteur déconseillera de poser cette question.

Le déroulement de l’entretien d’embauche

Hé oui, bien des fois, ce ne sont pas les candidats qui redoutent le plus les entretiens… ce sont les chefs d’entreprise ! Les entrepreneurs sont confrontés à de nombreux challenges, et la partie Ressources Humaines est l’un d’eux.

Le processus d’embauche prend tellement de temps! Vous devez procéder à des entretiens, lire une multitude de curriculum vitae et passer au crible de nombreux candidats pour identifier le bon. Votre Expert-Comptable En Ligne SBA vous propose des solutions concrètes pour bien gérer cette 2e étape du  processus de recrutement : le face-à-face avec les candidats.

5. Réduire le stress du candidat

Ça y est, c’est l’heure du premier entretien. C’est vous qui allez guider ce moment. Pensez à mettre le candidat à l’aise.

En effet, les candidats trouvent les entretiens d’embauche stressants car ils sont confrontés à l’inconnu.

À quoi ressemblera mon recruteur ? Quel genre de questions va-t-il poser ? Comment puis-je intégrer cette réunion dans ma journée de travail ? Et bien sûr: quelle tenue convient-il de porter ?

Et lorsque les gens sont stressés, leurs performances ne sont pas aussi bonnes. Il est donc recommandé de prendre des mesures préventives pour faire baisser le taux de cortisol du candidat :

  • Informez les candidats à l’avance des sujets que vous souhaitez discuter afin qu’ils puissent se préparer.
  • Soyez prêt à rencontrer la personne à un moment qui lui convient.
  • Et expliquez le code vestimentaire de votre organisation.

Votre objectif est de les «mettre à l’aise» pour que votre interview soit productif et professionnel.

6. Impliquer d’autres personnes dans le processus de recrutement

Faites participer d’autres responsables dans le processus de l’entretien. Allouez une demi-heure ou plus si le temps le permet, pour que le demandeur puisse parler à chaque personne.

Par exemple, si vous êtes le responsable des ressources humaines, vous pouvez commencer l’entretien. Le suivant serait le responsable/chef potentiel du candidat, suivi par les principaux collaborateurs.

Pensez à fournir une copie du curriculum vitae des candidats à tous les intervieweurs et leur expliquer les principaux facteurs permettant de juger les candidats. Le fait d’avoir plusieurs recruteurs permet de fournir différentes perspectives sur les candidats.

Agir naturellement

7. Agir naturellement

Bien que la préparation de questions et d’autres informations relatives à un entretien d’embauche soit importante, ne menez pas vos entretiens mécaniquement au point de paraître robotique.

Détendez-vous et encouragez une conversation naturelle.

D’une part, rappelez-vous que la plupart des gens peuvent sentir si quelqu’un est un faux. D’autre part, un candidat s’exprimera mieux si l’entretien se déroule dans une atmosphère plus véridique.

8. Mettre le candidat en situation

Rien de mieux pour évaluer un candidat que de le mettre en situation.

Pensez à un petit scénario dans lequel vous pourrez tester ses réactions face à des problématiques concrètes.

Optez de préférence pour un scénario qui fera référence à des tâches ou des décisions qu’il pourrait être amené à prendre. Cela vous permettra d’évaluer ses réactions et de savoir si le candidat répond à vos critères et partage les mêmes valeurs que votre entreprise.

9. Laisser le candidat s’exprimer

Commencez par des questions vagues, du type : « racontez moi votre parcours ? » « Qu’est-ce qui vous amène jusqu’à notre entreprise ? »…

Ces questions permettent au candidat de s’exprimer et de prendre ses marques. De votre côté, cela vous permet d’analyser son esprit de synthèse, son élocution, sa façon de gérer le stress…

Ces questions vous donnent des éléments clefs pour dessiner les contours de la personnalité du candidat.

10. Donner au candidat une chance de poser des questions

Les candidats doivent avoir la possibilité de répondre à vos questions et de poser leurs propres questions afin de déterminer si le travail que vous proposez et votre entreprise peut leur convenir.

Répondre en toute confiance à toute question qui vous est posée signifie connaître tous les aspects du poste et pouvoir clarifier vos attentes, en plus d’indiquer les avantages de travailler pour votre entreprise.

Leurs questions peuvent également vous aider à déterminer si les candidats sont bien préparés pour l’entretien et s’intéressent réellement au poste.

La règle des 80/20 est une stratégie efficace: vous écoutez 80% du temps, et vous parlez 20%.

11. Vérifier les motivations du candidat

Pourquoi le candidat a-t-il répondu à votre offre d’emploi ? Quelles sont ses motivations ?

En posant la question aux potentielles recrues, vous pourrez évaluer leur enthousiasme, mais cela vous permettra également de confirmer qu’ils ont compris ce que votre entreprise attend d’eux.

Ne pas hésiter à demander des références

12. Ne pas hésiter à demander des références

Si malgré les questions posées au cours de l’entretien, il vous reste des doutes sur un candidat, vous pouvez demander à celui-ci de vous donner des références.

En contactant les anciennes entreprises dans lesquelles il a travaillé, vous pourrez éclaircir de nombreux points de doute et confirmer certaines informations données par le candidat lors de l’entretien d’embauche.

Attention, avant de vérifier des références, vous devez en avertir le candidat.

13. Donner une image positive de votre entreprise

Lors d’un entretien, l’un de vos rôles est de séduire le candidat.

Les meilleurs profils sont généralement chassés par plusieurs entreprises, il est donc capital de transmettre une image positive qui inspire confiance en votre entreprise, de leur présenter les différents avantages du poste et les possibilités d’évolution en interne.

Votre attitude durant l’entretien est un élément déterminant pour attirer le candidat qu’il vous faut, alors soyez à son écoute et répondez à ses doutes et questions.

Et gardez en tête qu’un bon recrutement est le fruit d’un engagement mutuel entre vous et le candidat.

14. Organiser un entretien comportemental

Un entretien comportemental est le meilleur outil dont vous disposez pour identifier les candidats qui présentent les traits de comportement et les caractéristiques que vous avez identifiées comme nécessaires pour l’emploi à pourvoir.

De plus, les questions posées en entretien comportemental permettent de comprendre de quelle façon un candidat a réagi face à telle ou telle situation dans le passé. Par exemple : comment vous avez tenu bon en mettant en place des décisions impopulaires, ou une problématique complexe.

Cela donne des clés pour comprendre les réactions du candidat et permet d’envisager, dans une certaine mesure, la manière dont il pourrait réagir à l’avenir dans le même genre de situation.

Dans les meilleurs entretiens comportementaux, le candidat ne s’aperçoit pas forcément du comportement que le recruteur vérifie. Il s’agit d’une bien meilleure façon de connaître votre candidat.

En plus des réponses verbales du candidat lors de l’entretien d’embauche, vous devriez également noter toutes ses interactions et son comportement non verbal.

15. Écouter et prendre des notes pendant l’entretien d’embauche

Poser de bonnes questions ne sert à rien si vous n’écoutez pas les réponses des candidats. Vous ne vous souviendrez pas de tout ce qu’un candidat a dit lors d’un entretien, alors prenez des notes.

Prenez des notes spécifiques si certains candidats démontrent des aptitudes supérieures en communication ou font preuve d’enthousiasme en répondant aux questions.

Selon Quintessential Careers, la communication est de loin la compétence professionnelle la plus recherchée par les employeurs, tandis que l’enthousiasme témoigne de l’intérêt du candidat pour le poste.

Jugez les candidats en utilisant un système de notation pour leurs réponses: 1 à 5 pour chaque réponse, 5 étant le score le plus élevé. Ajoutez les scores cumulés après chaque entretien.

16. Conseils pour les entretiens d’embauche en visioconférence

Grâce à l’utilisation d’outils de type Skype, les recruteurs peuvent désormais interroger un candidat à l’autre bout du pays ou du monde.

Pensez à vérifier les éléments suivants au préalable pour réussir un entretien d’embauche à distance :

  • Trouvez un endroit tranquille, privé et bien éclairé, où vous ne serez pas interrompu.
  • Assurez-vous que votre connexion internet est stable.
  • Vérifiez que le son et le micro de votre ordinateur fonctionnent.
  • Testez la webcam de votre ordinateur.
  • Fermez tous les onglets et applications de navigateur web inutiles.
  • Ayez un stylo, un bloc-notes et une copie du CV du candidat sur votre bureau.
  • Placez votre téléphone en mode silencieux.

Les erreurs à éviter pendant l’entretien

Les erreurs à éviter pendant l’entretien de recrutement

17. Mal gérer son temps

Un entretien d’embauche dure généralement entre 45 minutes et 1 heure. C’est à vous de guider le déroulement de l’entretien, donc préparez une liste précise des différents points que vous devez aborder avec le candidat, laissez-le s’exprimer tout en tentant de contrôler les candidats un peu trop bavards.

Pour garder la maîtrise de l’entretien, vous pouvez établir un “guide d’entretien” dans lequel vous allez répertorier aussi bien les points capitaux des CV que les informations que vous souhaitez donner aux candidats sur le poste et l’atmosphère de votre entreprise. Avant de clôturer l’entretien, n’oubliez pas de demander aux interviewés s’ils ont des questions.

18. Poser des questions illégales

Gardez en tête qu’il y a certaines questions que vous ne devez et ne pouvez pas poser au candidat.

Le Code du Travail précise que les informations demandées ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier la capacité des futures recrues à occuper l’emploi proposé.

Concrètement, cela signifie que vous ne pouvez pas demander d’informations aux candidats sur leur vie privée (célibataire, marié…), leur santé, leur religion, les idées politiques, leur appartenance à un syndicat ou encore leur orientation sexuelle.

Si un candidat estime être victime d’une discrimination lors d’un entretien d’embauche, il peut saisir le Conseil des prud’hommes ou encore porter plainte auprès du procureur de la République, de l’inspection du travail ainsi qu’au Défenseur des droits et à la Cnil.

Par ailleurs, sachez que si vous comptez faire passer des tests d’aptitude ou de personnalité à vos candidats, vous devez les avoir prévenus avant l’entretien.

19. Monopoliser la parole pendant l’entretien de recrutement

Prenez garde à ne pas monopoliser la parole au cours de l’entretien d’embauche.

Bien que le candidat ait besoin d’informations de votre part concernant le poste et l’entreprise, il doit également avoir la possibilité de présenter lui-même ses qualifications et de démontrer en quoi elles constituent des arguments pour le poste à pourvoir.

Le ratio de parole devrait être de 80% du candidat et 20% du recruteur.

20. Se laisser influencer par ses préjugés

Nous sommes tous sujets aux préjugés et ils peuvent nous faire prendre de mauvaises décisions. Voici comment y remédier dans votre processus de recrutement :

  • Identifiez vos propres préjugés. Malgré de bonnes intentions, des préjugés peuvent nuire à votre processus d’embauche (préjugés raciaux, religieux ou sexuels).
  • Demandez-vous si certaines caractéristiques affectent réellement les performances professionnelles du candidat.
    Par exemple, la tenue vestimentaire des candidats peut intéresser les directeurs commerciaux, mais pas tellement des développeurs.
  • Ralentissez votre prise de décision. Les recruteurs prennent souvent une décision hâtive concernant un candidat au cours d’un entretien d’embauche. Prenez votre temps et consultez ensuite vos notes pour vous faire une opinion sur les candidats.
  • Concentrez-vous sur les caractéristiques liées à l’emploi. Si vous souhaitez évaluer des compétences, utilisez des tests. Demander à quelle école ils ont fait leur apprentissage n’est peut-être pas aussi démonstratif de leurs compétences.
  • Résistez à l’embauche à votre propre image. Les recruteurs finissent souvent par embaucher des «mini-moi» représentant des candidats au profil relativement proche du leur. Rappelez-vous que ce n’est pas dans l’intérêt de votre entreprise.

les aides à l’embauche et les formalités

Une fois que vous avez trouvé la perle rare, vérifiez bien toutes les aides à l’embauche et les formalités préalables afin d’être dans les règles.

Pensez également à vous protéger avec un encadrement juridique adéquat. En particulier faites attention à rédiger un contrat de travail dans les règles de l’art, afin de définir clairement les termes de base de la relation employé-employeur et préciser les clauses de confidentialité.

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