Les règles à suivre pour bien mener un entretien d’embauche

Votre entreprise se développe avec succès et bientôt vous allez recruter votre premier salarié. Vous avez attiré de bons candidats grâce à une offre d’emploi bien rédigée et super efficace, vous avez programmé plusieurs entretiens avec des candidats dont les profils vous semblent parfaits pour le poste à pourvoir.

Comment trouver la perle rare et éviter une erreur de casting pénible?

Quelles questions faut-il poser pour ne pas passer à côté d’une info importante ? Quels sont les pièges à éviter lorsqu’on fait passer un entretien d’embauche ?

Pour vous accompagner dans cette étape déterminante, votre Expert Comptable en Ligne SmallBusinessAct a listé pour vous 20 règles à suivre pour réussir votre premier recrutement et bien mener un entretien d’embauche.

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Recruteurs, préparez l’entretien d’embauche

1. Bien définir le poste à pourvoir

Avant de vous lancer dans une procédure de recrutement, réfléchissez bien au poste que vous souhaitez créer.

Définissez les contours du poste :

  • Quelles seront les tâches de la nouvelle recrue ?
  • Ses responsabilités ?
  • Recherchez-vous un profil junior / sénior ?

Cela vous permettra de cerner le profil type de votre futur collaborateur et vous aidera à faire le tri entre les différentes candidatures reçues.

Et surtout, plus vous déterminerez précisément les limites du poste à créer, plus vous attirerez des CV qualifiés et motivés.

Au moment de faire passer l’entretien d’embauche, rappelez bien les tâches essentielles de la fonction et vérifiez-les point par point.

2. Filtrer les CV

Vous avez reçu plusieurs dizaines de candidatures, maintenant triez-les de manière à ne garder que les plus pertinentes.

En effet, pas la peine de recevoir autant de candidats en entretien : vous gaspilleriez votre temps et perdriez de vue vos critères de recherche.

Pour faciliter l’analyse des CV, dressez une liste de critères de sélection que vous jugez indispensables pour le poste et hiérarchisez-les. Puis « scannez » les CV en fonction de cette grille de lecture.

Enfin, classez les profils en 3 catégories :

  • Les candidatures qui conviennent tout-à-fait,
  • Les candidatures qui sont à peu près ciblées,
  • Les candidatures qui ne conviennent pas du tout.

Et bien entendu, voyez en priorité les candidats de la première catégorie.

3. Préparer des questions pertinentes

Une grande partie de votre travail préparatoire consiste à décider quelles questions poser aux candidats. En posant des questions pertinentes aux candidats et en analysant leurs réponses, vous êtes certain d’obtenir de précieuses informations pour les évaluer.

Recruteur, quelles sont les questions les plus pertinentes à poser en entretien d’embauche ?

Concentrez-vous sur des sujets comportementaux et situationnels. Voici quelques exemples de questions :

  • Pourquoi avez-vous quitté votre poste précédent ?
  • Que savez-vous sur notre activité ?
  • Pourquoi devrions-nous vous embaucher ?
  • Qu’est-ce qui vous motive pour ce poste ?
  • Vous considérez-vous comme quelqu’un qui réussit ?
  • Quels sont vos points forts ?
  • Que pensent vos collègues de vous?
  • Que disait de vous votre supérieur hiérarchique ?
  • Savez-vous travailler sous pression ?
  • Êtes-vous prêt à faire passer les intérêts de l’entreprise avant les vôtres ?
  • Comment motiveriez-vous un collaborateur qui connaît une baisse de moral ?
  • Comment géreriez vous un client mécontent ?
  • Où vous voyez-vous dans cinq ans ?
  • Qu’attendez-vous de ce poste ?
  • Pourquoi pensez-vous réussir à ce poste ?

Développez vos questions à partir des critères d’embauche qui méritent le plus d’attention. Ces questions vous permettront de :

  • Faire connaissance avec le candidat,
  • Évaluer les connaissances et le niveau de compréhension des candidats,
  • Évaluer l’adéquation des candidats,
  • Évaluer les intentions des candidats.

Trouvez des solutions de rechange aux questions clichées pour éviter les réponses pré-enregistrées.

Recruteur, essayez de mémoriser vos questions à poser pendant l’entretien d’embauche, sinon préparez une fiche concise à placer devant vous.

En effet, s’il est utile d’avoir une liste de questions sous vos yeux pendant le face-à-face, veillez à maintenir un contact visuel avec le candidat lors de la conversation.

4. Demander conseil à des professionnels

L’embauche n’est pas nécessairement un chemin solitaire. Les cabinets de recrutement peuvent être de grands alliés pour apprendre à mener un entretien d’embauche.

Si vous décidez d’externaliser votre processus de recrutement, pensez à consulter les conseils de votre Expert-Comptables en Ligne pour choisir la bonne agence de recrutement.

Demandez-leur conseil pour réviser vos questions ou procéder à des simulations pour améliorer votre conduite d’entretien d’embauche.

Des recruteurs professionnels pourront également vous aider à préserver la légalité d’un entretien. Par exemple, il est illégal de demander à une personne interrogée si elle envisage d’avoir des enfants. Un bon recruteur déconseillera de poser cette question.

Bien conduire un entretien d’embauche

Hé oui, bien des fois, ce ne sont pas les candidats qui redoutent le plus les entretiens… ce sont les chefs d’entreprise !

Les entrepreneurs sont confrontés à de multiples défis et le volet Ressources Humaines est l’un d’eux.

Embaucher ne serait-ce qu’un seul collaborateur prend tellement de temps!

Vous devez parcourir des centaines de curriculum vitae et procéder à de nombreux entretiens pour identifier la perle rare.

Votre Cabinet Comptable en Ligne SBA vous propose des solutions concrètes pour bien gérer l’étape capitale du processus de recrutement, le face-à-face avec les candidats.

5. Réduisez le stress du candidat et détendez-vous

Ça y est, c’est l’heure de mener l’entretien d’embauche. C’est vous qui allez guider ce moment.

Pensez à mettre le candidat à l’aise.

Les candidats trouvent les entretiens stressants car ils sont confrontés à l’inconnu :

  • À quoi ressemblera mon recruteur ?
  • Quel genre de questions va-t-il poser ?
  • Comment puis-je intégrer cette réunion dans ma journée de travail ?
  • Et bien sûr : quelle tenue convient-il de porter ?

Bien que la phase préparatoire soit importante, ne menez pas vos entretiens d’embauche mécaniquement au point de paraître robotique.

Détendez-vous et encouragez une conversation naturelle : gardez en tête que la plupart des gens peuvent sentir si quelqu’un est un faux.

Par ailleurs, en situation stressante, nos performances sont moins bonnes. Un candidat s’exprimera mieux si vous conduisez l’entretien d’embauche dans une atmosphère plus détendue.

Afin de baisser le taux de stress du candidat :

  • Informez-le à l’avance des sujets que vous souhaitez discuter afin qu’il puisse se préparer.
  • Soyez prêt à le rencontrer à un moment qui lui convient.
  • Et précisez le code vestimentaire de votre entreprise.

Votre objectif est de le mettre à l’aise pour que l’entretien soit productif et professionnel.

6. Impliquer d’autres personnes dans le processus de recrutement

Impliquez d’autres managers dans le processus de recrutement.

Par exemple, si vous gérez les Ressources humaines, vous pouvez conduire l’entretien d’embauche dans un premier temps. Le suivant serait le responsable potentiel du candidat, puis l’un des principaux collaborateurs.

  • Pensez à apporter une copie des curriculum vitae à tous les intervieweurs.
  • Expliquez-leur les critères essentiels de pertinence des profils par rapport au poste à pourvoir.
  • Allouez le temps nécessaire au candidat pour qu’il puisse échanger avec chaque personne.

Le fait de réunir plusieurs recruteurs offre différentes perspectives sur les candidats.

Mettre le candidat en situation pour évaluer ses réflexes et ses compétences

7. Refrénez vos idées reçues

L’objectif de chaque recruteur est de sélectionner les meilleurs employés possible.

Cependant, nos décisions en matière de recrutement peuvent être (et sont souvent) influencées par nos préjugés et stéréotypes inconscients.

Ces préjugés sont difficiles à déceler. Ils entraînent des déséquilibres dans le process de recrutement, qui se traduit par une uniformité du milieu de travail plutôt que par la diversité. Cependant :

Voilà qui devrait vous convaincre de combattre vos préjugés inconscients à l’embauche !

Et pour preuve, selon le cabinet de conseil McKinsey :

  • les entreprises paritaires sont 15 % plus susceptibles de surpasser les autres,
  • les entreprises diversifiées sur le plan ethnique ont 35 % de chances de plus de devancer celles qui ne le sont pas.

Au moment de conduire un entretien d’embauche, remettez toujours en question votre propre jugement et prenez conscience de vos idées reçues.  

Et pourquoi ne pas passer par une plateforme spécialisée telle que diversifiezvostalents.com, dont le but est de faire ressortir les aptitudes des candidats en gommant les aspects potentiellement source de discrimination.

8. Mettre le candidat en situation

Rien de mieux pour évaluer un candidat que de le mettre en situation.

Pensez à un petit scénario dans lequel vous pourrez tester ses réactions face à des problématiques concrètes.

Optez pour un cas pratique portant sur des tâches et décisions qu’il pourrait être amené à prendre.

Une mise en situation vous permettra :

  • d’évaluer les réactions du candidat,
  • de savoir si le candidat répond à vos critères,
  • de vérifier qu’il partage les valeurs essentielles de votre entreprise.

9. Laisser le candidat s’exprimer

Commencez par poser des questions ouvertes, par exemple :

  • Racontez-moi votre parcours
  • Que venez-vous chercher chez nous ?

Ces questions donnent au candidat l’occasion de s’exprimer librement et prendre ses marques.

De votre côté, vous évaluez son esprit de synthèse, son élocution, sa façon de gérer le stress…

Ces questions vous donnent des éléments clefs pour dessiner les contours de la personnalité du candidat.

10. Donner au candidat une chance de poser des questions

Au moment de faire passer un entretien d’embauche, vous devez laisser au candidat la possibilité de poser ses propres questions. Ainsi il sera en mesure de déterminer si le poste lui convient.

Afin de répondre à toutes ses interrogations, assurez-vous de :

  • Connaître tous les aspects du poste,
  • Clarifier vos attentes,
  • Indiquer les avantages de travailler pour votre entreprise.

Ces questions vous aideront à vérifier que le candidat est bien préparé pour l’entretien d’embauche et qu’il s’intéresse véritablement au poste.

La règle des 80/20 est une stratégie efficace en entretien : vous écoutez 80% du temps, et vous parlez 20%.

11. Vérifier les motivations du candidat

Pourquoi le candidat a-t-il répondu à votre offre d’emploi ?

Quelles sont ses motivations ?

En posant ces questions aux potentielles recrues, vous évaluerez leur enthousiasme et confirmer qu’ils ont bien compris ce que votre entreprise attend d’eux.

12. Ne pas hésiter à demander des références

Malgré les questions posées au cours de l’entretien d’embauche, des doutes subsistent sur un candidat ?

Demandez à celui-ci de vous fournir des références.

En contactant les dernières entreprises dans lesquelles il a travaillé, vous pourrez éclaircir les incertitudes et confirmer la véracité des informations données par le candidat.

Attention : aucune information concernant personnellement un candidat ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance (art. L1221-9 du Code du Travail).

En effet, avant de vérifier les références d’un candidat, vous avez l’obligation de lui demander son autorisation.

Utilisez une autorisation écrite, ainsi vous serez certain d’être protégé vis-à-vis de la loi.

Vous pouvez trouver sur le web des modèles de formulaires de consentement pour prise de références à faire signer par le candidat.  

13. Donner une image positive de votre entreprise

Mener un entretien de recrutement, c’est aussi séduire un candidat. Les meilleurs profils sont généralement chassés par plusieurs entreprises.

Donc transmettez une image positive qui inspire confiance en votre entreprise. Présentez les avantages du poste, les possibilités d’évolution.

Votre attitude durant l’entretien est un facteur déterminant pour séduire le candidat qu’il vous faut.

Soyez à son écoute, répondez à ses doutes et questions. Et gardez en tête qu’un recrutement réussi est le fruit d’un engagement mutuel entre vous et le candidat.

14. Organiser un entretien comportemental

Un entretien comportemental consiste à poser une question ouverte invitant le candidat à décrire de manière concrète une situation critique à laquelle il a dû faire face.

Faire passer un entretien comportemental permet de comprendre de quelle façon un candidat a réagi face à telle ou telle circonstance dans le passé.

C’est un excellent outil pour vérifier si la personne présente l’attitude nécessaire pour le poste à pourvoir.

Exemples de question comportementale :

  • Comment avez-vous tenu bon en mettant en place telle décision impopulaire?
  • Comment avez-vous fait face à telle problématique complexe?

Dans les meilleurs entretiens comportementaux, le candidat ne s’aperçoit pas forcément le type d’attitude que le recruteur examine.

Observez également la gestuelle et la manière d’interagir du candidat. Voilà un moyen efficace de connaître une personne et ses réactions.

15. Écouter et prendre des notes pendant l’entretien d’embauche

Inutile de poser de bonnes questions en entretien d’embauche si vous n’écoutez pas les réponses des candidats.

Vous ne vous souviendrez pas de tout ce qu’un candidat a dit lorsque vous menez un entretien de recrutement, donc prenez des notes.

En particulier si certains candidats démontrent des aptitudes supérieures en matière de communication ou font preuve d’enthousiasme en répondant aux questions.

Réussir l’entretien d’embauche et choisir le bon candidat

16. Checklist pour entretiens d’embauche en visioconférence

Grâce à l’utilisation d’outils de type Skype, les entrepreneurs peuvent désormais recruter un candidat à l’autre bout de la planète.

Avant de faire passer un entretien d’embauche à distance, examinez cette checklist :

  • Trouvez un endroit tranquille, privé et bien éclairé, où vous ne serez pas interrompu.
  • Assurez-vous que votre connexion internet est stable.
  • Vérifiez que le son et le micro fonctionnent.
  • Testez la webcam de votre ordinateur.
  • Fermez tous les onglets et applications de navigateur web inutiles.
  • Ayez un stylo, un bloc-notes et une copie du CV du candidat sur votre bureau.
  • Placez votre téléphone en mode silencieux.

Les erreurs à éviter pendant l’entretien de recrutement

17. Mal gérer son temps

Conduire un entretien d’embauche prend généralement 45 minutes à 1 heure.

C’est à vous de veiller au bon déroulement de l’entretien, donc préparez une liste précise des points à aborder avec le candidat, laissez-le s’exprimer tout en tentant de contrôler les candidats un peu trop bavards.

Pensez à établir un guide d’entretien dans lequel vous allez répertorier les étapes de votre processus de recrutement :

  • les données les plus importantes sur les CV,
  • les informations que vous souhaitez donner aux candidats sur le poste,
  • l’atmosphère de votre entreprise…

Avant de clore l’entretien, n’oubliez pas de demander aux interviewés s’ils ont des questions.

18. Poser des questions illégales

Gardez en tête que certaine questions ne doivent pas et ne peuvent pas être posées au candidat.

Le Code du Travail précise que les informations demandées ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier la capacité des futures recrues à occuper l’emploi proposé (article L1221-6).

Concrètement, pour mener un entretien d’embauche conforme à la loi, vous ne pouvez pas vous renseigner sur :

  • la vie privée (célibataire, marié…),
  • la santé,
  • la religion,
  • les idées politiques,
  • l’appartenance à un syndicat,
  • l’orientation sexuelle…

Si un candidat estime être victime d’une discrimination à l’embauche, il peut saisir le Conseil des prud’hommes ou encore porter plainte auprès du procureur de la République, de l’inspection du travail ainsi qu’au Défenseur des droits et à la Cnil.

Par ailleurs, sachez que si vous comptez faire passer des tests d’aptitude ou de personnalité à vos candidats, vous devez les avoir prévenus avant l’entretien.

19. Monopoliser la parole pendant l’entretien de recrutement

Prenez garde à ne pas monopoliser la parole au cours de l’entretien d’embauche.

Le candidat a besoin d’informations de votre part concernant l’emploi et l’entreprise.

Mais il doit aussi pouvoir présenter lui-même ses qualifications et démontrer en quoi elles constituent des arguments pour le poste.

Le ratio de parole devrait donc être : 80% le candidat, 20% le recruteur.

20. Se laisser influencer par ses préjugés

Nous sommes tous influencés par nos réflexes inconscients, et ils peuvent nous faire prendre de mauvaises décisions.

Voici quelques conseils pour conduire un entretien d’embauche non discriminatoire :

  • Identifiez vos propres préjugés : malgré les meilleures intentions, les préjugés peuvent nuire à votre processus d’embauche (a priori sociaux, ethniques, religieux…).
  • Demandez-vous quelles caractéristiques affectent réellement les performances professionnelles du candidat.
    Par exemple, la tenue vestimentaire des candidats peut intéresser les directeurs commerciaux, mais pas tellement les développeurs.
  • Ralentissez votre prise de décision : les recruteurs prennent souvent des décisions un peu rapides concernant un candidat. Prenez votre temps et consultez ensuite vos notes pour vous forger une opinion sur les candidats.
  • Concentrez-vous sur les caractéristiques liées à l’emploi. Si vous souhaitez évaluer des compétences, utilisez des tests concrets. Savoir dans quelle université ils ont obtenu leur diplôme ne vous renseigne pas forcément en terme de compétences.
  • Résistez à l’embauche à votre propre image : nous finissons souvent par embaucher des « mini-moi » au profil proche du nôtre. Rappelez-vous que ce n’est pas dans l’intérêt de votre entreprise.

Une fois que vous avez trouvé la perle rare, vérifiez bien toutes les aides à l’embauche et les formalités préalables afin d’être conforme à la loi.

Pensez également à vous protéger avec un cadre juridique adéquat. En particulier, faites attention à rédiger un contrat de travail dans les règles de l’art, afin de définir clairement les termes de base de la relation employé-employeur.

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