Entrepreneur 8 erreurs juridiques, vous regretterez de ne pas les connaître

Entrepreneur 8 erreurs juridiques, vous regretterez de ne pas les connaître

 

Quand vous lancez ou développez votre propre business, il y a tellement de choses à faire! Et on est souvent tenté de se concentrer sur ce qu’on aime faire ou pour lequel on est doué – et d’ignorer le reste.

Mais il y a quelques aspects qu’un dirigeant ne doit pas ignorer ou laisser traîner, et le volet juridique en fait partie. Même si ce ne sont pas les aspects les plus importants à l’instant T … si vous voulez éviter des problèmes qui pourraient vous coûter cher plus tard, vous devez y attacher de l’attention dès les débuts.

Quelles sont les erreurs juridiques les plus fréquemment commises par les entrepreneurs?

Chez SmallBusinessAct, cabinet de comptabilité online inscrit à l’Ordre des Experts-comptables, nous accompagnons les entrepreneurs au quotidien pour leur permettre de développer leur activité en toute sérénité.

Aujourd’hui, notre équipe partage avec vous les 8 erreurs juridiques à éviter de toute urgence.

1. Ne pas avoir les bons conseils au bon moment

Bon nombre d’entrepreneurs sont rebutés par l’administratif et ont tendance à passer trop peu de temps sur leur juridique. Ou à se tromper par méconnaissance. L’une des plus grandes préoccupations des entrepreneurs concerne l’environnement légal, fiscal et administratif souvent complexe auquel ils sont confrontés. 

Les dirigeants de TPE PME ont un important besoin en conseils fiscaux et financiers :

  • Ces services sont généralement peu abordables pour leurs budgets dans les cabinets traditionnels.
  • Se payer les services d’un bon expert-comptable est peut-être une dépense moins importante que ce que vous pensez : en faisant appel à des compétences que vous n’avez pas, vous allez faire des économies.
  • Choisissez vos conseillers soigneusement, car ils doivent vraiment comprendre vos besoins et votre contexte (activité, secteur, spécificités). Ils doivent être présents pour accompagner votre développement et vous conseiller les meilleures stratégies.

SmallBusinessAct offre à ses clients tout le savoir-faire de Business Coachs expérimentés pour répondre à toutes leurs questions! Résultat :

  • des réponses aux questions : fiscalité, juridique, compta, gestion…
  • un interlocuteur accessible
  • un pilotage facilité pour l’entrepreneur

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2. Un pacte d’actionnaires ou d’associés dès le départ

Au démarrage de votre projet, tout va toujours bien entre associés. Cependant, des conflits peuvent surgir lorsque les visions diffèrent (surtout quand il s’agit de membres de la même famille) ou qu’un fondateur veut vendre et l’autre ne le fait pas.

Il est essentiel de se mettre d’accord avec vos cofondateurs par un pacte d’actionnaires ou d’associés.

Comment rédiger votre pacte d’associés ?

Les termes clés de votre pacte devraient couvrir:

  • Les rôles et responsabilités de chaque fondateur.
  • La procédure dans le cas où l’un des fondateurs s’en va, afin de simplifier ce type de situation et éviter les conflits.
  • Les cas de cession, fusion, acquisition, et investissements importants dans l’entreprise.
  • Les conditions d’entrée de nouveaux associés/actionnaires.
  • La procédure au cas où un fondateur ne respecte pas ses engagements.
  • La façon de résoudre un conflit éventuel entre vous et vos associés.

Bien choisir ses associés

Choisissez avec soin les personnes dont vous vous entourez. 

Cela peut paraître évident, mais l’honnêteté est probablement le critère le plus important. Pour que la relation avec vos associés et vos investisseurs soit durable et profitable pour l’entreprise, choisissiez quelqu’un de confiance aussi bien sur le plan professionnel que sur le plan personnel.

Pour éviter les mauvaises surprises, SmallBusinessAct vous conseille de vous assurer, avant de signer votre pacte d’associés, que vous avez des visions similaires du développement de l’activité, que votre associé est quelqu’un avec qui vous soyez à l’aise pour communiquer en toute transparence…

Il peut se révéler pertinent de collaborer avec quelqu’un avec qui vous avez déjà travaillé et avec qui vous savez que vos habitudes de travail sont compatibles.

3. L’entreprise, une entité limitée

Ne pas considérer l’entreprise comme étant une entité limitée vous met en danger. Ne pas protéger ses apports ni mettre de limites à ses responsabilités peut représenter un grand risque pour vos biens personnels.

Par exemple, si vous exercez en tant qu’entrepreneur individuel, vous devez savoir que les biens personnels et professionnels de l’entrepreneur sont fiscalement et juridiquement confondus.

En cas de difficultés financières ou de faillite, l’entrepreneur est donc responsable d’éventuelles dettes de manière illimitée. Même ses biens propres sont sujets à saisie et peuvent être engagés pour rembourser les créanciers.

4. Des documents juridiques fiables

Ne pas avoir de documents juridiques fiables ou des contrats clients en votre faveur.

Ces documents sont là pour encadrer vos responsabilités d’entrepreneur, vos relations à vos associés, à vos investisseurs…

A mesure que vous vous développez, ces documents doivent être mis à jour en fonction de l’évolution de votre entreprise.

Un manque de documentation contractuelle au début de votre projet pourrait vous créer des problèmes. Par exemple, si vous ne disposez pas de clauses de confidentialité ni de clauses restrictives, vous mettez en danger votre entreprise.

  • Faire appel à un conseiller juridique

Idéalement, discutez de la façon dont vous souhaitez configurer votre entreprise avec un conseiller avisé avant même de lancer votre projet.

Par exemple, pour toutes vos démarches juridiques, assurez-vous que vos documents soient faits dans les règles de l’art. Bon nombre d’entrepreneurs sont rebutés par l’administratif et ont tendance à passer trop peu de temps sur le juridique.

Au moment de la création, vos statuts, par exemple, doivent prévoir la croissance de votre structure en terme de taille, de modalités de gestion ou encore d’objet social.

Vous seriez étonné de savoir combien d’entreprises font des erreurs à ce stade. Ce type de soucis prend par la suite beaucoup de temps pour être réglé et peut retarder vos projets.

  • Des contrats correctement rédigés

Utilisez des contrats correctement rédigés entre vous et vos clients. Cela peut sembler évident, mais si vous avez utilisé un modèle de contrat inapproprié ou que votre contrat est périmé, cela peut causer d’énormes problèmes à mesure que vous développez votre projet.

Un bon contrat contient, au minimum, les informations suivantes :

  • Les détails sur vos produits ou prestations.
  • Comment vos services ou produits sont fournis.
  • Les responsabilités de chacun, et les garanties.
  • Les droits d’annulation, de remboursement et de retour, si les produits peuvent être vendus.
  • Qui possède d’éventuels droits de propriété intellectuelle et comment ils doivent être utilisés.
  • Les conditions de paiement et les modalités de recouvrement de créances.
  • Comment les différends peuvent être résolus.

5. Le contrat de travail 

Tous les employés doivent avoir un énoncé de leurs conditions de travail dans les 2 mois suivants leurs prise de poste, ce qui définit les termes de base de la relation employé-employeur.

Que doit contenir un contrat de travail ?

Assurez-vous d’un encadrement juridique adéquat  :

  • Vos contrats de travail doivent contenir les détails des conditions de protection de propriété intellectuelle, d’éventuelles clauses restrictives, garanties et toutes dispositions relatives à la confidentialité.
  • Pensez à sécuriser de façon adéquate la période d’essai des nouveaux employés et assurez-vous qu’ils soient bien encadrés.
  • Les clauses de non-concurrence sont importantes.
  • Le cadre disciplinaire doit évoluer au fur et à mesure que vous développez votre entreprise et que vous recrutez des salariés. N’hésitez pas à créer un règlement intérieur et un manuel de procédures pour le personnel.

Quelles sont les clauses obligatoires du contrat de travail ?

Pour être valable, un contrat de travail doit comporter un certain nombre de clauses obligatoires parmi lesquelles :

  • L’identité complète de l’employeur et du futur salarié (nom, prénom, dénomination sociale.., pensez à indiquer le numéro URSAFF, SIRET pour l’employeur, numéro de Sécurité sociale pour le salarié).
  • La date de démarrage de l’activité et si vous le souhaitez, la période d’essai. Si vous oubliez d’indiquer la période d’essai, votre futur salarié sera dés son premier jour considéré comme engagé définitivement ou pour la période déterminée en cas de CDD. La loi stipule que la période d’essai varie entre 2 et 4 mois renouvelables une fois, en fonction du poste de votre salarié, pour les contrats en CDI et 1 mois pour les CDD.
  • La nature du contrat (c’est-à-dire CDI ou CDD). Dans le cas où vous embauchez un salarié en CDD, vous devez mentionner le motif de la durée limitée. Attention dans ce cas, vous ne pouvez invoquer que l’un des 5 motifs prévus par la loi (remplacement d’un salarié ou du dirigeant d’entreprise absent, accroissement temporaire d’activité, exécution de travaux temporaires par nature – emplois saisonniers, secteurs à usage constant, travaux de vendanges – ou remplacement d’un chef d’exploitation agricole ou d’entreprise, d’une aide familiale, d’un associé d’exploitation, ou de leur conjoint) auquel cas le contrat sera automatiquement classifié en CDI.
  • Le poste que le salarié, son lieu de travail et son temps de travail (temps complet, temps partiel). Dans le cas d’un temps partiel, les horaires de travail doivent être détaillés.
  • Le salaire de base et les différentes primes / bénéfices dont va bénéficier votre salarié.

Rédiger des clauses de non-divulgation et de confidentialité

Des irrégularités dans les clauses de confidentialité contractuelles peuvent causer des dommages importants si un employé quitte votre entreprise en détenant des informations confidentielles ou des détails précis sur vos projets d’innovations.

Si vous souhaitez mettre en sûreté les informations stratégiques liées à l’activité et au développement de votre entreprise vis-à-vis de vos équipes (mais c’est valable également pour les sous-traitants, les investisseurs ou tout autre tiers), vous devriez penser à avoir des clauses de confidentialité bien rédigées.

6. Des erreurs sur vos factures 

En cas de contrôle par l’administration fiscale, toute omission ou inexactitude constatée dans une facture peut donner lieu à l’application d’une amende de 15 euros sans que le montant total des amendes puisse excéder 25 % du montant total de la facture.

Chaque omission compte ! Chaque petite erreur sur chaque facture compte ! Cela peut atteindre des montants vertigineux.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

Les délais et échéances :

  • Date de livraison ou de fin de prestation de service
  • Date de vente ou prestation de service
  • Date de paiement
  • Pénalités applicables en cas de retard

Les marchandises et leurs prix :

  • Description du produit ou service vendu
  • Quantité de produits ou prestations vendus
  • Prix unitaire (HT) du produit vendu (avec des remises éventuelles et conditions)
  • Prix total à payer en TTC (en plus du montant en HT)

Les coordonnées :

  • Nom et coordonnées du client
  • Nom et coordonnées de l’entreprise (Le logo dans l’entête)
  • Raison sociale de l’entreprise, type de société et montant du capital social
  • Numéro SIREN et numéro RCS (registre du commerce et des sociétés)

7. La protection de la propriété intellectuelle

Ne pas prendre en compte la protection de la propriété intellectuelle peut vous causer d’importants préjudices. 

Si vous produisez des concepts, des logiciels ou encore des créations de natures artistiques, votre activité relève certainement du droit de la propriété intellectuelle : avez-vous pensé à les protéger ?

Enregistrer sa marque et ses créations peut avoir un coût élevé, en particulier si vous avez également des brevets à déposer.

Mais cela peut s’avérer beaucoup moins cher que dépenser votre argent pour lutter contre la contrefaçon ou de réenregistrer votre marque dans le cas où quelqu’un d’autre usurpe le nom de votre propre marque.

Voici quelques éléments que vous devez prendre en considération.

Qu’est ce qui peut être protégé ?

En France, les idées en tant que telles ne peuvent pas être protégées. Seules leurs applications peuvent, dans certains cas, faire l’objet d’une protection.

Concrètement, cela signifie que si vous avez une idée de service innovante, malheureusement il n’y a aucun organe vers lequel vous pouvez vous tourner pour déposer cette idée et garantir qu’une autre entreprise ne l’a mette en œuvre avant vous.

Par contre, si cette idée se matérialise par un produit nouveau ou d’un procédé innovant, alors vous pouvez vous tourner vers l’institut national de la propriété intellectuelle pour en garantir l’exclusivité.

L’INPI permet notamment de déposer les brevets et les noms commerciaux (nom de marque), les logos…

Après avoir démontré que vous êtes à l’origine du produit et que celui-ci est totalement nouveau, votre brevet vous donnera l’exclusivité sur le produit pendant 20 ans.

Pour les marques, la protection du nom de votre entreprise s’acquiert au moment de l’immatriculation de votre entreprise au Registre national du Commerce et des Sociétés, et doit être renouvelée tous les 10 ans.

Protéger les marques commerciales

Votre marque comprend votre logo, votre nom d’entreprise ou vos slogans.

Enregistrez toutes vos marques, afin d’être en mesure de dissuader d’autres personnes de l’utiliser sans votre accord.

Si quelqu’un venait à l’utiliser sans votre permission, cela vous permettrait d’avoir des recours et de prendre des mesures légales contre elles. Vous pourriez également récupérer les pertes subies.

Protéger les idées et les créations immatérielles

Il n’existe pas de protection juridique pour les idées qui n’ont pas de mise en œuvre matérielle. Lors du processus de création d’entreprise, vous serez donc dans l’obligation d’assurer vos arrières pour être certains de ne pas vous faire piquer votre concept.

Faute de pouvoir les protéger, l’INPI met toutefois à votre disposition un moyen de défendre vos idées : l’enveloppe Soleau. Ce document à déposer à l’INPI, vous permet de vous constituer une preuve de création et de donner une date à votre idée ou votre projet.

Cette solution ne vous assure pas la protection de votre idée. Mais en cas de litige, cette enveloppe vous servira pour prouver l’antériorité de votre concept.

Rédiger un accord de confidentialité

Si vous avez engagé une personne ou une entreprise pour créer tout ou partie de vos produits, il est essentiel que vous rédigiez au préalable un accord détaillé et protecteur.

Cela vous assure que le secret de vos idées sera gardé. L’idéal est de faire rédiger cet accord par un juriste ou un expert-comptable et de le faire signer à tous les collaborateurs et partenaires que vous démarchez (peu importe que vous signiez un contrat avec eux).

Afin de prévenir tout conflit et de bien clarifier les choses, cet accord devrait vous attribuer l’ensemble des droits de propriété lors du paiement et/ou de l’achèvement de la prestation, car ceux-ci ne se transfèrent pas automatiquement.

Il devrait également couvrir ce que ce tiers devrait faire à la fin de sa prestation, comme la confidentialité et l’incapacité d’utiliser l’objet de la propriété intellectuelle lui-même, à moins d’y être autorisé expressément.

8. Ne pas protéger vos finances et vos flux de trésorerie

Il est essentiel que vous protégiez vos finances et vos flux de trésorerie.

Voici les différents points à surveiller particulièrement :

  • Faites très attention lorsque vous donnez une garantie personnelle. Évitez de le faire si possible.
  • Vérifiez-bien la solvabilité de vos clients et assurez-vous que vos conditions de paiement sont bien respectées.
  • Essayez de trouver un compromis convenable avec vos fournisseurs concernant vos délais de paiement, et ayez des accords clairs et écrits.
  • Gérez vos flux de trésorerie sur une base mensuelle, voire hebdomadaire.
  • Choisissez différentes options de financement et options de placement.
  • Assurez-vous que vous maîtrisez tous les accords et contrats que vous signez.

Prenons l’exemple d’une clause de règlement : si une partie du paiement est en avance, et le reste à la fin, cela peut avoir des répercussions financières importantes. Or bien souvent, les gens signent des contrats sans avoir une vision concrète réelle sur les modalités pratiques d’exécution de ce contrat.

Prendre ces mesures dès le départ protège à la fois votre entreprise et vos intérêts personnels. L’argent que vous pouvez économiser en ayant le meilleur conseil fiscal et juridique possible vous permet de développer votre business en minimisant vos risques.

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