Entrepreneur : bien gérer le risque client

Entrepreneur : bien gérer le risque client

 

En France, le poste client d’une entreprise pèse en moyenne près de 30 % de l’actif du bilan, et une entreprise sur quatre connaît un état de difficultés économiques du à un retard de paiement.

La gestion du risque client, l’une des sources principales des problèmes de trésorerie des TPE PME, est donc un enjeu de taille.

La dégradation de vos délais de paiements clients peut entraîner une surchauffe de votre BFR et l’augmentation du risque d’insolvabilité. De plus, la conjoncture économique tendue fait augmenter les délais de paiements ainsi que le risque d’impayés.

Un grand nombre de TPE se laissent ainsi déborder par leurs impayés clients.

Alors, comment bien gérer son poste client pour éviter le risque de non-paiement ?

Pour l’entrepreneur, l’objectif n°1 est de diminuer l’impact des créances clients sur sa trésorerie en réduisant au maximum le délai entre la commande effective du client et la réception du règlement.

L’équipe SmallBusinessAct cabinet comptable en ligne vous dévoile les étapes indispensables pour éviter les pièges et faire face en cas d’impayés

1. Analyser le délai d’encaissement client

Pour bien se prémunir efficacement face au risque de non paiement, vous devrez identifier les délais d’encaissement de vos créances client et bien comprendre l’origine des dépassements.

Mais avant tout, précisons quelques notions.

1.1 Qu’est-ce qu’une créance client?

Créance client, définition :

  • Il s’agit de l’ensemble des sommes dues à une entreprise par ses clients.
  • On les comptabilise à partir du moment où les biens ou services ont été fournis au client et que la facture a été émise, mais pas encore payée.
  • La nécessité de gérer ses créances client vient du décalage de trésorerie qui se crée lorsque l’on accorde un délai de paiement à ses clients, mais que l’on règle ses fournisseurs plus rapidement.
  • A partir du moment où vous accordez un délai de paiement à vos clients, cela représente un risque, puisqu’ils peuvent faire le choix de privilégier leur propre trésorerie au détriment de la vôtre, en différant le règlement de vos factures.
  • Le risque de non-paiement est d’autant plus grand que les acomptes versés sont petits.
Bien gérer ses Créances clients - Définition

Bien gérer ses Créances clients – Définition

1.2 Déterminer ses délais d’encaissement réels

SmallBusinessAct vous conseille de faire un tableau de suivi de vos règlements clients, en compilant toutes vos échéances dans une matrice excel.

Par exemple, pour une bonne visibilité, vous pouvez récapituler dans un tableau excel :

  • les montants de chaque facture,
  • les acomptes perçus,
  • les dates de règlements prévues par le contrat,
  • les dates effectives de paiements,
  • le nombre de jours d’écart

Cette liste n’est pas exhaustive. Mais un tel suivi vous donne déjà une bonne idée de vos encours clients et d’éventuelles situations dysfonctionnelles.

1.3 Comprendre l’origine des dépassements des délais de paiements

Les causes de dépassements des délais de paiement sont multiples. Il peut s’agir entre autres:

  • D’un oubli de la part d’un client pas très organisé
  • D’une défaillance financière de l’entreprise (dans ce cas, intéressez-vous aux causes des difficultés financières, pour évaluer le risque de non-paiement que vous encourez)
  • D’une facture dont votre client conteste le paiement, en cas de désaccord sur les prestations fournies (problèmes de qualité, retards de livraison…)
  • D’un client de mauvaise foi, cela peut arriver.

Dans tous les cas, il est toujours préférable de chercher une solution à l’amiable en passant par une négociation commerciale, afin d’éviter un contentieux et une procédure judiciaire souvent longue et coûteuse.

Par exemple, vous pouvez proposer à votre client un paiement en échéances fractionnées.

Bien gérer ses Créances clients - délais d’encaissement réels

Bien gérer ses Créances clients – délais d’encaissement réels

2. La prévention du risque client

Se faire payer à temps est l’un des challenge de l’entrepreneur…

Pour éviter les risques d’impayés, votre comptable en ligne SmallBusinessAct vous recommande les actions les plus adaptées au TPE :

  • Commencer par de la prévention : vérifier par vous-même en amont la capacité de votre prospect à honorer ses engagements financiers,
  • Mettre en place des procédures strictes et des tableaux de suivi,
  • Appliquer une politique de relance client,
  • Surveiller votre trésorerie.

2.1 Enquêter sur votre client avant de signer un contrat

Pour minimiser le risque client, la première solution de prévention consiste à bien s’informer sur les entreprises avec lesquelles vous travaillez.

Lorsque vous vous apprêtez à signer une vente avec un nouveau client, vous devez arbitrer entre votre besoin commercial et votre sens financier.

Lors des négociations, essayez de récupérer le maximum d’informations concernant la situation financière de votre potentiel client.

Réalisez donc une petite enquête de solvabilité pour apprendre à connaître vos clients avant d’établir une relation commerciale.

Consultez des bases de données

Consultez des bases de données comme le Registre de commerce ou des organismes spécialisés en matière d’information commerciale.

Le site infogreffe met à disposition des fournisseurs un certain nombre d’informations qui vous permettront d’en savoir plus sur la stabilité financière de votre client.

  • Vous pouvez par exemple recevoir l’extrait de KBIS de son entreprise qui, en plus de vous donner les renseignements administratifs, vous indiquera si l’entreprise est en état de redressement judiciaire ou de liquidation de biens.
  • Vous pouvez également demander à consulter le registre des protêts d’une entreprise, pour savoir si votre client a des traites impayées ou des chèques sans provision.
  • Enfin, via Infogreffe, vous pouvez également consulter le registre des privilèges généraux pour savoir où en est votre potentiel client dans ses paiements à l’URSAFF et au Trésor public.

L’ensemble de ces informations doit vous permettre de déterminer le profil de votre client et peuvent vous permettre d’avancer dans la négociation commerciale.

Bien gérer ses Créances clients - Analysez la santé financière de l’entreprise

Bien gérer ses Créances clients – Analysez la santé financière de l’entreprise

Analysez la santé financière de l’entreprise à l’aide de ratios

Si à l’issue des recherches précédentes, un doute persiste sur la solvabilité de vos clients, vous pouvez consulter plusieurs indicateurs financiers pour aller plus loin dans vos investigations.

En vous procurant leur bilan comptable notamment, vous pourrez en savoir plus sur leur capacité d’autofinancement et calculer quelques indicateurs de performance qui finiront de vous rassurer (ou au contraire vous convaincre d’abandonner votre relation commerciale avec tel client).

En cas de doute, certains ratios d’endettement issus du bilan sont très utiles pour vous faire une idée sur le niveau de solvabilité de votre client :

  • Le ratio Gearing mesure le Taux d’endettement net. Ce ratio permet d’évaluer le niveau d’endettement d’une entreprise
Calcul du Taux d'endettement net

Calcul du Taux d’endettement net

Pour minimiser vos risques, le résultat doit être inférieur à 1. Plus le résultat est élevé, plus votre client est endetté.

  • Le ratio de Solvabilité générale. Ce ratio mesure la capacité d’une société à utiliser ses actifs pour régler ses dettes (le résultat doit être supérieur à 1).
Calcul du Ratio de solvabilité générale

Calcul du Ratio de solvabilité générale

Evidemment, le calcul d’un ratio n’a pas forcément de sens dans l’absolu, mais est plutôt un chiffre à comparer avec d’autres entreprises du même secteur, ou bien, pour une même société, d’un exercice à l’autre.

Il existe également des ratios :

  • Le Délai moyen de recouvrement

Vous pouvez également vous renseigner pour connaître le DSO et le DPO de votre client :

  • DSO (Days Sales Outstanding) : c’est le délai avec lequel votre client reçoit les paiements de ses propres clients. On l’appelle également Délai moyen de paiement client. Il se calcule de la manière suivante :
Calcul du DSO (Days Sales Outstanding)

Calcul du DSO (Days Sales Outstanding)

Si le DSO est proche de zéro, les clients payent rapidement.

Dans le cas contraire, le risque est plus grand car les clients mettent longtemps pour procéder au paiements de leurs échéances.

  • DPO (Days of Payables Outstanding) : c’est le délai moyen avec lequel votre client règle ses fournisseurs. Il peut se calculer comme suit :
Calcul du DPO (Days of Payables Outstanding)

Calcul du DPO (Days of Payables Outstanding)

 

Chez SmallBusinessAct, votre Business Coach calcule pour vous les indicateurs financiers dont vous avez besoin.

SmallBusinessAct met à votre disposition une solution de gestion tout en 1 comprenant un tableau de bord et un service de coaching par téléphone, chat ou mail, avec des experts en gestion d’entreprise.

Développez votre business, on s’occupe du reste!

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Bien gérer ses Créances clients - Sensibilisez vos équipes commerciales

Bien gérer ses Créances clients – Sensibilisez vos équipes commerciales

Sensibilisez vos équipes commerciales

En tant que gérant, il est aussi capital que vous sensibilisiez vos équipes commerciales à l’importance du poste client.

Une vente n’est finalisée que lorsqu’elle est payée, c’est pourquoi il est primordial que vos commerciaux soient également à l’affût de tous les signes qui pourrait laisser entrevoir un risque de non-paiement.

Éventuellement, pensez à responsabiliser vos commerciaux en basant leurs commissions sur les montants encaissés, et non sur les montants facturés. Cela peut encourager votre équipe à négocier des délais de paiement plus courts.

Mais soyez prudent :

  • L’inconvénient de cette solution, c’est que vos commerciaux risquent d’être sérieusement démotivés en cas de non paiement.
  • Cette base de calcul doit obligatoirement apparaître dans le contrat de travail de votre commercial (ou dans un avenant).

2.2 Déterminer et négocier ses délais de paiement

Le délai de paiement, qu’est-ce que c’est ?

Le délai de paiement d’une facture désigne le délai avec lequel vous souhaitez être payé par vos clients.

Ce délai doit être clairement inscrit sur la facture pour formaliser la transaction.

Le délai de paiement est appelé aussi termes de paiement ou conditions de paiement, et peut englober alors également le mode de règlement.

Rien ne vous empêche de négocier des délais de paiements plus courts avec vos clients pour réduire votre besoin de fonds de roulement.

Quel délai de paiement choisir?

Il existe 4 types principaux de délais de paiement :

  • Le paiement comptant, délai idéal… mais qu’on peut rarement se permettre d’exiger auprès de ses clients, surtout en BtoB.
  • Le paiement à réception de la facture : il implique un délai d’une semaine, temps d’acheminement de votre facture.
  • Le délai de paiement en jours calendaires (on l’appelle aussi paiement avec délai par défaut) : simple à évaluer, il se calcule à partir de la date d’émission de la facture.
    Exemple de délai par défaut : pour une note émise le 27 juillet 2016 avec un terme de paiement de “60 jours après émission de la facture”, le versement doit intervenir au plus tard dans un délai de 60 jours calendaires, soit le 25 septembre.
  • Le terme de paiement “X jours après émission de facture, fin de mois” (également appelé paiement avec délai négocié) : plus complexe, il prend en compte la date d’émission de la facture à laquelle vous ajoutez le nombre de jours indiqués dans le terme de paiement.  Le règlement doit intervenir à la fin du mois indiqué par ce calcul.
    Exemple de délai négocié : pour une facture datée du 27 juillet avec un délai de paiement “45 jours, fin de mois”, cela signifie que le versement du montant de la facture devra intervenir au plus tard le 30 septembre (27 juillet + 45 jours = 11 septembre => paiement à la fin du mois de septembre).

Comme vous pouvez le constater, les termes de paiement “X jours fin de mois” sont souvent trompeurs : la clause “paiement fin de mois” implique que vous recevrez réellement votre versement plus tard qu’avec un délai de paiement en jours calendaires.

Il est donc capital de bien vérifier vos termes de paiement et de faire le point sur votre trésorerie pour calculer la solution adaptée à vos besoins.

Pourquoi est il important de bien calculer ses termes de paiement ?

Vos termes de paiement vont définir le rythme auquel vos clients vont vous payer :

  • Plus ce délai est long, plus votre besoin en fond de roulement sera important.
  • A l’inverse, vos clients, lors de la négociation commerciale, vont probablement vous pousser à opter pour un délai le plus long possible. Il s’agit donc de trouver un compromis entre vos besoins de trésorerie et la volonté du votre partenaire commercial.

La négociation des termes de paiement doit être un élément à part entière de la discussion commerciale avec votre client. Chaque partenaire peut bénéficier de conditions de paiements spécifiques selon la nature de la relation et du projet que vous entretenez avec lui.

  • S’il s’agit d’un client avec lequel vous travaillez très régulièrement et pour lequel vous émettez des factures plusieurs fois par mois, il convient d’adopter le délai x jours, fin de mois. Plus simple comptablement, le client ne fera alors qu’un paiement mensuel groupé pour régler toutes les factures émises, ce qui minimise les risques de retard.
  • A l’inverse, si votre client est nouveau ou s’il s’agit d’une vente exceptionnelle, privilégiez le terme de paiement en jours calendaires.

2.3 Bien rédiger ses documents contractuels

Bien rédiger un devis

Le devis est la formalisation des négociations commerciales que vous avez tenues avec votre client. Il reprend différents éléments administratifs ainsi que le détail des prestations que vous allez réaliser, les conditions de paiement et le tarif.

S’il est accepté par le client, votre devis a valeur de contrat, c’est pourquoi il est capital de bien le rédiger et d’y faire apparaître toutes les mentions utiles.

Ce document est largement recommandé pour vous protéger en cas de litige.

Quelques conseils pour assurer vos arrières

Décrivez vos services avec des mots simples et précis pour qu’elles ne laissent aucune place au doute.

Formalisez bien toutes les questions de règlement, d’acomptes, de délais de paiement et n’hésitez pas à mentionner d’éventuelles pénalités de retard en cas de dépassements importants.

Une fois accepté par le client, vous ne pourrez plus revenir dessus.

Le devis est le document derrière lequel vous pouvez vous retrancher en cas de litige. Il est donc capital que la description de vos prestations soit faite de manière claire et précise pour enlever toutes ambiguïtés.

Bien gérer ses Créances clients - Bien rédiger ses documents contractuels

Bien gérer ses Créances clients – Bien rédiger ses documents contractuels

Bien rédiger une facture

Votre facture commerciale doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires.

Parmi celles-ci se trouvent les informations concernant les modalités et délais de paiement, ainsi que les pénalités à appliquer en cas de retard :

  • En règle générale, le délai de paiement d’une facture est de 30 jours à compter de la date de réception des produits ou de l’exécution de la prestation.
  • Sauf s’il est précisé dans le contrat que le délai peut aller au-delà des 30 jours, sans dépasser 60 jours à partir de la facturation (ou 45 jours fin de mois).

Élaborer un contrat de vente

Ce document a pour but d’apporter un cadre juridique clair à la transaction que vous avez négocié avec votre client.

Prenez le temps d’élaborer un contrat de vente qui vous protège correctement. Une fois la décision de vente actée, pour minimiser le risque crédit, il est capital d’imposer des conditions de vente fermes.

Le cabinet de comptabilité SmallBusinessAct vous conseille de rédiger dans votre contrat de vente :

  • Les détails d’identification des parties,
  • L’objet du contrat de vente, les détails concernant le produit ou service vendu, votre client,
  • Les obligations des deux parties,
  • Les détails concernant les termes de paiement. De plus, pensez à indiquer un taux de pénalité pour les retards de règlement. Ce taux d’intérêt correspond généralement au taux directeur semestriel de la Banque Centrale Européenne majoré de 10 points : soit 10,00 % (0,00 + 10) pour les pénalités dues à partir du 1er juillet 2016.
  • Des clauses pénales – pour dédommager le préjudice subi en cas d’impayé – ou une déchéance du terme de paiement qui vous autorise, en cas de livraisons multiples dont une des factures est impayée, à demander l’intégralité des sommes dues, même celles non échues, si le client ne s’acquitte pas de la première facture.

2.4 Surveiller sa trésorerie

Gardez un œil sur vos vos flux financiers, qu’il s’agisse de créances clients ou d’encours auprès de vos fournisseurs :

– vos opérations d’encaissements et décaissements réalisés, d’une part,

– vos créances et dettes engagées mais pas encore payées, d’autre part.

De cette manière, vous mesurez votre marge de manoeuvre exacte et vous savez où vous mettez les pieds.

Une bonne vision d’ensemble permet au chef d’entreprise d’anticiper les financements nécessaires, les relances à effectuer, les délais à négocier…

Une bonne maîtrise de votre cash garantit votre solvabilité!

Contrôlez votre trésorerie réelle et engagée

Chez SmallBusinessAct vous disposez d’une vue d’ensemble sur votre gestion de trésorerie.

Nous traitons toutes vos pièces comptables au fur et à mesure. Cela nous permet une restitution de votre trésorerie réelle et engagée au fil de l’eau.

Trésorerie réelle et engagée

Trésorerie réelle et engagée

Vous identifiez les problèmes AVANT qu’il ne soit trop tard!

Surveillez vos flux financiers

Grâce à notre application mobile, contrôlez facilement vos entrées et sorties d’argent :

  • Consultez votre solde bancaire du jour, avec le détail de chaque compte : plus besoin d’aller sur plusieurs sites web, vous avez toutes vos infos d’un coup d’oeil et à portée de main.
  • Visualisez la variation de votre solde prévisionnel à 10 jours, à 20 jours et à un mois.
  • Vérifiez votre solde engagé, c’est-à-dire vos encaissements et décaissements prévus.
  • Examinez votre solde prévisionnel et engagé sur une période de 6 mois.

SmallBusinessAct, c’est votre solution de gestion de TPE PME tout-en-un. Obtenez votre devis gratuit et le meilleur tarif expert comptable en ligne.

Négocier des délais de paiement avec vos fournisseurs

Les comptes fournisseurs représentent une forme importante de dette.

Une stratégie axée sur l’augmentation des délais de paiement envers vos fournisseurs permet de diminuer vos besoins en fonds de roulement (BFR).

Attention cependant, en France, les délais de paiement des factures interentreprises sont réglementés par la loi : maximum 60 jours nets à compter de la date d’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois.

Pensez-y, car vous encourez des amendes en cas de dépassement.

3. Le recouvrement de créances client

3.1 Qu’est-ce que le recouvrement de créance?

Le recouvrement, définition : le recouvrement est une démarche que réalise un créancier afin d’obtenir de son débiteur qu’il s’acquitte de la dette d’argent qu’il a contractée envers lui.

Il s’agit souvent d’une démarche délicate, car vous devez adapter votre discours en fonction de votre type de client, des raisons du dépassements de délais, du montant en question, et du nombre de jours de dépassement.

Vous pouvez passer par différentes solutions :

  • En interne : relances écrites et téléphoniques, automatisation des relances, suivi des impayés, négociation amiable, mise en demeure…
  • En externe, via une société spécialisée dans le recouvrement.

SmallBusinessAct vous propose les solutions de recouvrement les plus efficaces, pour mettre toutes les chances de votre côté!

3.2 Etablir un suivi précis de ses relances clients

Ce qui vous aidera le mieux pour bien gérer vos relances, c’est un échéancier client mis à jour régulièrement.

Afin de bien connaître votre situation financière réelle, mettez au point un échéancier récapitulant vos données.

Voici un exemple d’échéancier de recettes qui reprend les montants, le statut, les dates de paiement et les relances faites ou à faire pour chaque facture :

Exemple Encaissement client - Matrice SmallBusinessAct

Exemple Encaissement client – Matrice SmallBusinessAct

Pour vous aider à visualiser vos paiements, SmallBusinessAct, expert comptable pas cher et 100% en ligne, réalise vos échéanciers et calcule vos encours clients et fournisseurs :

  • Un signal « retard » apparaît lorsque la date de règlement de la facture est échue : vous ne passez plus à côté d’une info.
  • Vous surveillez de près vos factures impayées.
  • Vous hiérarchisez vos priorités sans difficulté.

Recettes à venir - Exemple

Recettes à venir – Exemple

3.3 Utiliser des outils d’aide à la relance

Mieux vaut le faire le plus en amont possible, cela évite les mauvaises surprises. Plus facile à dire qu’à faire, mais gardez le sourire!

L’application SmallBusinessAct vous permet de contacter vos clients directement à partir de votre liste de factures en retard.

Vous relancez vos clients en un clic par téléphone ou par e-mail.

Relance des créances clients - Application SmallBusinessAct

Relance des créances clients  Application SmallBusinessAct

La relance des créances clients devient une simple formalité!

Grâce à la solution SmallBusinessAct, vous réagissez rapidement :

  • Par des mesures immédiates : appeler vos clients, mettre en place des solutions avec votre banquier, négocier un moratoire, demander un échelonnement à un organisme social, vous décider pour une solution de recouvrement externalisée…
  • A moyen et long terme : en adaptant votre stratégie de gestion de trésorerie, par exemple par une diminution de vos niveaux de stocks, une optimisation de votre poste client, un report de vos investissements moins urgents…

3.4 La relance téléphonique

Il s’agit du moyen le plus efficace pour obtenir un versement de la part de votre client.

Alors n’hésitez pas à y passer un peu de temps. Voici quelques conseils :

  • Essayez d’obtenir la cause exacte du dépassement de la date d’échéance,
  • Indiquez clairement quel accord votre client n’a pas respecté et rappelez-lui ses engagements,
  • Énumérez les conséquences négatives que le retard occasionne pour votre société mais aussi pour votre relation commerciale,
  • Essayez d’obtenir de votre client un engagement ferme pour une date précise, au moins sur un règlement partiel.
  • Envoyez un e-mail ou une lettre de relance amiable afin de rappeler la prestation fournie, la somme due et les conséquences financières encourues (pénalités et indemnité forfaitaire).

Au moment des premières relances, essayez de rester diplomate, en gardant à l’esprit qu’un mauvais accord amiable vaut toujours mieux pour vous qu’un bon procès.

Bien gérer ses Créances clients - La relance téléphonique

Bien gérer ses Créances clients – La relance téléphonique

3.5 Lancer une démarche contentieuse

La solution ultime, en cas de mauvaise foi ou d’insolvabilité de votre client, consiste à engager une démarche contentieuse (après 3 lettres de relances écrites).

Que vous fassiez toutes les démarches vous-mêmes (lettres de mise en demeure, procédure judiciaire…), ou que vous préfériez les confier à un organisme spécialisé, cela aura des avantages et des inconvénients :

  • L’allègement de la gestion administrative du poste client,
  • Un coût parfois plus élevé que prévu,
  • Des relations avec vos clients qui se dégraderont sérieusement.

Pour finir

Pour une bonne gestion de vos impayés clients : la gestion du temps est l’un des facteur clés de réussite! Plus vous vous y mettez tôt, meilleurs seront vos résultats!

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