Evitez l’erreur de casting! 7 questions pour bien choisir son cabinet de recrutement

Posted on 29 novembre 201829 novembre 2018 by SBA Compta

Besoin d’engager un cabinet de recrutement pour la recherche et l’embauche de nouveaux collaborateurs pour votre entreprise?

Plus l’entreprise est de taille modeste, plus le recrutement est essentiel! Les startups et les PME ne peuvent pas se permettre de se tromper dans leur recrutement, l’erreur de casting coûte cher!

Il existe des cabinets de recrutement qui peuvent gérer l’ensemble du processus pour vous aider à trouver et embaucher le meilleur candidat pour le poste que vous proposez.

Comment pouvez-vous savoir si tel ou tel cabinet de recrutement est vraiment performant?

Vous faites déjà appel à des cabinets et souhaitez optimiser vos conditions de collaboration ? Quel type de services devriez-vous leur demander?

Avant d’externaliser votre processus de recrutement, votre cabinet d’expertise compta en ligne SBA Compta vous recommande de leur poser ces 7 questions :

1. Comment sélectionnez-vous les meilleurs CV?

Comme vous le savez, la première tâche de tout le processus recrutement, c’est l’étude d’une longue liste de Curriculum Vitae (CV). Choisir le meilleur parmi les centaines de CV est tout un art.

Les CV se ressemblent de plus en plus sur leur forme, du fait de modèles de CV mis à disposition un peu partout sur le web.

Par conséquent, chaque CV peut paraître vraiment similaire à un autre, rendant la sélection de plus en plus difficile pour des amateurs qui ne pratiquent pas le recrutement régulièrement.

Pour faire leur sélection, les cabinets de recrutement expérimentés :

Ont leurs propres méthodes pour analyser les CV et voir au-delà de l’apparence de la présentation. Cela leur permet de repérer efficacement les talents et faire ressortir les éléments essentiels lors de l’étude du CV.
Disposent d’une palette de tests de recrutement : cela va des tests techniques aux “assessment centers” (centres d’évaluation), autant d’outils d’évaluation qui permettent d’évaluer le candidat sur des critères que l’entreprise juge essentiels pour tenir le poste (maîtrise d’un logiciel, capacité à diriger une équipe, aptitude à travailler en équipe…).
Utilisent des outils d’évaluation individuelle, qui permettent d’analyser de manière approfondie et complémentaire, le profil du candidat afin de confirmer une première impression.

Alors demandez des infos précises sur la manière dont un cabinet de recrutement fait son tri parmi les CV.

Plus la méthode employée est complète, plus vous vous assurerez que les candidats proposés possèderont les qualités requises pour s’adapter au poste que vous proposez et à votre entreprise.

2. Quel coût pour un recrutement?

Avant de vous engager auprès d’un cabinet de recrutement, examinez longuement ce que vous coûtera une prestation de recrutement et quelles seront les modalités de paiement.

Combien me coûtera un recrutement ?

Certains cabinets vous factureront un pourcentage du salaire du nouvel embauché, tandis que d’autres demanderont un forfait selon le profil embauché.

En général, le coût qui va de la définition du profil recherché à la présentation d’une short-list de candidats, s’établit entre 15 et 20 % du salaire annuel brut proposé, pour les postes relevant des catégories cadres.

Pour les missions de repérage de profils à haut potentiel, le pourcentage du salaire annuel brut se situera entre 20% et 25 %.

Pour les missions en intérim :

Le coût dépendra du profil, de la durée du contrat de mise à disposition, du taux horaire (certaines agences proposent des forfaits selon les durées : plus la durée de la mission sera longue, plus le taux horaire sera bas).
Pour certaines agences, pour un poste donné, l’entreprise utilisatrice communique le salaire prévu pour l’intérimaire.
L’agence d’intérim y applique un coefficient de facturation qui va déterminer le coût final facturé. Ce coefficient tient compte de la rémunération versée et des charges sociales mais aussi de la marge commerciale de l’agence
La fixation du coefficient est totalement libre et peut varier entre 1,9 et 2,6 en fonction des agences de recrutement et de la rareté de la qualification demandée, du nombre d’intérimaires, du contexte économique…

Choisissez la bonne agence de recrutement selon le coût, mais sachez que la différence de prix peut se faire selon la prise en charge ou non par la société d’intérim de certains équipements de protection de l’intérimaire.

Vous pouvez négocier une remise liée à ce surcoût pour votre entreprise si ces frais ne sont pas pris en charge par l’agence de recrutement.

Quelles modalités de paiement ?

Elles varient d’un cabinet à l’autre. Tout est fixé lors de la négociation avec le cabinet, donc il faut voir quelles échéances vous arrangent le mieux.

Plusieurs cas de figures existent :

certains cabinets adressent leur facture à la fin de leur intervention,
d’autres se font payer par tiers : le premier tiers au début de la mission, le second lors de la présentation des candidats et le dernier à l’intégration du candidat dans votre entreprise.

Il faudra surtout bien convenir avec l’agence de la marche à suivre si votre nouvel employé décide de quitter le poste ou si vous n’êtes pas satisfait du choix après une courte période.

De nombreuses agences accepteront de redémarrer le recrutement sans frais supplémentaires, mais pas toutes. Alors assurez-vous de ne pas avoir de mauvaises surprises!

Ainsi, vous pourrez bénéficier d’une période de garantie durant laquelle le cabinet s’engage à trouver gratuitement un remplaçant si l’essai n’est pas concluant.

Le recrutement pourra être renouvelé une fois durant la période de garantie, qui peut aller d’un mois pour un profil courant, à un an dans le cas d’un profil de très haut niveau.

3. Comment recrutez-vous vos propres collaborateurs?

Le mode de recrutement que le cabinet utilise pour embaucher ses propres collaborateurs vous donnera une idée de la façon dont votre prestataire gère le processus de recrutement en interne.

Utilisent-ils les médias sociaux pour chasser les candidats, leur site web par exemple?

De plus, portez une attention particulière au taux de turnover de votre prestataire de service.

En effet, un cabinet qui a un faible taux de turn over est synonyme d’efficacité, de stabilité et de sérieux dans le sens où votre vis-à-vis sera votre référent sur le long terme et connaîtra parfaitement vos besoins.

Les experts en ressources humaines ne devraient pas seulement être bons à recruter des talents, ils doivent être capables de le développer et le fidéliser. Un bon environnement de travail et une équipe motivée devraient être des éléments décisifs lors de votre sélection.

4. Avez-vous déjà recruté pour une autre entreprise faisant partie du même secteur d’activité que moi?

Chaque entreprise a des besoins et des compétences spécifiques. Il est donc bon de savoir si une agence de recrutement a déjà une expérience dans votre domaine spécifique, voire une base de données complète dans le cas où elle a déjà travaillé avec l’un de vos concurrents ou partenaires dans le passé.

Cela peut vous donner une idée sur l’expertise du cabinet de recrutement dans votre secteur d’activité ainsi que la maîtrise des compétences clefs sur les profils que vous recherchez.

Ils pourront vous proposer le profil adéquat rapidement, selon vos besoins et exigences spécifiques.

Même si le cabinet de recrutement n’a jamais traité avec des entreprises du même secteur d’activité, il ne faut pas nécessairement le retirer de la liste de vos prestataires de service.

Demandez-leur avec quel type de clients ils traitent d’habitude et essayez d’identifier, parmi leurs références, une entité qui possède des normes similaires.

Un bon cabinet de recrutement devrait généralement pouvoir s’adapter aux besoins de différents secteurs et industries.

5. Quel taux de satisfaction ?

Vous pouvez demander au cabinet de recrutement les différentes études qu’ils ont pu mener sur leurs recrutements passés, et le taux de satisfaction clients et candidats des précédentes missions.

Ces taux vous permettront de savoir où se situe le cabinet en terme de pédagogie, de réactivité, d’expertise ou encore de sens de l’écoute par rapport aux besoins des clients et des candidats.

Taux de satisfaction des clients suite au placement d’un candidat

Un des indicateurs les plus fiables est le taux de satisfaction des clients avec qui le cabinet a traité dans le passé. Dans le meilleur cas, vous aurez des éléments précieux si le prestataire a pu faire une enquête sur la perception des clients quant à la qualité des interventions réalisées.

Taux de satisfaction des candidats placés

Des collaborateurs satisfaits constituent également une ressource précieuse. Les candidats permanents et temporaires insatisfaits risquent deux fois plus de quitter leur emploi prématurément.

Évaluez la satisfaction des candidats récemment recrutés et qui travaillent actuellement avec le cabinet de recrutement en consultant les témoignages, les évaluations et le taux de satisfaction si des études ont été menées en interne.

6. Proposez-vous d’autres offres complémentaires?

La formation n’est pas le cœur de métier des cabinets de recrutement. Mais certains proposent, en plus de l’aspect recrutement, une offre en formation.

Demandez à l’avance à votre prestataire de service s’il propose une offre complémentaire au recrutement.

De nombreux cabinets de recrutement ont pour principale mission le recrutement, c’est-à-dire choisir simplement le meilleur candidat, et leur mission s’arrête à cette fonction.

Certains cabinets peuvent vous proposer en plus d’autres services. Par exemple : mise à disposition d’un ou plusieurs consultants en recrutement au sein de l’entreprise mandataire, afin de prendre en charge les différentes étapes du recrutement.

Ou encore, d’autres types de services :

gestion d’intérim,
restitution de l’entretien de recrutement,
intégration de votre collaborateur,
formations spécifiques à votre métier.

Votre contrat de partenariat avec le cabinet de recrutement doit inclure autant de détails possibles concernant les services inclus dans leur offre.

Vous devez voir avec eux ce qu’ils peuvent vous proposer et voir si d’autres offres comme des interventions sur des expertises en ressources humaines peuvent vous être proposées.

7. Comment vérifiez-vous les références des candidats?

Vous pourriez penser que c’est une évidence, mais tous les cabinets de recrutement ne sont pas aussi prudents sur les références que vous pourriez le croire.
Certains vous diront qu’ils se contentent des documents transmis par le candidat lors de son évaluation.
D’autres appelleront chaque référence avant de rencontrer un candidat pour un entretien.
Et d’autres laisseront la partie contrôle des références en dernière étape du processus, en vérifiant les documents lorsqu’ils auront identifié le candidat idéal.

Assurez-vous donc de savoir comment et quand les cabinets vérifient les références. Et si vous avez des demandes spécifiques, assurez-vous qu’elles soient bien prises en compte avant de commencer le processus de recrutement.

Prenez votre temps et engagez le bon cabinet de recrutement

Votre entreprise est une organisation ayant une culture d’entreprise et des valeurs. Recruter un nouveau collaborateur représente un coût et un défi dans le sens où chaque nouveau collaborateur a des attentes individuelles qui peuvent être différentes des attentes de votre structure.

Au delà des compétences de la nouvelle recrue, il y a l’aspect du savoir être, de l’adaptation et du sentiment d’appartenance à l’organisation qui pourraient poser problème lors de l’intégration du collaborateur.

Il est donc important d’embaucher des candidats compétents, mais aussi des candidats qui sauront s’adapter à la culture de votre organisation et pourront évoluer dans votre structure.

C’est pourquoi la première étape lors de l’embauche des bonnes personnes consiste à trouver le bon cabinet de recrutement. Alors assurez-vous de poser les bonnes questions avant de vous engager.

Grâce à SBA Compta, votre partenaire d’expertise comptable en ligne, vous avez maintenant toutes les cartes en main afin de réussir votre choix d’agence de recrutement et développer significativement la croissance de votre entreprise.

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Petite entreprise : les clés pour réussir sa première embauche

Posted on 22 novembre 201820 août 2020 by SBA Compta

L’embauche d’un premier salarié est à la fois un moment important et stressant. Important, car pour tout entrepreneur, l’embauche de salarié est un accomplissement et le signe de la bonne santé de votre société.

Mais c’est également une décision angoissante pour l’entrepreneur, car elle engage l’entreprise envers un tiers et décuple les responsabilités du gérant.

Alors, comment s’assurer que c’est le bon moment pour une première embauche? Comment rédiger votre offre d’emploi ? Que mettre dans votre contrat de travail ? Quelles sont les aides à l’embauche dont vous pouvez bénéficier?

Pour répondre à vos doutes sur toutes les étapes du processus de recrutement, votre cabinet de comptabilité en ligne SBA Compta vous propose un dossier complet pour vous aider à :

Déterminer si c’est le bon moment pour faire la première embauche,
Connaître les formalités administratives à accomplir.
Trouver les aides à l’embauche dont vous pouvez bénéficier.

1. Quand embaucher votre premier salarié ?

Plusieurs critères sont à prendre en compte avant d’envisager votre première embauche.

Votre secteur d’activité

D’une part, selon votre activité, vous aurez plus ou moins rapidement besoin de déléguer des tâches.

Si vous ouvrez un restaurant par exemple, vous devrez immédiatement recruter un salarié alors que pour les prestations de services ou le e-commerce, vous pouvez vous permettre d’attendre avant de franchir le pas.

La croissance économique de votre entreprise

Le deuxième critère à prendre à compte est inévitablement votre chiffre d’affaires. Recruter un salarié est un engagement important que vous ne pouvez pas rompre facilement.

L’embauche d’un salarié doit intervenir quand votre surcharge d’activité ou votre besoin ne peuvent pas être comblé par d’autres moyens.

Il est souvent tentant de vouloir embaucher pour déléguer un certain nombre de tâches qui vous semblent pénibles, mais il faut garder en tête que le salarié doit créer de la valeur ajoutée pour votre entreprise.

Son embauche doit donc répondre à un réel besoin, par exemple un besoin de compétences particulières ou un surplus d’activité durable qui vous oblige à refuser des commandes.

Pour tous vos autres besoins, pourquoi ne pas faire appel à un freelance ?

2. Comment faire sa première embauche ?

2.1 Bien rédiger votre offre d’emploi

Pour mener un bon recrutement, il est indispensable de bien définir le poste que vous souhaitez créer. Il est donc capital de bien déterminer les contours de la position à pouvoir et les tâches que vous souhaitez voir accomplir par votre futur salarié.

Cette étape indispensable vous permettra d’une part de confirmer votre besoin d’embauche et facilitera le recrutement.

En effet, en définissant précisément les limites du poste, vous allez attirer des candidats qualifiés et motivés, ce qui vous fera gagner du temps lors du recrutement.

2.2 Bien évaluer les coûts

Il est capital de budgétiser l’embauche de votre premier salarié. N’hésitez pas à prendre connaissance des salaires pratiqués sur le marché pour un profil comme celui que vous cherchez.

Anticipez l’ensemble des coût, afin de bien mesurer l’évolution de votre situation financière et établir convenablement votre budget prévisionnel.

Budgétisez également les charges sociales pour connaître le coût réel de l’embauche pour votre entreprise et savoir si celle-ci pourra le supporter ainsi que les coûts indirects (matériel, espace travail, fournitures…) dont votre nouveau salarié aura besoin.

Pour vous aider, n’hésitez pas à consulter le site officiel mon-entreprise qui vous permet de simuler le coût réel d’une embauche.

2.3 Bien rédiger son contrat de travail

Vous devez également réfléchir au contrat de travail que vous souhaitez proposer. L’arbitrage se fait souvent entre le CDD et le CDI.

Le Contrat à Durée Déterminée : pour l’entreprise, il présente l’avantage de limiter l’engagement dans le temps. Mais ce type de contrat peut faire fuir un salarié qualifié qui préférera s’engager auprès d’une autre société qui lui offre un CDI.
Le Contrat à Durée Indéterminée : à l’inverse, le CDI est plus rigide, offre plus de stabilité au salarié et engage l’entreprise sur le long terme.

Assurez-vous que le contrat de travail vous protège le plus possible et vous fournisse un encadrement juridique suffisant :

Sécurisez la période d’essai et la période de préavis.
Faites bien apparaître les clauses obligatoires (identité complète de l’employeur et du futur salarié, lieu et durée de l’activité, date de démarrage, nature du contrat, poste, salaires et primes)
Protégez-vous également avec des clauses de confidentialité et non-concurrence.

Vérifiez bien si une convention collective s’applique à votre entreprise. Si c’est le cas, il doit en être fait mention dans le contrat de travail.

Enfin, pensez à jeter un œil aux différentes aides à l’embauche d’un premier salarié existantes.

Durant toute cette procédure, vous pouvez vous faire accompagner par un cabinet de recrutement ou décider de procéder au recrutement par vous-même.

3. Les formalités d’embauche d’un salarié

Vous avez trouvé la perle rare pour votre première embauche, reste maintenant à finaliser les démarches administratives pour la conclure.

Formalités préalable à l’embauche

La déclaration préalable à l’embauche permet d’effectuer l’ensemble des formalités obligatoires liées à l’embauche d’un salarié auprès de l’URSAFF.

La DPEA inclut les éléments suivant :

la déclaration de première embauche dans une société
la demande d’immatriculation au régime général de la Sécurité sociale pour le salarié
la demande d’affiliation au régime d’assurance-chômage
la demande d’adhésion au service de santé au travail
la déclaration d’embauche du salarié, auprès du service de santé au travail
enfin, l’employeur transmet à travers la DUE la liste des salariés embauchés pour effectuer le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Ce document doit être transmis à l’URSAFF dans les 8 jours précédant l’embauche.

Formalités à réaliser après l’embauche

Une fois le salarié embauché, vous devez l’inscrire sur un Registre unique du personnel et vous charger de l’inscription auprès des institutions de retraites complémentaires.

Enfin, il est dans votre devoir de faire passer une visite médicale à votre nouveau salarié avant la fin de sa période d’essai.

Toutes les démarches administratives à suivre lors de l’embauche d’un salarié sont répertoriées sur le site officiel de l’administration française : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F23107

4. Quels sont dispositifs d’aides à l’embauche ?

Aide Emploi Franc, Contrat de professionnalisation, Contrat d’apprentissage…. Lorsqu’une entreprise veut embaucher, elle peut souvent bénéficier d’un petit coup de pouce de l’Etat qui, à travers ces aides à l’embauche, cherche à favoriser la reprise de l’activité économique.

Mais il est parfois un peu compliqué de faire le tri entre toutes les solutions proposées. Pour vous aider à y voir plus clair, SBA Compta dresse pour vous la liste des principales aides à l’embauche à connaître absolument.

Deux grands types d’aides à l’embauche

En France, il existe deux grands types d’aides à l’embauche : les aides reposant sur un allégement du coût patronal et celles s’appuyant sur des contrats aidés.

À cela s’ajoute des aides spécifiques selon les zones géographiques. Elles concernent généralement des territoires défavorisés et cherchent à attirer les employeurs à travers des avantages fiscaux ou des exonérations de charges patronales.

Face à ces différentes options, il vous faut vous poser plusieurs questions pour faire un premier tri et savoir quelles sont les aides les plus adaptées à vos besoins :

Dans votre zone d’implantation, existe-t-il une aide spécifique dont vous pourriez bénéficier. Vous pouvez retrouver la liste des zones franches urbaines (ZFU) et des zones de revitalisation rurale (ZRR) en ligne.
Quel type de contrat de travail souhaitez-vous signer (CDD / CDI…) ?
Quel type de salarié vous souhaitez recruter (jeune en sortie d’étude, en formation, salarié déjà qualifié…)

Ces réponses vont être capitales pour déterminer le type d’aide à l’embauche dont vous pouvez bénéficier.

4.1 Les contrats aidés

Le Contrat de professionnalisation

Si vous souhaitez embaucher un jeune salarié encore en formation, le contrat de professionnalisation est probablement la solution idéale.

Il s’agit d’un contrat de travail en alternance accessible à toutes les entreprises et qui permet d’embaucher des jeunes entre 16 et 25 ans.

Il concerne tous les secteurs d’activité et s’étend généralement entre 6 et 12 mois durant lesquels le salarié passera entre 15 et 25% de son temps en formation.

En fonction de l’âge et de la qualification du salarié embauché, sa rémunération oscillera entre 55 et 85% du SMIC :

Âge	Inférieur au baccalauréat	Égal ou supérieur au baccalauréat
Moins de 21 ans	Au moins 55% du SMIC	Au moins 65% du SMIC
21 ans à 25 ans révolus	Au moins 70% du SMIC	Au moins 85% du SMIC
26 ans et plus	Au moins le SMIC ou 85% de la rémunération minimale conventionnelle ordinaire	Au moins le SMIC ou 85% de la rémunération minimale conventionnelle ordinaire

Pour en savoir plus, consultez le portail du ministère du travail sur l’alternance : https://www.alternance.emploi.gouv.fr/portail_alternance/jcms/pa_5012/navigation/accueil

Le Contrat Unique d’Insertion (CUI) – Contrat Initiative Emploi (CIE)

Les contrats uniques d’insertion sont destinés à favoriser l’embauche de personnes ayant des difficultés d’insertion, mais désormais uniquement dans le secteur non marchand.

Le CUI est possible dans les DOM pour le secteur marchand.

L’employeur peut bénéficier pendant plusieurs mois d’une aide financière d’un montant variable pouvant atteindre :

47 % du Smic brut pour les CUI dans des entreprises du secteur marchand,
95 % du Smic brut pour les CUI-dans des entreprises du secteur, non marchand (association…).

La Préparation Opérationnelle à l’Emploi

Cette action est idéale pour les entreprises qui ont besoin d’un salarié avec des compétences spécifiques.

En accord avec Pôle Emploi, elle vous permet de financer en partie la formation de votre nouveau salarié – dans la limite de 400 heures de formation – jusqu’à ce qu’il soit opérationnel pour prendre le poste.

En échange de cette aide, vous devez vous engager à signer un CDI ou un CDD de 12 mois minimum avec le salarié formé.

4.2 Les aides à l’embauche destinées aux entreprises

L’Aide TPE jeunes apprentis

C’est une aide forfaitaire qui concerne les entreprises de moins de 11 salariés.

En échange de l’embauche d’un jeune en contrat d’apprentissage, l’Etat vous propose une aide trimestrielle de 1 100 euros dans la limite de 1 année.

Au total, vous pouvez donc bénéficier d’une aide à l’embauche de 4 400 euros sur la première année du contrat.

L’Aide Emploi Franc

Entrés en vigueur au 1er avril 2018, les emplois francs s’appliquent aux CDI et CDD de 6 mois minimum. Cette aide concerne le recrutement de salariés résidant dans des quartiers reconnus comme prioritaires (entre autre : Cergy Pontoise, Paris Sud, Lille, Marseille, Roissy ou encore Seine Saint Denis – liste complète consultable en ligne).

Mise en place pour lutter contre les inégalités à l’embauche, elle permet de percevoir jusqu’à:

15 000 euros sur 3 ans dans le cadre d’un CDI,
5 000 euros sur 2 ans dans le cadre d’un CDD.

L’aide emploi franc est cumulable sous certaines conditions avec le Contrat de professionnalisation, mais pas le contrat d’apprentissage.

L’Aide forfaitaire à l’employeur (AFE)

Cette mesure vous permet de bénéficier de deux versements de 1 000 euros chacun, un versement à la fin du 3ème mois du contrat, un second à la fin du 10ème mois de contrat, si vous décidez d’embaucher en Contrat de professionnalisation un jeune de plus de 26 ans.

Cette liste est loin d’être exhaustive, il existe de nombreuses autres aides à l’embauche (vous pouvez consulter ici les aides listées par Pôle Emploi : https://entreprise.pole-emploi.fr/aides-embauche/touteslesaides).

Pas le temps de lire en détail toutes les procédures à suivre pour réussir votre première embauche ?

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Notes de frais : comment éviter le redressement fiscal ?

Posted on 19 novembre 201825 décembre 2020 by SBA Compta

Notes de frais : comment éviter le redressement fiscal ?

Véritable bête noire du chef d’entreprise, le redressement fiscal pour remboursement excessif de frais est le premier motif de contrôle fiscal en France.

Pour ne pas vous faire épingler, des notes de frais détaillées vous permettront de justifier le remboursement des dépenses engagées à titre professionnel et d’éviter les questionnements de l’administration.

Votre cabinet d’expertise Comptable en ligne SBA Compta vous explique comment faire.

Pourquoi faire une note de frais ?

S’il y a un élément qui n’échappe pas au contrôle de l’URSSAF lors d’un contrôle fiscal, c’est bien les notes de frais.

Ce document, qui peut être tenu via un fichier excel, un logiciel de comptabilité ou via votre cabinet d’Expertise-comptable, récapitule les dépenses engagées par le salarié à titre professionnel et lui permet de demander le remboursement auprès de l’entreprise.

Si les frais ont été demandés par l’entreprise et s’ils sont justifiés, la société est dans l’obligation de procéder au remboursement. Pour l’entreprise, cette dépense sera retirée du bénéfice imposable et exonérée de cotisations sociales.

C’est au titre de ce dernier point que l’URSSAF se montre particulièrement attentive ! L’administration fiscale cherche en effet à débusquer les remboursements de notes de frais qui déguiseraient des avantages en nature. En effet, les avantages en nature sont eux considérés comme un élément de salaires et à ce titre, sont soumis aux cotisations sociales.

Note de frais : quels sont les frais remboursés ?

Il n’existe pas de liste exhaustive des frais qui peuvent être remboursés via une note de frais.

L’administration fiscale indique uniquement que les dépenses professionnelles – pour faire l’objet d’un remboursement – doivent être engagées dans l’intérêt de l’entreprise et pour les besoins de l’activité et être proportionnées ou « raisonnables ».

Toutefois, sachez que généralement les notes de frais portent sur :

les frais de bouche (repas d’affaires dans la limite de 5 par mois, repas lors d’un déplacement),
les frais de déplacement,
les frais d’hôtel en cas de déplacement de plus de 50 km
les achats faits dans le cadre du travail (fournitures par exemple).

Quelles informations doivent figurer sur la note de frais ?

Les dépenses professionnelles doivent être détaillées dans une note de frais sur laquelle apparaissent :

la date de la dépense,
le montant exact,
l’identité du collaborateur,
en cas de repas d’affaires, doit également apparaître l’identité des convives

Quelle que soit la dépense, pour demander son remboursement et pour la justifier auprès de l’administration fiscale, il vous faudra garder vos justificatifs !

Pensez donc bien à mettre de côté toutes les notes de restaurant, les justificatifs de péage, tickets de stationnement, les notes d’hôtel… Sans ces justificatifs, vous ne pourrez pas établir de note de frais.

Note de frais : le cas particulier des frais kilométriques

Les frais kilométriques sont destinés à compenser l’utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre professionnel.

Attention, les déplacements domicile / travail ne sont pas être pris en compte dans le calcul des frais kilométriques.

Comment procéder au remboursement des frais kilométriques ?

Avant de demander le remboursement et de déduire ces frais, vous devrez vous assurer que le voyage est justifié dans l’intérêt de l’entreprise et qu’il était motivé uniquement par des raisons professionnelles. En effet, en cas de contrôle, il sera à votre charge de démontrer ces éléments à l’administration fiscale.

Les frais kilométriques sont établis selon un barème qui prend en compte aussi bien le carburant que l’usure, l’entretien et l’assurance du véhicule utilisé.
Les frais de stationnement, de garage, de péage, par contre ne sont pas pris en compte et doivent faire l’objet d’une note de frais séparée.

Avant de demander le remboursement et de déduire ces frais kilométriques, pour être en règle, il vous faudra émettre une note de frais dans laquelle sera récapitulé tous les éléments de votre voyage.

Cette note de frais doit notamment comprendre :

la date du déplacement,
le motif du déplacement,
le lieu de la mission,
et la puissance fiscale du véhicule utilisé (justifiée avec la carte grise).

Cette note de frais est à conserver, elle vous service de justificatif en cas de contrôle.

Enfin, pour déterminer le montant à rembourser et déduire, vous devez vous appuyer sur le barème publié chaque année par l’administration fiscale. Ce barème prend en compte la puissance du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus.

Comment procéder au remboursement des notes de frais ?

Deux solutions s’offrent à vous pour rembourser des frais : le remboursement au réel ou le remboursement au forfait.

Le remboursement de frais professionnels au réel

Comme son nom l’indique, le remboursement au réel vous permet de rembourser au coup par coup les dépenses réellement effectuées par votre salarié à titre professionnel.

Pour obtenir un remboursement, le salarié devra vous fournir les justificatifs de la dépense et la note de frais complétée.

Attention toutefois, certains frais ne peuvent pas être remboursés selon l’engagement réel (Déménagement, télétravail…).

Le remboursement de frais professionnels forfaitaire

Vous pouvez également opter pour le remboursement forfaitaire. Dans ce cas, pas besoin de justifier les dépenses, vous remboursez vos salariés selon un forfait dont le seuil est établi par l’URSSAF.

Le remboursement forfaitaire est aussi exonéré de cotisations sociales s’il reste dans les limites fixées par l’administration.

Au delà, les frais sont soumis aux prélèvements sociaux.

Le remboursement au forfait ne peut pas concerner les chefs d’entreprise affiliés au régime des travailleurs non salariés qui doivent obligatoirement demander le remboursement au réel.

Donc si vous êtes gérant majoritaire d’une SARL, vous serez dans l’obligation d’établir une note de frais et de demander le remboursement de chacun de vos frais.

Note de frais : quel risque en cas d’absence de justificatifs ?

Si vous ne parvenez pas à mettre la main sur vos factures et justificatifs :

l’une des options est de vous tourner vers vos fournisseurs et leur en demander une copie,
exceptionnellement, vous pouvez tenter une attestation sur l’honneur de la part du client ou du fournisseur concerné

La plupart des dirigeants d’entreprise aimeraient bien se passer de la chasse aux factures disparues au moment des clôtures de bilans!

Vos pièces comptables justificatives manquantes en temps réel

KPI Indicateurs financiers – Pièces manquantes

Ne subissez plus la liste interminable de pièces manquantes envoyée par votre expert comptable le 31 décembre…

Votre cabinet expert comptable en ligne SBA Compta publie en temps réel un état de vos pièces manquantes ! Vous les déposez en un clic dans votre espace web sécurisé (factures fournisseurs, notes de frais, tickets de parking…) via votre smartphone ou votre PC.

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13 critères pour évaluer la qualité de votre management : où vous situeriez-vous?

Posted on 15 novembre 201825 décembre 2020 by SBA Compta

Vous souhaitez devenir un bon leader ? Pourquoi ne pas commencer par un auto-diagnostic de votre style de management, afin de voir où vous vous situez.

Votre cabinet de Comptabilité en ligne SBA Compta a traduit pour vous un article de Jeff Haden paru dans le magazine Inc. le 26 octobre dernier, et intitulé Google Evaluates Leadership Skills Using These 13 Questions. How Would You Rank? (And How Would Your Employees Rate You?)

Alors, être un bon leader, c’est quoi ?

C’est une question à laquelle Google a consacré beaucoup de temps et d’efforts.

Il est logique que l’une des plus grandes entreprises analytiques au monde utilise une partie de sa puissance d’analyse pour déterminer comment évaluer la qualité du management.

Au fil du temps, la société a déterminé les comportements-clé de ses meilleurs managers, et a demandé à leurs collaborateurs de répondre de manière anonyme au questionnaire d’évaluation du management ci-dessous, en utilisant une échelle allant de 1 (tout à fait d’accord) à 5 (pas du tout d’accord).

Jetez y un coup d’œil et essayez d’évaluer votre style de management en se basant sur les réponses de vos collaborateurs :

1. Mon manager me donne un feedback utile pour améliorer mes performances

2. Mon manager ne fait pas de micro-gestion (contrôler les moindres détails qui devraient être traités à d’autres niveaux)

3. Mon manager a beaucoup de considération pour moi en tant que personne

4. Les actions de mon manager montrent qu’il / elle valorise l’état d’esprit que j’apporte à l’équipe, même s’il est différent du sien

5. Mon manager garde toute l’équipe concentrée sur les priorités

6. Mon manager partage régulièrement les informations pertinentes de son N+1 et de ses principaux responsables

7. Mon manager a eu une discussion intéressante avec moi sur le développement de ma carrière au cours de ces six derniers mois

8. Mon manager fixe et communique des objectifs clairs pour notre équipe

9. Mon manager possède l’expertise technique (high tech, techniques de vente, expertise comptable…) nécessaire pour encadrer mon travail

10. Je recommanderais mon manager à d’autres collègues

11. Je suis satisfait de la performance globale de mon manager en tant que dirigeant d’équipe

Et enfin 2 questions à compléter par des réponses écrites :

12. Que voudriez-vous que votre manager continue de faire ?

13. Que voudriez-vous que votre manager change ?

Comment utiliser ce questionnaire pour évaluer vos compétences managériales ?

Une chose saute immédiatement aux yeux : seule l’une des 13 questions (la n°9) demande aux employés d’évaluer les compétences techniques spécifiques de leurs managers.

Toutes les autres questions d’évaluation de compétences managériales sont orientées sur les qualités personnelles (“soft skills”) telles que : la communication, le feedback, le coaching, le travail d’équipe, le respect et la considération.

L’évaluation porte donc principalement sur la manière dont les managers s’acquittent de leur travail, et non sur leur savoir.

Ce qui signifie que les meilleurs managers apportent une valeur ajoutée en aidant leurs équipes à réussir. En effet, leur succès provient du succès de l’équipe et de chacun de ses membres.

Bien entendu, on pourrait argumenter que le fait de posséder de super compétences techniques n’est pas une priorité pour les managers de Google, car il est plus facile pour cette entreprise-là de recruter et de fidéliser des personnes extrêmement compétentes que pour d’autres entreprises.

Mais cet argument ne tient pas, car en réalité, bien qu’au début la plupart des employés ont besoin de compétences techniques, très rapidement c’est la manière dont ils utilisent leurs connaissances et leurs compétences qui compte, et non sur ce qu’ils savent et peuvent faire.

Par exemple, si l’on considère la question n°2 : Mon manager fait-il de la micro-gestion? Il y a des manières d’optimiser chaque tâches dans chaque domaine, donc les meilleurs leaders cherchent à implémenter et renforcer les process et les procédures de travail.

Pour les collaborateurs toutefois, l’engagement et la satisfaction reposent principalement sur l’autonomie et l’indépendance. On est plus impliqué quand on sent qu’on a des responsabilités et un certain pouvoir non seulement de faire ce qu’on nous dit, mais de faire ce qui est juste.

Donc ils effectuent l’évaluation de leurs managers en fonction de leurs capacités à établir des normes et des directives, puis à donner à leurs employés la marge de manœuvre et l’autonomie nécessaires pour travailler de la manière qui leur convient le mieux, dans le respect de ces directives.

Les bons leaders permettent aussi à leurs employés de transformer « je dois faire » en « j’ai envie de faire », car cela transforme le travail en quelque chose qui a beaucoup plus de sens : une expression explicite des compétences, des talents et des expériences uniques de chaque personne.

C’est ce qui aide à construire une grande équipe !

Les dirigeants d’entreprises ne manquent pas de défis à surmonter ! Nous espérons que cet article vous donnera de l’inspiration pour réussir votre gestion d’équipe !

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Impôt sur les sociétés (IS) ou impôt sur le revenu (IR) : choisissez le bon régime fiscal

Posted on 12 novembre 20186 décembre 2018 by SBA Compta

En France, une société a le choix entre deux régimes d’imposition :

le régime des sociétés de capitaux,
le régime des sociétés des personnes.

Avec le premier, le bénéfice réalisé par l’entreprise est soumis à l’impôt sur les sociétés et avec le second, ce sont les associés individuellement qui voient la quote-part du bénéfice qui leur revient soumise à l’impôt sur le revenu.

Parfois, l’entrepreneur a le choix, parfois pas. Le choix entre les deux formes d’imposition sur les bénéfices dépend avant tout de votre statut juridique.

Alors quelle est la différence entre impôt sur les sociétés (IS) ou impôt sur le revenu (IR) ? Et quel est le bon choix pour votre projet ?

Chez SBA Compta, cabinet de comptabilité en ligne, on aimerait que vous puissiez choisir votre mode d’imposition en comprenant bien les différences entre les deux.

Alors on vous explique tout !

Distinguer les deux modes d’imposition en infographie

Lorsqu’il crée son entreprise, l’entrepreneur a le choix, au niveau de la déclaration de création de l’entreprise, entre deux régimes d’imposition : l’IS et l’IR.

Ce choix n’est cependant pas toujours possible, car certains statuts juridiques ne le permettent pas.

Voici 2 infographies qui synthétisent l’ensemble des différences entre les 2 modes d’imposition, vos options et les particularités de chaque régime fiscal.

INFOGRAPHIE 1. Quel impôt pour quel statut juridique ?

Dans le cas où vous optez pour la première option (IS), les impôts seront prélevés directement sur les bénéfices de l’entreprise.

Par contre, en ce qui concerne l’IR, les impôts seront prélevés sur les rémunérations et sur les dividendes de l’entrepreneur (et éventuellement de ses associés).

INFOGRAPHIE 2. Tableau comparatif entre l’IR et l’IS

1. L’impôt sur les sociétés (IS)

1.1. Quelles entreprises y sont soumises?

Lorsque le choix est porté sur le régime de l’impôt sur les sociétés, l’imposition est appliquée aux résultats de l’entreprise.

Les EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée), SARL (Société à Responsabilité Limitée), SAS (Société par Actions Simplifiées), SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle), SA (Société Anonyme) et SCA (Société en Commandite par Actions) sont par défaut soumis à ce mode d’imposition.

Cependant, les EURL, EIRL (Entrepreneur Individuel à Responsabilité Limitée), SNC (Société en Nom Collectif) et autres SCI (Sociétés Civiles Immobilières) peuvent en bénéficier de façon optionnelle.

1.2 Calcul de l’Impôt sur les Sociétés

Une PME dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas 7,63 millions d’euros (hors taxes) sur la période d’imposition, dont le capital a été entièrement reversé et qui est détenue à hauteur d’au moins 75% par des personnes physiques, peut prétendre à un taux réduit.

Dans ce cas, le taux de l’IS est de 15% sur les premiers 38 120 € de bénéfices.

Au-delà, le taux normal de l’IS s’applique et le calcul est fait selon la formule suivante :

(Bénéfice imposable – 38 120) x Taux normal de l’IS

En intégrant le taux normal de l’IS pour les tranches du bénéfice supérieures à 38 120 €, le barème à appliquer est donc le suivant:

Tranches du bénéfice imposable	Taux d’imposition
Jusqu’à 38 120 €	15%
De 38 120 € jusqu’à 500 000 €	28% (pour les exercices ouverts à compter du 1^er janvier 2018)
Au-delà de 500 000 €	Taux normal

Le taux normal va être abaissé progressivement entre 2018 et 2022.

Après multiplication par le taux d’imposition correspondant, les réductions et crédits d’impôts dont bénéficie l’entreprise, ainsi que les acomptes dont elle s’est acquittée, doivent être déduits du résultat.

Acomptes, échéances de paiement et excédents

Des acomptes sont à payer lorsque l’impôt de référence (celui avant imputation des réductions, crédits d’impôts et acomptes payés) dépasse 3000 €.

Ces acomptes sont dus selon l’échéancier suivant :

15 mars,
15 juin,
15 septembre
15 décembre.

Si l’entreprise a payé des acomptes d’IS, elle peut se faire rembourser l’excédent et/ou se le faire imputer sur les échéances fiscales futures, dans 3 cas :

Si elle accuse une perte fiscale pour l’exercice comptable considéré,
Si elle dégage un bénéfice fiscale inférieur aux acomptes payés,
Si elle bénéficie d’un crédit d’impôt supérieur à l’IS qu’elle doit.

L’IS doit être réglé au plus tard le 15 mai de l’année N+1 pour les entreprises qui clôturent leur exercice comptable le 31 décembre (lorsqu’elles déposent leur déclaration de résultat), et le quinzième jour du quatrième mois suivant la clôture de l’exercice pour les autres.

En cas de retard de paiement, l’entreprise devra s’acquitter d’intérêts de retard et accusera une majoration calculée sur le montant des sommes dont le paiement aura été différé.

2. L’impôt sur le revenu (IR)

2.2. Quelles entreprises en bénéficient ?

Les Entreprises Individuelles, les EIRL, les EURL, les SNC et les SCI (sociétés civiles immobilières) sont soumises, par défaut (et sauf exceptions) à l’IR.

Les SARL, les SAS et les SA peuvent être soumises à l’IR de façon optionnelle, sans toutefois que la durée de souscription ne dépasse cinq exercices comptables (à noter que cette limitation ne s’applique pas aux SARL de famille).

Avec ce régime d’imposition, les impôts sont prélevés sur les rémunérations personnelles de l’entrepreneur (et de ses associés, le cas échéant). L’entreprise par contre ne subit aucune imposition.

Les bénéfices perçus à travers l’entreprise sont alors imposés selon la catégorie à laquelle appartient l’activité exercée (BIC, BNC ou bénéfices agricoles).

Le choix de ce type d’imposition permet de bénéficier de certaines simplifications déclaratives et comptables, comme le régime des micro-BIC, micro-BNC ou de l’auto-entrepreneur.

2.3. Calcul de l’Impôt sur le Revenu

Le taux d’imposition applicable suit le barème progressif de l’IRPP : il comprend plusieurs taux, chacun correspondant à une tranche, dont la valeur augmente avec l’importance des revenus :

Fraction de revenu net imposable	Taux d’imposition
Jusqu’à 9 807 €	0%
De 9 807 € jusqu’à 27 086 €	14%
De 27 086 € jusqu’à 72 617 €	30%
De 72 617 € jusqu’à 153 783 €	41%
Au-delà de 153 783 €	45%

La détermination de l’impôt brut se fait en trois étapes :

Division du revenu net imposable par le nombre de parts ; le nombre de parts dépend de la situation civile et familiale, notamment du nombre de personnes à charge,
Application du barème (selon tableau ci-dessus),
Multiplication de l’impôt par le nombre de parts.

3. IS ou IR, que choisir ?

Le choix entre les deux régimes d’imposition se fait essentiellement sur la base des prévisions financières de l’entreprise.

En fonction de celles-ci, il est possible d’optimiser la fiscalité d’une entreprise et des associés qui l’ont créé. Il est donc plus prudent de se faire conseiller par un professionnel de l’expertise comptable lors du processus de création, afin de démarrer votre projet sur de bonnes bases.

3.1. Les principales questions qu’il faut se poser

Quelle est la stratégie financière de l’entreprise ? Quelle est l’importance du bénéfice prévu ? Comptez-vous réinvestir une part des bénéfices ?
Comment sont rémunérés les fondateurs ? Comptez-vous redistribuer des dividendes ? Quand et à quelle fréquence comptez-vous le faire ?
Quelle est la situation fiscale des fondateurs ? Ont-ils d’autres sources de revenus ? Plus particulièrement, quelles sont les autres revenus des membres de leur foyer respectif ?
Et, en prenant en considération les prévisions financières réalisées, leur serait-il fiscalement plus intéressant d’être soumis à l’IR ou à l’IS ?

Bien évidemment, les associés doivent se mettre d’accord sur le choix du régime, d’autant que le calcul des cotisations sociales en dépendra également. En effet, ces dernières sont calculées sur le montant du bénéfice pour l’IR et sur le montant des rémunérations et des dividendes pour l’IS .

La perspective de pouvoir bénéficier de certains avantages fiscaux doit réellement peser dans la décision de souscrire à tel ou tel régime.

3.2. Choix de l’Impôt sur le Revenu

Par exemple, une Jeune Entreprise Innovante aura intérêt à opter pour l’IR plutôt que pour l’IS, afin que l’entrepreneur et ses éventuels associés puissent directement bénéficier de l’exonération d’impôt.
Soumis au régime de l’IR, que l’entrepreneur décide de distribuer ou pas les bénéfices engendrés, ils seront obligatoirement taxés selon le barème progressif de l’IRPP.

3.3. Choix de l’Impôt sur les Sociétés

Les bénéfices réinvestis sont taxés en totalité dans le régime de l’IR mais seuls les bénéfices nets (c’est-à-dire après IS) sont soumis à d’autres taxations dans le régime de l’IS.
Attention : les bénéfices distribués sont doublement taxés dans le cas de l’IS (ils sont imposés à l’IRPP après avoir été imposés à l’IS au niveau de l’entreprise, c’est ce qu’on appelle la double imposition qui se produit lorsque des dividendes sont versés aux associés), la rémunération du dirigeant étant déductible dans ce cas de figure mais pas dans le régime de l’IR.
Dans le cas de l’Impôt sur les Sociétés, une fois que l’entreprise a été imposée selon l’IS, si elle décide de ne pas distribuer ses bénéfices, ceux-ci ne seront pas ré-imposés selon l’IR ou d’autres impôts.
Il est donc préférable d’opter pour l’IS dans le cadre d’une activité où il est important de réinvestir tout ou partie des bénéfices dégagés.

Ainsi, chaque entreprise et chaque projet a ses propres spécificités qu’il est utile de prendre en considération pour choisir, lorsque c’est possible, le régime fiscal le mieux adapté à votre activité et à votre situation personnelle.

De plus, chaque système a ses propres spécificités et il est préférable de solliciter l’aide d’un bon expert comptable avant de choisir le régime qui vous convient le mieux.

Enfin, le taux d’impôt sur les sociétés, suite à l’article 41 de la loi de finances de 2018, devrait progressivement passer de 33,1/3% en 2017 à 25% en 2022, de quoi rendre le régime de l’IS plus attractif, sachant toutefois que le taux réduit pour les PME qui y sont éligibles sera maintenu à 15% pour la première tranche de bénéfices jusqu’à 38 120 €.

Besoin de conseils pour bien choisir votre régime fiscal ?

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Réussir la mise en conformité RGPD dans votre entreprise

Posted on 9 novembre 201829 septembre 2021 by SBA Compta

Le RGPD, vous avez entendu parler de ce mot, vous connaissez sa signification…. mais vous n’avez pas encore pris le temps de vous mettre en conformité?

Pas de panique, il n’est jamais trop tard pour bien faire. Les TPE et PME disposent encore d’un délai de grâce… mais ne tardez pas!

Votre cabinet de comptabilité en ligne SBA Compta vous explique en quoi consiste ce règlement et surtout, comment réussir votre mise en conformité au RGPD.

RGPD – définition

Le règlement général sur la protection des données est mis en application depuis le 25 mai 2018 dans tous les États membres de l’UE. Il constitue le texte de référence en matière de protection des données à caractère personnel.

Ayant pour but la protection de la vie privée des utilisateurs d’internet, il est perçu comme un frein à l’innovation et la digitalisation pour certains professionnels dont le travail repose essentiellement sur le traitement de ce genre de données.

Qu’est ce qu’une donnée personnelle ?

Une donnée personnelle ou encore une donnée à caractère personnel est toute information susceptible d’identifier une personne physique d’une façon directe ou indirecte.

Une donnée à caractère personnel, cela peut être :

nom
photo
empreinte
adresse postale
adresse mail
numéro de téléphone
numéro de sécurité sociale
matricule interne
adresse IP
identifiant de connexion informatique
enregistrement vocal…

Pourquoi mettre en place le RGPD ?

Les évolutions technologiques récentes surtout l’avènement de la big data ont amené de nouveaux défis.

Chacun de nous utilise des ordinateurs ou des appareils mobiles pour se connecter sur les réseaux sociaux ou télécharger des applications, et le fait que les données personnelles soient exposées présente un risque d’atteinte à la vie privée.

Par exemple, certaines données à caractères personnelles sont sensibles, car elles touchent à des informations qui peuvent donner lieu à de la discrimination ou à des préjugés.

Elles ne peuvent être collectées que par consentement explicite de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés), et dans des cas particuliers qui concernent généralement l’intérêt public.

En 1978, la loi française “ informatique et libertés ” a été instaurée pour faire face à ce risque. On peut considérer que le RGPD est la continuité de cette loi, avec la prise en charge des enjeux actuels tels que les médias sociaux et les applications mobiles.

Le Parlement européen a adopté le RGPD, remplaçant ainsi les lois nationales de protection de données et la directive 94/96/CE.

Le RGPD contient entre autres des dispositions qui obligent les entreprises à protéger les données personnelles des citoyens européens pour toutes les transactions effectuées dans les États membres de l’Union.

Le RGPD réglemente également l’exportation de données personnelles en dehors de l’Union Européenne.

Vous pouvez consulter le règlement complet en version pdf depuis ce lien.

Qui doit se mettre en conformité au RGPD?

La mise en conformité au RGPD concerne tous les organismes publics ou associatifs se trouvant en Europe ou en dehors du vieux continent et qui offrent des services ou prestations impliquant le traitement de données à caractère personnel de résidents européens.

Sont également concernés par ce règlement :

Les prestataires de services informatiques tels que l’hébergement des sites webs, l’emailing, la maintenance.
Les développeurs et intégrateurs de logiciels et solutions informatisées.
Les boîtes de communication et les agences spécialisées dans le digital marketing et qui ont l’habitude de traiter des données personnelles pour leurs comptes ou ceux de leurs clients.
Tous les sous-traitants dans ces domaines, même s’ils se trouvent en dehors des États membres de l’UE.

Quand est-ce que la mise en conformité au RGPD sera- elle appliquée?

La mise en conformité au RGPD est entrée en vigueur le 25 Mai 2018, mais selon Jean Lessi du CNIL : « Le 25 mai 2018 n’est pas une date couperet ».

C’est une étape où les entreprises doivent montrer des signes d’avancement dans la mise en conformité au RGPD.

Quelles sanctions sont appliquées si votre entreprise n’est pas conforme au RGPD ?

En cas de non conformité au RGPD, vous risquez de subir des sanctions administratives qui peuvent atteindre, selon la catégorie de l’infraction, jusqu’à 10 ou 20 millions d’euros, ou dans le cas d’une entreprise, jusqu’à 2% ou 4% du chiffre d’affaires annuel.

Les étapes de la mise en conformité RGPD (procédure)

Désormais, la CNIL a commencé à distribuer des amendes aux grandes entreprises. Les PME suivront bientôt, alors ne tardez pas!

Voici les étapes à faire pour se préparer à la mise en conformité au RGPD :

1. Nommer un DPO (Délégué à la Protection des Données)

La plupart des organismes publics ou privés qui sont concernés par le RGPD doivent désigner un délégué à la protection des données.

Les DPO seront chargés de:

Veiller à ce que la loi soit respectée
Former le personnel dans la conformité au règlement
Réaliser des audits internes

Ils doivent avoir les ressources nécessaires pour faire leur travail ainsi que les accès aux données. Il ne faut en aucun cas entraver leur travail.

2. Recenser les traitements de données personnelles

Tous les organismes qui traitent des données personnelles dans le cadre de leurs activités doivent tenir un registre des traitements.

Pouvant être consulté à n’importe quel moment par la CNIL, votre registre doit comporter :

Le nom ainsi que les coordonnées de celui qui traite les données,
Le type de destinataire auquel les données ont été ou seront envoyées,
Le but de cette collecte de données.

La CNIL recommande de tenir un registre pour chaque activité nécessitant le traitement de données personnelles, alors n’oubliez pas de prendre ce point en considération si vous avez plusieurs activités de ce genre.

Pensez également qu’un traitement de données personnelles n’est pas nécessairement informatisé : les fichiers papiers sont également concernés et doivent être protégés dans les mêmes conditions.

3. Trier les données et identifier le périmètre des données sensibles

Vous devez trier vos données selon leur degré de nécessité par votre activité, et procéder au cryptage des données les plus sensibles.

Sont considérées comme données sensibles :

Les données révélant l’origine prétendument raciale ou ethnique
Les opinions politiques
Les convictions religieuses ou philosophiques
L’appartenance syndicale des personnes
Des données génétiques et biométriques
Des données concernant la santé
Des données concernant la sexualité des personnes
Des données relatives aux condamnations pénales ou aux infractions
Le numéro d’identification national unique (NIR ou numéro de sécurité sociale)

4. Faire un emailing de consentement

Dorénavant, si les entreprises veulent récolter des données personnelles, elles doivent avoir au préalable un consentement écrit, clair et explicite de l’internaute. Elles doivent également s’assurer que les enfants en dessous d’un certain âge aient bien reçu le consentement de leurs parents ou d’un tuteur légal.

Créez un mail expliquant les conditions d’utilisation de vos services et demandant le consentement de vos utilisateurs.

Même si ce n’est pas suffisant à moyen terme, c’est déjà le premier pas pour vous assurer d’être en règle avec la loi et de votre mise en conformité au RGPD.

Vérifiez que vos utilisateurs vous fournissent un consentement écrit, clair et explicite de l’internaute.

Par où commencer pour obtenir le consentement de ses contacts ?

4.1 Commencez par créer un formulaire de demande d’autorisation

Ce formulaire doit expliquer clairement que vous allez utiliser certaines données et dans quel but, et demander l’autorisation du destinataire, avec par exemple une case à cocher (mais attention, pas une case précochée).

4.2 Ensuite créez un mailing renvoyant au formulaire

Créez un mail expliquant les conditions d’utilisation de vos services et demandant le consentement de vos utilisateurs pour la collecte de données, l’envoi de courriels d’information ou d’offres promotionnelles.

Conservez bien les données de consentement données par vos prospects / clients. Gardez cette liste dans un dossier à part, afin de parer à toute éventualité.

5. Revoir les contrats avec vos prestataires et sous-traitants

Identifiez bien l’ensemble de vos sous-traitants et rassemblez tous vos contrats conclus avec vos différents prestataires. Vous devez vous assurer qu’ils seront conformes au nouveau règlement RGPD.

Le cas échéant, vous devez les amender sur la base de la clause type fournie par la CNIL, qui reprend les exigences posées par le RGPD.

6. Instaurer une charte de bonne pratique

Afin d’informer vos employés sur la manière dont ils doivent désormais réaliser la collecte et le traitement des données, pensez à créer des règles et des procédures internes sur les sujets suivants :

Transparence de l’information : à chaque fois que vous collectez des données personnelles, le support utilisé (formulaire, questionnaire, etc.) devra comporter des mentions d’informations (finalité, fondement juridique, durée de conservation, modalités d’utilisation de ces données…).
Conditions d’accès, durées de conservation et règles d’archivage (ex : définir clairement qui doit pouvoir accéder à quelles données dans votre entreprise, poser des règles automatiques d’effacement ou d’archivage au bout d’une certaine durée dans vos applications).
Prises de mesures pour une sécurisation optimale des données.
Processus de notification à la CNIL en cas de failles de sécurité.
Processus de traitement de réponse aux demandes d’exercice des droits des personnes (droits d’accès, d’opposition, de rectification et de suppression des données ainsi que leur droit à la limitation, à la portabilité ou à l’oubli).

La conformité au RGPD est un sujet qui fera parler de lui encore plus dans les mois à venir, nous espérons que nous vous avons fourni les informations nécessaires pour y voir plus clair.

Vous avez encore des questions ?

Votre expert comptable SBA Compta met à votre disposition un service de coaching par téléphone ou chat avec des experts en gestion d’entreprise.

Nos Business Coachs vous apportent tous les conseils juridiques, fiscaux et financiers dont vous avez besoin.

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Boostez vos ventes en créant une Unique Selling Proposition (USP) efficace

Posted on 5 novembre 201820 juin 2022 by SBA Compta

Pour réussir un projet d’entreprise, il y a mille et un détails qu’il faut accomplir correctement.

Même quand vous aurez fini de mettre en place tous les éléments essentiels (votre stratégie marketing, votre service clients, votre site web, votre compta, etc), vous remarquerez peut-être que vous n’avez pas encore réussi à obtenir le nombre souhaité de clients ou encore, pas réussi à atteindre la bonne cible clients pour votre entreprise.

Si vous travaillez dur sans rien obtenir en retour, c’est frustrant. Et c’est encore plus énervant si vous n’avez aucune idée précise de ce qu’il vous faudrait changer pour améliorer vos performances.

Avez-vous déjà réfléchi à votre Unique Selling Proposition (USP) ?

Si ce n’est pas le cas, commencez pas ça. Cela vous mettra peut-être sur la bonne voie.

Votre expert en comptabilité en ligne SBA Compta revient avec vous sur ce concept et vous livre toutes les étapes pour rédiger une Proposition de valeur unique qui fait mouche.

Qu’est-ce qu’une Unique Selling Proposition USP?

Unique Selling Proposition, définition

On l’appelle « USP », « proposition de valeur unique » ou « Unique Selling Proposition ». Le nom n’a pas d’importance, l’essentiel c’est d’avoir une proposition qui soit utile à votre entreprise.

En bref, une Unique Selling Proposition est un argument de vente qui vous différencie de vos concurrents du point de vue commercial.

En d’autres mots, pourquoi un client choisirait-il votre marque au lieu d’une autre ?

Cette création de valeur est un élément essentiel de votre stratégie marketing, et sans doute plus importante que votre slogan, votre historique ou même plus importante que votre description de produit ou de service.

Une Unique Selling Proposition doit expliquer à vos prospects, en quelques secondes, le bénéfice spécifique et la valeur ajoutée apportée par votre produit ou service.

Quelle différence entre une Unique Selling Proposition et d’un slogan?

Beaucoup sont ceux qui confondent un concept, un slogan et une USP. La différence est facile à cerner. Les trois sont des déclarations courtes, liées à votre entreprise et communiquées à vos clients de façon à être faciles à mémoriser.

Cependant, c’est tout ce qu’ils ont en commun !

Même si un slogan ressemble à une Unique Selling Proposition, cette dernière apporte plus de précisions qui définissent l’entreprise avec moins de langage fleuri.

Ci-dessous les différences essentielles entre un slogan et une USP :

Un slogan ne doit contenir que quelques mots. Il doit marquer l’esprit de vos prospects, donc être bien tourné, attractif (plutôt musical, joli, ou drôle selon l’image que vous voulez donner) et utilise un langage malin.
Une USP est davantage dirigée vers le bénéfice apporté à votre client. A quel avantage votre client doit s’attendre quand il collabore avec vous ?
La proposition de valeur unique est plutôt descriptive et elle touche le cœur de la particularité de votre entreprise qui la distingue des autres concurrents, au lieu de se concentrer sur les jeux de mots et l’aspect attractif.

Comment créer votre Unique Selling Proposition?

Maintenant que vous comprenez pourquoi vous avez besoin d’une unique selling point, il faut savoir comment la définir.

USP – Etape N°1 : Déterminez votre valeur ajoutée

La première étape pour circonscrire votre USP, c’est de faire une liste de toutes les choses que vous pratiquez et qui sont uniques et particulières à votre entreprise.

C’est le moment du brainstorming, alors ne vous censurez pas. Juste, écrivez la liste.
Si vous craignez d’être dans un marché saturé, pensez aux détails que vous fournissez avec soin et qui vous aident à vous démarquer. Trouvez le truc spécial qui rend votre entreprise unique.

La meilleure méthode, c’est de se poser cette question: quel problème puis-je résoudre pour mes clients ?

Vous devrez le faire en pensant :

à la manière dont votre projet d’entreprise répond à une demande effective des consommateurs, parce que chaque produit ou chaque service que vous proposez apporte une aide spécifique aux problèmes de votre clientèle.
à votre business model, c’est-à-dire la manière dont votre entreprise crée de la valeur ajoutée.
aux raisons pour lesquelles les clients vous choisiraient vous particulièrement, plutôt qu’un concurrent.

Alors, quel est le besoin auquel vous répondez ?

Dans certains domaines, la réponse sera claire, comme tout produit ou service relatif aux domaines de la santé ou du bien-être.

Si par contre, vous travaillez dans un domaine qui n’est pas orienté vers des problèmes spécifiques, il vous reste néanmoins des moyens avec lesquels vous pouvez aider vos clients.

Proposition de valeur : exemple

Disons que vous créez une application de jeux. A quoi peut servir donc votre application? Est-ce qu’elle augmente l’agilité intellectuelle ? Est-ce qu’elle fait rire ? Est-ce qu’elle regroupe des amis à travers le monde ?

Peu importe son importance, écrivez-le!

Si vous travaillez dans une entreprise de service comme la comptabilité, l’immobilier ou le webdesign, est-ce qu’il y a un détail de vos prestations que le client peut juger unique ?

Si vous êtes un assistant virtuel, vous découvrirez que vos clients aiment le fait que vous les appeliez chaque mois en appel vidéo.
Peut être que vous pensez que ça ne fait pas partie de votre travail, mais que vos clients le considèrent comme un avantage important, parce qu’ils peuvent avoir le meilleur des deux mondes : un assistant « virtuel » qu’on peut voir en monde « réel ».
Si vous travaillez dans une société de logiciels qui fournit un service de messagerie instantanée et que vous pensez que beaucoup de sociétés offrent le même service, ce qui vous en démarque pourrait être votre équipe de service client.
Votre valeur ajoutée est peut-être cette équipe rapide à répondre à tous les messages, réactive face aux demandes des clients…

Notez bien : Ce n’est pas grave de ne pas être le seul sur le marché à fournir un produit ou un service, vous avez juste besoin de proposer une valeur ajoutée marketing qui vous distingue de vos concurrents.

Pour ce faire, faites l’inventaire de vos méthodes d’attraction de prospects, d’obtention de clients et vos relations clientèles.

USP – Etape N°2 : Demandez l’avis de vos clients

Si vous n’avez pas réussi à trouver en quoi vous êtes unique, essayez de le demander à vos clients existants. Cela peut être une très bonne méthode pour déterminer ce que vous faites le mieux.

Découvrir les avis et le feedback de vos clients sur vos prestations n’est pas du tout difficile. Vous devez juste leur demander ce qu’ils aiment le plus dans votre travail.

Si vous avez déjà rédigé votre liste d’idées, vous pouvez vérifier si leurs avis correspondent à ce que vous avez déjà écrit. D’ailleurs, il se peut que vous découvriez d’autres détails surprenants que vous ignorez. Votre quête vous permettra de vous évaluer et de booster votre confiance en vous.
Si vous décidez de demander les avis de vos clients, vous pouvez le faire à travers un sondage rapide par email ou par téléphone.
Si vous choisissez de faire un sondage électronique, posez des questions ouvertes pour qu’ils puissent vous expliquer ce qu’ils pensent vraiment sans se limiter à un QCM ou à des questions suggestives.

USP – Etape N°3 : Passez à la formulation

Maintenant que vous savez ce qui vous démarque après enquête, reste à rédiger votre unique selling proposition.

Il y a plusieurs formules disponibles pour rédiger une USP efficace, mais vous pouvez aussi le faire sans suivre une formule précise.

Voici quelques indicateurs pour vous aiguiller :

Le nom de votre entreprise
La clientèle ciblée
Votre objectif sur le marché
Ce qui vous démarque de la concurrence

Cet exercice prendra un peu du temps et ce n’est en aucun cas un « tout du premier coup ». A savoir aussi que votre USP peut changer avec le temps, en fonction de l’évolution de votre entreprise.

Lorsque vous finissez de rédiger un brouillon satisfaisant de votre argument de vente unique, testez-le. Demandez l’avis de vos clients et de quelques prospects. Vous pouvez aussi demander l’avis de vos amis et de votre famille.

Le but de votre Unique Selling Proposition : vous permettre de convaincre plus de prospects en apportant de la clarté à votre argumentaire commercial.

Et une fois que j’ai mon Unique Selling Proposition?

Maintenant que vous avez une Unique Selling Proposition efficace, qui met en valeur les avantages concrets de votre produit et le différencie de la concurrence, que devez-vous faire ?

Faites-la bien ressortir sur tous vos supports de communication, en particulier la page d’accueil de votre site web.
Surtout, faites coïncider votre proposition de valeur unique et votre Business Model, c’est-à-dire concrétisez les bénéfices annoncés dans votre USP et délivrez la valeur promise. Rien de pire pour votre réputation qu’une promesse non tenue.
Pensez à modifier votre USP chaque fois que votre marché cible change et au fur et à mesure que vos clients exigent davantage.

Au fil du temps, l’exercice sera plus facile et vous mettrez de moins en moins de temps à élaborer une proposition de valeur efficace.

SBA Compta, votre partenaire comptable en ligne, peut rendre le processus de rédaction de votre Unique Selling Proposition plus facile et plus efficace.

Startup à découvrir : Mayence

Posted on 2 novembre 201830 mai 2019 by SBA Compta

Chez SmallBusinessAct, nous pensons que les expériences sont faites pour être partagées. C’est pour cela que nous avons consacré une rubrique spéciale sur notre blog : « les entrepreneurs à découvrir». Nous y mettons en avant des entrepreneurs et des startups qui innovent et inspirent.

Si vous pensez comme nous que les mots « entreprendre, réussir, innover, audace, relever des défis, passion, visionnaire… » font partie de la même famille, alors continuez votre lecture et découvrez des expériences riches et motivantes.

Aujourd’hui, faites la connaissance de Xavier de Fouquières, fondateur de Mayence.

Xavier de Fouquières, parlez-nous de vous, de votre parcours et de Mayence

Un parcours de communicant, puisqu’après mes études j’ai rejoint le groupe publicitaire FCA puis Havas où l’on m’a proposé de reprendre et redresser des filiales spécialisées un peu laissées à l’abandon.

12 années de direction d’agences instructives avec un formidable patron en la personne de Bernard Brochand.

Je quitte Havas peu de temps après le départ de Bernard et fonde Mayence dans les années 1994. Agence de création pendant 7 ans qui devient progressivement centrale d’achats pour les dépenses hors média des grandes multinationales.

Quelle est la valeur ajoutée de Mayence ?

Il faudrait demander à nos clients qui en parlent mieux !

D’abord notre offre. Nous sommes une agence dédiée au point de vente.

Nous proposons une offre complète mettant en valeur une marque sur son point de vente : vitrines, agencement mobilier, PLV, présentoir, packaging, édition…

Nos clients sont principalement dans les univers du luxe, de la cosmétique, du parfum, du bien être ou de la santé…

Notre approche est transverse et notre organisation en interne se rapprocherait de la méthode Agile : travail en équipe, par projet, sans esprit de silos par services.

Nos ingénieurs assurent la faisabilité des idées créatives, notre service logistique assure le montage, et le recyclage. Nous suivons de nombreuses formations par des consultants passionnants pour proposer des solutions environnementales évidentes aujourd’hui.

Depuis toutes ces années avez-vous des anecdotes à nous raconter ?

Oui mille! Nous avions constitué il y quelques années un bêtisier des plus belles « perles ». Il est tombé en désuétude tant la compétence de nos interlocuteurs en merchandising ou marketing de nos clients est de haut niveau.

Juste une petite, lors de la création de Mayence. Un ami qui avait une société de post prod nous avait prêté un bureau, une table et 3 chaises. Nous étions 4 ! Vous arrivez tôt…

Pour entreprendre et réussir, quel serait le premier facteur de succès ?

Tout le monde y va de son conseil. En fréquentant des clubs d’entrepreneurs, j’ai vite compris que chaque histoire est unique.

Certains commencent avec un premier client, d’autres testent leur idée pendant de long mois… aussi mon seul conseil pour entreprendre et espérer réussir : vous devez savoir au fond de vous-même si vous êtes un entrepreneur. C’est tout simple.

Vous ne savez pas, mais gagner plus d’argent ou ne plus voir la tête de votre chef de service vous tente ? Laissez tomber.

D’après vous, quelle est la plus grande difficulté d’un entrepreneur au quotidien ?

Garder le nez sur le guidon et les yeux vers demain.
Apprendre à déléguer.
Rester calme devant la règlementation française.
Regarder, écouter ses collaborateurs.
Décider (hé oui) Comme disait Michel Audiard : “un c** qui avance ira toujours plus loin qu’un intelligent assis”.

Le top 3 de vos plus grands challenges ?

Gagner il y a 15 ans un budget 3 fois plus gros que notre CA annuel.

Embaucher aujourd’hui les meilleurs sur une intention, une vision de ma part. Sans preuve. Juste la confiance.

Avoir réussi un changement culturel en 4 ans avec succès et croissance.

Comment conciliez-vous travail et vie privée ?

J’ai une femme qui veille au grain avec douceur mais fermeté…tout en comprenant qu’elle est avec un chef d’entreprise et pas un cadre libre à 18h.

Votre conseil aux futurs entrepreneurs ?

Veiller aux détails.

Soyez têtu mais pas obtus.

Gardez-vous des plages horaires de décompression.

Votre onzième commandement serait ?

Se pardonner à soi-même et aux autres, tous les jours, pour avancer.