Chefs d’entreprise, si vous n’avez pas encore bouclé votre budget prévisionnel pour l’année prochaine, c’est le moment !

Même si l’exercice est un peu long et fastidieux, surtout si l’on veut être très réaliste, il est l’incontournable outil de pilotage de votre entreprise.

Établir un budget, c’est imaginer l’activité de votre entreprise sur une année complète, en particulier les charges et le chiffre d’affaire basé sur vos objectifs de vente.

Quelles sont les règles à suivre pour établir un Budget Prévisionnel au TOP ?

SBA Compta, cabinet de comptabilité en ligne, vous propose quelques conseils pour que votre budget prévisionnel puisse vous aider à bien gérer votre entreprise.

Pourquoi établir un budget prévisionnel ?

Un Budget prévisionnel, c’est quoi ?

Définition : votre budget regroupe l’ensemble des entrées (prévisions de ventes, nouveaux financements) et sorties (investissements, achats, frais généraux) de liquidités que vous prévoyez sur le prochain exercice.

En bref, il est une sorte de feuille de route pour les 12 mois à venir.

Il est l’étape n°1 du volet financier de votre Business Plan.

Un Budget prévisionnel, ça sert à quoi ?

Que vous soyez une association, un artisan ou une start-up… faire un budget prévisionnel est une étape essentielle !

Votre budget prévisionnel est votre outil de base pour :

• gérer votre projet,
• savoir où vous mettez les pieds,
• établir vos besoins en financement avec précision,
• anticiper vos risques,
• comparer vos performances,
• aller voir votre banquier…

Ça vous permet de fixer des objectifs pour l’année à venir, de surveiller votre rendement et d’identifier les difficultés qui pourraient apparaître avant qu’elles n’impactent durablement votre entreprise.

Exemple de Budget Prévisionnel

Cette étape, indispensable à la bonne gestion de votre société ou de votre projet, mérite d’y passer du temps et demande de l’organisation.

Pour vous accompagner, SBA COMPTA vous donne 6 conseils pour bien établir votre budget prévisionnel, et met à votre disposition une matrice excel contenant un certain nombre de revenus et charges prévisionnelles, afin de vous indiquer comment remplir votre tableau.

Conseil n°1 – Les 7 bonnes questions à se poser

Pour faire un budget prévisionnel efficace et pertinent, et qu’il puisse vous servir de support pour prendre vos décisions tout au long de l’année à venir, vous devez considérer un certain nombre d’éléments :

• quelles sont vos prévisions de ventes ?
• quels seront vos coûts variables ? (matières premières, coût de livraison, consommation énergétique)
• quels seront vos coûts fixes ? (RH, loyers, coût de financement)
• comment prévoyez-vous de faire évoluer vos Ressources Humaines ? (recrutements, fins de contrats, primes…)
• quelle sera votre niveau de charge fiscale ?
• quels seront vos moyens de financement ?
• quelle est l’évolution de votre marché et de vos concurrents ?

Voilà les questions auxquelles chaque chef d’entreprise doit répondre dans le cadre de l’élaboration de son budget prévisionnel.

Conseil n°2 – Élaborez vos prévisions mois par mois

Pour que votre budget prévisionnel vous serve de feuille de route, il est indispensable que vos éléments soient détaillés mois par mois.

Ce budget mensualisé vous permettra :

• d’assurer un suivi régulier et de pouvoir ajuster votre budget au fur et à mesure de l’année.
• de faire le point régulièrement sur vos prévisions et les comparer à votre position.
• de ne pas vous faire surprendre par les effets de calendriers (période de vacances, de rentrée ou encore de fin d’année, qui selon le secteur peuvent se traduire par une hausse ou un ralentissement significatif d’activité).

Chez SBA Compta, votre Coach de Gestion établit votre budget prévisionnel mensualisé à chaque début d’exercice.

Ce budget est intégré sur notre plateforme. Puis notre algorithme calcule, au fur et à mesure de vos ventes et achats, si oui ou non, vos objectifs sont atteints.

Cela nous permet de vous fournir des indicateurs de gestion fiables et vous les restituer en un tableau de bord complet et détaillé.

Avec SBA Compta, vous connaissez à tout moment l’état de votre situation financière réelle.

Conséquence : vous pouvez à tout moment pister d’éventuels écarts budgétaires, et mettre en place les contre-mesures qui s’imposent.

Une bonne gestion, c’est d’abord une histoire de visibilité et d’anticipation.

Conseil n°3 – Réalisez deux scénarios différents

Comme la plupart des entrepreneurs, vous risquez fort de naviguer entre deux scénarios de budget prévisionnel très différents :

• l’un très prudent, voir pessimiste, qui vous permettra de retomber sur vos pieds en cas de difficulté ;
• l’autre favorable et audacieux, qui sera source d’inspiration, d’enthousiasme et de projections positives.

En effet, en préservant une fenêtre ouverte sur vos rêves et vos ambitions, vous favorisez votre créativité et celle de vos collaborateurs.

• Budget prévisionnel, scénario 1
  • un prix de vente assez bas
  • une communication via 2 types de réseaux
  • pas d’équipe commerciale
  • et seulement un nouveau produit mis sur le marché chaque année pendant 3 ans.

• Budget prévisionnel, scénario 2
  • un produit de base bon marché + un produit plus élaboré commercialisé à un prix élevé
  • une communication plus large via 3 à 4 réseaux différents, gérée par vous et un directeur marketing
  • 2 commerciaux payés à la commission
  • un nouveau produit en vente la première année
  • puis 5 autres au cours des 2 années suivantes.

Vos projections ne doivent pas se borner à envisager le pire, mais aussi vous laisser entrevoir un certain succès.

Cela vous permet d’assurer d’éventuelles phases de développement dans ses différentes composantes : stocks, recrutements, externalisations…

Conseil n°4 – Impliquez vos équipes pour établir votre budget prévisionnel

Qui mieux que votre équipe commerciale peut vous aider à prévoir vos futures ventes ? Ou votre service RH pour prévoir le coût de vos charges sociales ?

L’une des manières d’établir un budget prévisionnel réaliste, c’est d’impliquer vos collaborateurs et associés. Les objectifs que vous allez y définir seront aussi les leurs.

Pour cela, demandez-leur leurs prévisions et confirmez les différentes hypothèses budgétaires avec les équipes concernées.

En cas de conflit entre différents départements (par exemple entre les équipes commerciales et financières), demandez-leur de trouver un compromis sur lequel ils s’engageront.

Pour eux comme pour vous, le budget prévisionnel les accompagnera toute l’année dans leurs tâches.

Conseil n°5 – Vérifiez vos projections via quelques ratios-clés

Outils de mesure et de contrôle de l’évolution de votre activité, les ratios sont des pourcentages ou coefficients mettant en rapport des valeurs entre elles.

Ils fournissent des indications précieuses au chef d’entreprise, pour l’analyse de la solvabilité, de l’équilibre financier ou encore de la rentabilité économique de l’entreprise.

Ils n’ont pas forcément de valeur en soi, mais doivent être comparés soit d’une année sur l’autre pour la même entreprise, ou comparés à ceux d’une autre entreprise du même secteur et de taille similaire.

Les ratios sont une des meilleures façons de réconcilier vos prévisions de ventes et de coûts !

Voici quelques rations qui vous aideront à vérifier la cohérence de votre budget prévisionnel :

Taux de marge brute

Quel est le ratio entre votre chiffre d’affaires et vos coûts totaux sur une année donnée ? C’est l’un des moyens de voir si votre budget prévisionnel est réaliste.

Faites attention à des prévisions qui vous indiquent une augmentation de votre coefficient de marge brute de 10 à 50%.

Si vos charges d’exploitation sont élevées, il y a de fortes chances qu’elles le restent dans l’année n+1.

Pour être plus précis, le calcul du taux de marge brute se fait comme suit (en %) :

Calcul de taux de marge brute (en %) = (CA – Achats) / CA x 100

Taux de marge d’exploitation

Quel est le ratio entre votre résultat d’exploitation et votre chiffre d’affaire sur une année donnée ?

On attend ici une évolution positive. A mesure que votre chiffre d’affaire s’accroît, votre taux de rentabilité devrait également connaître une hausse.

L’erreur que font beaucoup de chefs d’entreprise à ce stade est une mauvaise anticipation de leur seuil de rentabilité.

Ils estiment trop prématurément la date à laquelle l’entreprise dégagera une marge bénéficiaire. Du coup le financement nécessaire avant d’atteindre ce seuil est parfois largement sous-estimé.

Effectif total par client = Calcul du taux de marge d’exploitation (en %) = EBIT / CA

Effectif total par client

Si vous êtes du genre entrepreneur-orchestre qui se démultiplie pour faire avancer votre entreprise, je vous conseille de jeter un petit coup d’œil sur ce ratio.

Pour calculer l’effectif total par client, amusez-vous à diviser votre nombre d’employés (un seul, donc, si vous avez toutes les casquettes) par le nombre total de clients que vous projetez de satisfaire.

Effectif total par client = Nombre d’employés / nombre de clients

Conseil n°6 – Faites le suivi et les mises à jour en cours de route

Enfin, une fois votre budget prévisionnel établi et validé, mettez en place des instruments pour comparer votre situation réelle avec le budget prévisionnel.

Pour vous y aider, SBA Compta a mis au point une appli intuitive et complète qui permet de :

• comparer chacun des chiffres réels avec ceux estimés.
• analyser l’évolution et la croissance de votre activité au fur et à mesure,
• identifier au plus vite des problèmes structurels et conjoncturels qui pourraient impacter votre entreprise (hausse des prix de matière première, difficulté dans le recouvrement, problème dans la prévision, évolution des prévisions de vente…)
• comprendre les mécanismes qui ont guidé votre évolution, en fin d’exercice.
• gagner en crédibilité auprès de vos organismes de crédit grâce à un tableau de bord de gestion à jour.

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Bien utilisé, le budget prévisionnel est un excellent outil de pilotage et le meilleur allié du chef d’entreprise.

Cet exercice demande beaucoup de rigueur et un investissement-temps important, mais en respectant certaines règles fondamentales, vous augmentez votre capacité d’anticipation et vous limitez vos risques.

Pensez-y! Les Business Coachs SBA Compta réalisent pour vous votre budget prévisionnel au début de chaque exercice.

Résultat : un interlocuteur accessible, des conseils pluridisciplinaires (compta, fiscalité, gestion, paie, juridique…) et un pilotage facilité pour l’entrepreneur.

Avec SBA Compta, entreprendre devient facile !

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