TPE PME : 6 conseils pour établir votre budget prévisionnel

TPE PME : 6 conseils pour établir votre budget prévisionnel

Chefs d’entreprise, si vous n’avez pas encore bouclé votre budget prévisionnel de 2017, c’est le moment ! Même si l’exercice est quelque peu long et fastidieux, surtout si l’on veut être très réaliste, il est l’incontournable outil de pilotage de votre entreprise.

Établir un budget, c’est imaginer l’activité de votre entreprise sur une année complète, en particulier les charges et le chiffre d’affaire basé sur vos objectifs de vente.

Pourquoi établir un budget prévisionnel ?

Le budget est une sorte de feuille de route pour les 12 mois à venir. Il regroupe l’ensemble des entrées (prévisions de ventes, nouveaux financements) et sorties (investissements, achats, frais généraux) de liquidités que vous prévoyez sur le prochain exercice.

Faire un budget prévisionnel vous permet de fixer des objectifs pour l’année à venir, de surveiller votre rendement et d’identifier les difficultés qui pourraient apparaître avant qu’elles n’impactent durablement votre entreprise.

Cette étape, indispensable à la bonne gestion de votre société, mérite d’y passer du temps et demande de l’organisation. Pour vous accompagner, SmallBusinessAct vous donne 6 conseils pour bien établir votre budget prévisionnel.

Conseil n°1 – Les 7 bonnes questions à se poser

Pour que votre budget soit efficace et pertinent et puisse vous servir de support pour prendre vos décisions tout au long de l’année à venir, vous devez prendre en considération un certain nombre d’éléments :

  • quelles sont vos prévisions de ventes ?
  • quels seront vos coûts variables ? (matières premières, coût de livraison, consommation énergétique)
  • quels seront vos coûts fixes ? (RH, loyers, coût de financement)
  • comment prévoyez-vous de faire évoluer la main d’œuvre ? (recrutements, fins de contrats, primes…)
  • quelle sera votre charge fiscale ?
  • quels seront vos moyens de financement ?
  • quelle est l’évolution de votre marché et de vos concurrents ?

Voilà les questions auxquelles chaque chef d’entreprise doit répondre dans le cadre de l’élaboration de son budget prévisionnel.

Conseil n°2 – Élaborez vos prévisions mois par mois

Pour que votre budget serve de véritable feuille de route, il est dispensable que tous les éléments soient détaillés mois par mois.
Cela vous permettra d’assurer un suivi régulier et de pouvoir ajuster votre budget au fur et à mesure de l’année.

Le budget mensualisé vous permettra de faire le point régulièrement sur vos prévisions et les comparer à votre position.

Cela vous permettra également de ne pas vous faire surprendre par les effets de calendriers (période de vacances, de fin d’année qui selon le secteur peuvent se traduire par une hausse ou un ralentissement significatif de l’activité).

Conseil n°3 – Réalisez deux scénarios différents

Budget Prévisionnel Conseil n°3 - Réalisez deux scénarios différents

Budget Prévisionnel Conseil n°3 – Réalisez deux scénarios différents

Comme la plupart des entrepreneurs, vous risquez fort de naviguer entre les deux scénarios suivants :

  • l’un très prudent, voir pessimiste, qui vous permettra de retomber sur vos pieds en cas de difficulté ;
  • l’autre favorable et audacieux, qui sera source d’inspiration, d’enthousiasme et de projections positives.

En effet, en préservant une fenêtre ouverte sur vos rêves et vos ambitions, vous favorisez votre créativité et celle de vos collaborateurs.

  • Par exemple, scénario 1
    • un prix de vente assez bas
    • une communication via 2 types de réseaux
    • pas d’équipe commerciale
    • et seulement un nouveau produit mis sur le marché chaque année pendant 3 ans.
  • Et scénario 2
    • un produit de base bon marché et un produit plus élaboré commercialisé à un prix élevé
    • une communication plus large via 3 à 4 réseaux différents, gérée par vous et un directeur marketing
    • 2 commerciaux payés à la commission
    • un nouveau produit en vente la première année
    • puis 5 autres au cours des 2 années suivantes.

Il est important que vos projections ne se bornent pas à envisager le pire, mais vous laisse entrevoir un certain succès.

Cela vous permet d’assurer d’éventuelles phases de développement dans ses différentes composantes : stocks, recrutements, externalisations…

Conseil n°4 – Impliquez vos équipes

Budget Prévisionnel Conseil n°4 - Impliquez vos équipes

Budget Prévisionnel Conseil n°4 – Impliquez vos équipes

 

Qui mieux que votre équipe commerciale peut vous aidez à prévoir les ventes futures ? Ou votre service RH pour prévoir le coût de la main d’œuvre ?

Pour que votre budget soit réaliste, il est capital d’impliquer toutes vos équipes. Les objectifs que vous allez y définir seront aussi les leurs.

Pour cela, demandez-leur leurs prévisions, confirmez les différentes hypothèses avec les équipes concernées, en cas de conflit entre différents départements (par exemple entre les équipes commerciales et financières), demandez-leur de trouver un compromis sur lequel ils s’engageront.

Pour eux comme pour vous, le budget prévisionnel les accompagnera toute l’année dans leurs tâches.

Conseil n°5 – Vérifiez vos projections via quelques ratios-clés

Outils de mesure et de contrôle de l’évolution de votre activité, les ratios sont des pourcentages ou coefficients mettant en rapport des valeurs entre elles.

Ils fournissent des indications précieuses au chef d’entreprise, pour l’analyse de la solvabilité, de l’équilibre financier ou encore de la rentabilité économique de l’entreprise.

Ils n’ont pas forcément de valeur en soi, mais doivent être comparés soit d’une année sur l’autre pour la même entreprise, ou comparés à ceux d’une autre entreprise du même secteur et de taille similaire.

Les ratios sont une des meilleures façons de réconcilier vos prévisions de ventes et de coûts ! Voici quelques rations qui vous aideront à maîtriser la cohérence de l’ensemble de votre budget :

Taux de marge brute

Quel est le ratio entre votre chiffre d’affaires et vos coûts totaux sur une année donnée ? C’est l’un des moyens de voir si votre budget prévisionnel est réaliste.

Faites attention à des prévisions qui vous indiquent une augmentation de votre coefficient de marge brute de 10 à 50%.

Si vos charges d’exploitation sont élevées, il y a de fortes chances qu’elles le restent dans l’année n+1.

Pour être plus précis, le calcul du taux de marge brute se fait comme suit (en %) :

(CA – Achats)/CA x 100

Taux de marge d’exploitation

Quel est le ratio entre votre résultat d’exploitation et votre chiffre d’affaire sur une année donnée ?

On attend ici une évolution positive. A mesure que votre chiffre d’affaire s’accroît, votre taux de rentabilité devrait également connaître une hausse.

L’erreur que font beaucoup de chefs d’entreprise à ce stade est une mauvaise anticipation de leur seuil de rentabilité. Ils estiment trop prématurément la date à laquelle l’entreprise dégagera une marge bénéficiaire. Du coup le financement nécessaire avant d’atteindre ce seuil.

Calcul du taux de marge d’exploitation (en %):

EBIT / CA

Effectif total par client

Si vous êtes du genre entrepreneur-orchestre qui se démultiplie pour faire avancer votre entreprise, je vous conseillerais de jeter un petit coup d’œil sur ce ratio.

Amusez-vous à diviser votre nombre d’employés (un seul, donc, si vous avez toutes les casquettes) par le nombre total de clients que vous projetez de satisfaire.

Demandez-vous si vous pensez sincèrement pouvoir gérer un portefeuille aussi vaste dans les 2 ou 3 années à venir, en fonction de vos prévisions.

Si cela vous semble irréaliste, il serait judicieux de revoir à la hausse vos hypothèses en terme de ressources humaines, et donc de charges d’exploitation.

Conseil n°6 – Faites le suivi et les mises à jour en cours de route

Budget Prévisionnel : suivi et mises à jour

Budget Prévisionnel : suivi et mises à jour

 

Enfin, une fois votre budget prévisionnel établi et validé, mettez en place des instruments pour comparer la situation réelle avec le budget.

A la fin de chaque mois ou chaque trimestre par exemple, comparez chacun des chiffres avec ce que vous aviez estimé.

Le budget va vous servir pour analyser l’évolution et la croissance de votre activité, mais également pour identifier au plus vite des problèmes structurels et conjoncturels qui pourraient impacter votre entreprise (hausse des prix de matière première, difficulté dans le recouvrement, problème dans la prévision, évolution des prévisions de vente…)

Au fur et à mesure, vous pouvez remodeler votre budget avec les nouvelles prévisions. Par exemple, si vous décalez des embauches ou si les promesses de vente s’avèrent plus fortes que prévues, vous pouvez établir un nouveau budget basé sur ces nouvelles hypothèses.

En fin d’exercice, le budget prévisionnel vous sera également très utile pour analyser et comprendre les mécanismes qui ont guidé votre évolution.

Bien utilisé, le budget prévisionnel est un excellent outil de pilotage et le meilleur allié du chef d’entreprise.

Il permet de fixer des objectifs clairs, de planifier les ressources nécessaires pour les atteindre et d’avoir une bonne visibilité sur votre activité.

Cet exercice demande de la rigueur et un investissement important, mais en respectant certaines règles fondamentales, vous augmentez votre capacité d’anticipation et vous limitez vos risques. N’hésitez pas à solliciter votre expert-comptable pour vous accompagner dans cette tâche.

Il rédigera pour vous votre budget, en fonction des prévisions et des hypothèses que vous lui transmettrez.

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