TPE - PME : 6 conseils pour établir votre budget prévisionnel

TPE – PME : 6 conseils pour établir votre budget prévisionnel

Chefs d’entreprise, si vous n’avez pas encore bouclé votre budget prévisionnel pour 2019, c’est le moment !

Même si l’exercice est un peu long et fastidieux, surtout si l’on veut être très réaliste, il est l’incontournable outil de pilotage de votre entreprise.

Établir un budget, c’est imaginer l’activité de votre entreprise sur une année complète, en particulier les charges et le chiffre d’affaire basé sur vos objectifs de vente.

Quelles sont les règles à suivre pour un Budget Prévisionnel au TOP ?

SmallBusinessAct, cabinet de comptabilité nouvelle génération, vous propose quelques conseils pour que votre Budget prévisionnel vous aide à bien gérer votre entreprise.

Pourquoi établir un budget prévisionnel ?

Un Budget prévisionnel, c’est quoi ?

Définition : votre budget regroupe l’ensemble des entrées (prévisions de ventes, nouveaux financements) et sorties (investissements, achats, frais généraux) de liquidités que vous prévoyez sur le prochain exercice.

En bref, il est une sorte de feuille de route pour les 12 mois à venir.

Il est l’étape n°1 du volet financier du Business Plan.

Un Budget prévisionnel, ça sert à quoi ?

Que vous soyez une association, un artisan ou une start-up… faire un budget prévisionnel est une étape essentielle !

Votre budget prévisionnel est votre outil de base pour :

  • gérer votre projet,
  • savoir où vous mettez les pieds,
  • anticiper vos risques,
  • comparer vos performances,
  • aller voir votre banquier…

Ça vous permet de fixer des objectifs pour l’année à venir, de surveiller votre rendement et d’identifier les difficultés qui pourraient apparaître avant qu’elles n’impactent durablement votre entreprise.

6 conseils pour établir votre budget prévisionnel - Exemple Budget

6 conseils pour établir votre budget prévisionnel – Exemple Budget

Exemple de Budget Prévisionnel

Cette étape, indispensable à la bonne gestion de votre société ou de votre projet, mérite d’y passer du temps et demande de l’organisation.

Pour vous accompagner, SmallBusinessAct vous donne 6 conseils pour bien établir votre budget prévisionnel, et met à votre disposition une matrice excel contenant un certain nombre de revenus et charges prévisionnelles, afin de vous indiquer comment remplir votre tableau.

Conseil n°1 – Les 7 bonnes questions à se poser

Pour que votre budget soit efficace et pertinent, et puisse vous servir de support pour prendre vos décisions tout au long de l’année à venir, vous devez considérer un certain nombre d’éléments :

  • quelles sont vos prévisions de ventes ?
  • quels seront vos coûts variables ? (matières premières, coût de livraison, consommation énergétique)
  • quels seront vos coûts fixes ? (RH, loyers, coût de financement)
  • comment prévoyez-vous de faire évoluer vos Ressources Humaines ? (recrutements, fins de contrats, primes…)
  • quelle sera votre niveau de charge fiscale ?
  • quels seront vos moyens de financement ?
  • quelle est l’évolution de votre marché et de vos concurrents ?

Voilà les questions auxquelles chaque chef d’entreprise doit répondre dans le cadre de l’élaboration de son budget prévisionnel.

6 conseils pour établir votre budget prévisionnel - Élaborez vos prévisions mois par mois

6 conseils pour établir votre budget prévisionnel – Élaborez vos prévisions mois par mois

Conseil n°2 – Élaborez vos prévisions mois par mois

Pour que votre budget serve de feuille de route, il est indispensable que vos éléments soient détaillés mois par mois. Ce Budget mensualisé vous permettra :

  • d’assurer un suivi régulier et de pouvoir ajuster votre budget au fur et à mesure de l’année.
  • de faire le point régulièrement sur vos prévisions et les comparer à votre position.
  • de ne pas vous faire surprendre par les effets de calendriers (période de vacances, de rentrée ou encore de fin d’année, qui selon le secteur peuvent se traduire par une hausse ou un ralentissement significatif d’activité).

Chez SmallBusinessAct, votre Coach de Gestion établit votre budget prévisionnel à chaque début d’exercice.

Ce budget est intégré sur notre plateforme. Puis notre algorithme calcule, au fur et à mesure de vos ventes et achats, si oui ou non, vos objectifs sont atteints.

6 conseils pour établir votre budget prévisionnel - Indicateurs de gestion

6 conseils pour établir votre budget prévisionnel – Indicateurs de gestion

Cela nous permet de vous fournir des indicateurs de gestion fiables et vous les restituer en un tableau de bord complet et détaillé.

Avec SmallBusinessAct, vous connaissez à tout moment l’état de votre situation financière réelle.

Conséquence : vous pouvez à tout moment pister d’éventuels écarts budgétaires, et mettre en place les contre-mesures qui s’imposent.

Une bonne gestion, c’est d’abord une histoire de visibilité et d’anticipation.

Conseil n°3 – Réalisez deux scénarios différents

6 conseils pour établir votre budget prévisionnel - Réalisez deux scénarios différents

6 conseils pour établir votre budget prévisionnel – Réalisez deux scénarios différents

Comme la plupart des entrepreneurs, vous risquez fort de naviguer entre les deux scénarios suivants :

  • l’un très prudent, voir pessimiste, qui vous permettra de retomber sur vos pieds en cas de difficulté ;
  • l’autre favorable et audacieux, qui sera source d’inspiration, d’enthousiasme et de projections positives.

En effet, en préservant une fenêtre ouverte sur vos rêves et vos ambitions, vous favorisez votre créativité et celle de vos collaborateurs.

  • Par exemple, scénario 1
    • un prix de vente assez bas
    • une communication via 2 types de réseaux
    • pas d’équipe commerciale
    • et seulement un nouveau produit mis sur le marché chaque année pendant 3 ans.
  • Et scénario 2
    • un produit de base bon marché + un produit plus élaboré commercialisé à un prix élevé
    • une communication plus large via 3 à 4 réseaux différents, gérée par vous et un directeur marketing
    • 2 commerciaux payés à la commission
    • un nouveau produit en vente la première année
    • puis 5 autres au cours des 2 années suivantes.

Il est important que vos projections ne se bornent pas à envisager le pire, mais vous laisse entrevoir un certain succès.

Cela vous permet d’assurer d’éventuelles phases de développement dans ses différentes composantes : stocks, recrutements, externalisations…

Conseil n°4 – Impliquez vos équipes

6 conseils pour établir votre budget prévisionnel - Impliquez vos équipes

6 conseils pour établir votre budget prévisionnel – Impliquez vos équipes

Qui mieux que votre équipe commerciale peut vous aider à prévoir vos futures ventes ? Ou votre service RH pour prévoir le coût de vos charges sociales ?

L’une des manières d’établir un budget réaliste, c’est d’impliquer toutes vos équipes. Les objectifs que vous allez y définir seront aussi les leurs.

Pour cela, demandez-leur leurs prévisions, confirmez les différentes hypothèses avec les équipes concernées.

En cas de conflit entre différents départements (par exemple entre les équipes commerciales et financières), demandez-leur de trouver un compromis sur lequel ils s’engageront.

Pour eux comme pour vous, le budget prévisionnel les accompagnera toute l’année dans leurs tâches.

Conseil n°5 – Vérifiez vos projections via quelques ratios-clés

Outils de mesure et de contrôle de l’évolution de votre activité, les ratios sont des pourcentages ou coefficients mettant en rapport des valeurs entre elles.

Ils fournissent des indications précieuses au chef d’entreprise, pour l’analyse de la solvabilité, de l’équilibre financier ou encore de la rentabilité économique de l’entreprise.

Ils n’ont pas forcément de valeur en soi, mais doivent être comparés soit d’une année sur l’autre pour la même entreprise, ou comparés à ceux d’une autre entreprise du même secteur et de taille similaire.

Les ratios sont une des meilleures façons de réconcilier vos prévisions de ventes et de coûts !

Voici quelques rations qui vous aideront à vérifier la cohérence de l’ensemble de votre budget :

Taux de marge brute

Quel est le ratio entre votre chiffre d’affaires et vos coûts totaux sur une année donnée ? C’est l’un des moyens de voir si votre budget prévisionnel est réaliste.

Faites attention à des prévisions qui vous indiquent une augmentation de votre coefficient de marge brute de 10 à 50%.

Si vos charges d’exploitation sont élevées, il y a de fortes chances qu’elles le restent dans l’année n+1.

Pour être plus précis, le calcul du taux de marge brute se fait comme suit (en %) :

Calcul du taux de marge brute (en %)

Calcul du taux de la marge brute (en %)

 

Taux de marge d’exploitation

Quel est le ratio entre votre résultat d’exploitation et votre chiffre d’affaire sur une année donnée ?

On attend ici une évolution positive. A mesure que votre chiffre d’affaire s’accroît, votre taux de rentabilité devrait également connaître une hausse.

L’erreur que font beaucoup de chefs d’entreprise à ce stade est une mauvaise anticipation de leur seuil de rentabilité.

Ils estiment trop prématurément la date à laquelle l’entreprise dégagera une marge bénéficiaire. Du coup le financement nécessaire avant d’atteindre ce seuil est parfois largement sous-estimé.

Calcul du taux de marge d’exploitation (en %)

Calcul du taux de marge d’exploitation (en %)

Effectif total par client

Si vous êtes du genre entrepreneur-orchestre qui se démultiplie pour faire avancer votre entreprise, je vous conseille de jeter un petit coup d’œil sur ce ratio.

Amusez-vous à diviser votre nombre d’employés (un seul, donc, si vous avez toutes les casquettes) par le nombre total de clients que vous projetez de satisfaire.

Calcul de l'effectif total par client

Calcul de l’effectif total par client

Demandez-vous si vous pensez sincèrement pouvoir gérer un portefeuille aussi vaste dans les 2 ou 3 années à venir, en fonction de vos prévisions.

Si cela vous semble irréaliste, il serait judicieux de revoir à la hausse vos hypothèses en terme de ressources humaines, et donc de charges d’exploitation.

Pour devenir incollable sur les calculs d’indicateurs de performance financière, SmallBusinessAct a décrypté pour vous les 9 indicateurs financiers les plus utiles aux entrepreneurs : 9 indicateurs financiers indispensables au pilotage de votre entreprise.

Conseil n°6 – Faites le suivi et les mises à jour en cours de route

 

Budget Prévisionnel : suivi et mises à jour

Budget Prévisionnel : suivi et mises à jour

 

Enfin, une fois votre budget prévisionnel établi et validé, mettez en place des instruments pour comparer la situation réelle avec le budget.

SmallBusinessAct invente une appli intuitive et complète, qui vous permet de :

  • comparer chacun des chiffres réels avec ce que vous aviez estimé.
  • analyser l’évolution et la croissance de votre activité au fur et à mesure,
  • identifier au plus vite des problèmes structurels et conjoncturels qui pourraient impacter votre entreprise (hausse des prix de matière première, difficulté dans le recouvrement, problème dans la prévision, évolution des prévisions de vente…)
  • comprendre les mécanismes qui ont guidé votre évolution, en fin d’exercice.

 

Toutes vos infos financière sécurisées et accessibles où que vous soyez!

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Pour finir…

Bien utilisé, le budget prévisionnel est un excellent outil de pilotage et le meilleur allié du chef d’entreprise.

Cet exercice demande beaucoup de rigueur et un investissement-temps important, mais en respectant certaines règles fondamentales, vous augmentez votre capacité d’anticipation et vous limitez vos risques.

Pensez-y! Les Business Coachs SmallBusinessAct réalisent pour vous votre budget prévisionnel au début de chaque exercice.

6 conseils pour établir votre budget prévisionnel - Un business coach dédié

6 conseils pour établir votre budget prévisionnel – Un business coach dédié

Résultat : un interlocuteur accessible, des conseils pluridisciplinaires (compta, fiscalité, gestion, paie, juridique…) et un pilotage facilité pour l’entrepreneur.

Avec SmallBusinessAct, entreprendre devient facile !

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