Gestion du temps TPE / PME : 6 conseils pour booster la productivité

Gestion du temps TPE / PME : 6 conseils pour booster la productivité

Le temps se fait de plus en plus rare et on a souvent du mal, en tant que dirigeant d’une TPE / PME, à jongler entre les différentes casquettes et à jouer au pompier tout en gardant le cap et en restant en même temps impliqué dans tous les domaines de l’entreprise.

Une gestion du temps efficace permet de :

  • gagner du temps,
  • avoir plus de recul pour se concentrer sur les tâches prioritaires,
  • rester organisé et efficace de façon à augmenter la performance et les résultats de l’entreprise,
  • et d’utiliser les ressources à sa disposition de façon plus efficiente.

Ci-dessous, SmallBusinessAct vous propose six conseils afin de mieux gérer votre temps :

1. Identifiez vos objectifs et définissez vos priorités

Écrire clairement quels sont vos objectifs vous permet de mieux comprendre la direction que vous souhaitez donner à votre entreprise, et vous donne une idée plus claire de la manière d’y parvenir.

Vous pouvez ainsi communiquer ce message de façon plus efficace à vos collaborateurs et définir les objectifs « SMART » qui permettent de suivre leur avancement (objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et assortis de délais).

De plus, savoir distinguer ce qui est prioritaire de ce qui est secondaire est une qualité nécessaire afin de mieux gérer son temps. On passe souvent trop de temps à peaufiner des détails qui sont, en réalité, sans importance, et cela au détriment d’activités qui sont plus urgentes.

Vous demander si une tâche affecte directement le chiffre d’affaires de votre business est un bon moyen pour savoir si elle est essentielle ou non.

Avant de commencer votre journée ou en planifiant vos activités, faites une liste des tâches prioritaires dont dépend le succès de votre projet.

Ensuite définissez quelles sont celles qui sont secondaires puis mettez votre plan à exécution en respectant l’ordre des éléments à réaliser, du plus urgent au moins urgent.

Séparez ce qui doit être fait de ce qui peut être fait. En procédant ainsi, vous allez pouvoir éliminer de votre liste certaines activités inutiles qui ne font que vous faire perdre votre temps.

Une méthode simple : évaluez l’urgence et l’importance de chaque tâche. Commencez par traiter vous-même les tâches urgentes et importantes, puis celles qui sont importantes mais non urgentes, déléguez celles qui sont urgentes mais non importantes, et laissez celles qui restent pour la fin.

Cette méthode, dite d’Eisenhower, vous permettra de veiller à ce que votre temps soit dédié aux bonnes activités, c’est à dire celles qui sont vitales pour votre projet.

2. Ne vous laissez pas distraire

On se laisse trop facilement distraire par nos collaborateurs, par notre famille (si on travaille de la maison), ou par tout ce qui se passe sous nos yeux.

Par ailleurs, nous vivons dans un monde ultra connecté, où vie privée et vie professionnelle peuvent difficilement être dissociées. Apprendre à gérer les distractions devient donc de plus en plus difficile.

Gérer les distractions passe par l’instauration et le respect de certaines règles de travail.

Par exemple, vous pouvez :

  • bannir les réseaux sociaux pendant les horaires de travail.
  • ne répondre qu’aux appels téléphoniques et emails urgents – les autres peuvent attendre.
  • délimiter l’espace de travail (par exemple : fermer la porte, faire comprendre aux collaborateurs que l’on est occupé, etc.).
  • limiter les perturbations sonores.

Afin de mieux vous concentrer, vous pouvez également recourir à la méditation, et lorsque vous sentez que vous vous surmenez, faites une pause.

3. Organisez-vous

Vous pouvez également gagner du temps en organisant vos dossiers. En faisant cela, tout le monde y gagne, vous en premier. Organiser vos dossiers, c’est prendre le temps de faire le tri, définir les priorités et classer par thématique ou projet.

Faites une liste de ce que vous devez faire et pour qui vous devez le faire, afin de ne rien oublier. Vous ne perdrez plus de temps à chercher les informations dont vous aurez besoin. Cela vous permettra d’être plus efficace et de prendre des décisions plus rapidement.

Organiser votre travail, c’est également définir les délais à respecter de la même manière que vous le faisiez dans votre ancienne vie de salarié. Cela vous donne une vision plus globale et vous pouvez plus facilement déléguer certaines responsabilités à vos collaborateurs.

6 conseils pour optimiser son temps de Dirigeant de PME/TPE

4. Faites-vous aider

Un bon manager doit savoir déléguer et faire confiance à ses collaborateurs pour mener à bien la mission qui lui est confiée. Commencez par évaluer les forces et les faiblesses de chaque membre de votre équipe puis répartissez les tâches en conséquence.

N’oubliez pas qu’en tant que dirigeant d’entreprise, votre mission principale est d’améliorer l’offre globale de celle-ci, de gérer les levées de fonds et de développer les partenariats. Pour le reste, vous devez pouvoir vous en remettre à votre équipe.

Une entreprise qui se développe a besoin de mettre en place les processus et procédures qui permettent de réaliser les tâches répétitives toujours plus rapidement.

N’ayez pas peur de faire appel à des personnes plus diplômée que vous. Elles sauront aider votre entreprise à accéder à un autre niveau d’expertise.

Vous pouvez, par ailleurs, sous-traiter certaines activités comme la comptabilité (cela vous fera économiser du temps et de l’argent) ou faire appel à des consultants pour vous aider, notamment lorsque vous avez besoin de l’avis de spécialistes qui ont plus de recul et d’expérience.

Si vous pouvez obtenir des conseils ou de l’aide de votre entourage gratuitement, n’hésitez pas. Mais veillez à ne pas en abuser !

Utiliser les bons outils vous permet également de mieux gérer votre temps. De nombreux logiciels et applications sont conçus pour vous simplifier la vie.

On peut penser, par exemple, aux logiciels de facturation, aux réponses automatiques et mailings, aux logiciels de gestion de projet, aux applications de visioconférence pour les réunions et ainsi de suite.

Si vous êtes de ces personnes qui sont très mobiles, vous pouvez également recourir aux services Cloud.

5. Organisez vos emails

Les communications téléphoniques et les emails peuvent rapidement vous faire perdre un temps précieux, surtout dans les périodes de la journée où vous êtes le plus productif. Ne perdez pas votre temps à consulter vos emails toutes les cinq minutes.

Réservez un ou deux moments dans la journée pour y répondre (comme par exemple en milieu de journée ou en fin de journée), et répondez aux plus urgents en priorité.

Vous pouvez également organiser vos emails par clients ou par destinataire. Lorsque vous avez traité un email, marquez-le comme étant lu et passez au suivant.

Le nombre d’emails non lus est un indicateur de votre progression et de votre performance dans vos réponses.

6. Suivez l’avancement de vos projets

Vous faire aider vous permet de vous libérer afin de vous consacrer à des tâches plus importantes, notamment suivre l’avancement des projets et apporter le soutien logistique nécessaire à vos collaborateurs.

De plus, ne pas être empêtré dans les dossiers techniques vous permet d’avoir plus de recul dans vos prises de décisions.

Les membres d’une équipe de projet ont bien souvent du mal à se concerter, surtout s’il n’y a pas de leader dans le groupe, et cela se ressent sur la progression du projet, qui n’avance pas comme on le souhaite.

Cela est généralement dû :

  • soit à une mauvaise estimation des ressources nécessaires pour mener le projet à terme (temps, argent, compétences, matières premières ou équipements),
  • soit à un manque de coordination et de leadership.

Un manager est là pour mobiliser les ressources nécessaires et prendre les décisions qui s’imposent aux moments opportuns afin de limiter les blocages et de satisfaire les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Pour veiller à ce que tout avance dans le bon sens, organisez des réunions périodiques, une fois par mois par exemple, durant lesquelles vous répartissez et coordonnez les tâches en concertation avec vos collaborateurs.

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