Comment rédiger un cahier des charges : 7 étapes clés pour cadrer efficacement votre projet

Rédiger un cahier des charges est une étape fondamentale pour tout projet impliquant des parties prenantes internes ou externes.

Comme le souligne Philip Kotler, père du marketing moderne, « un cahier des charges clair est la clé pour aligner toutes les parties prenantes et éviter les malentendus. Sans un bon cadre, même la meilleure idée peut échouer. » Il ne s’agit donc pas d’un simple document formel, mais d’un véritable outil de cadrage, de pilotage et de sécurisation du projet.

Qu’il s’agisse de lancer un nouveau site web, de choisir un logiciel de gestion, d’externaliser une mission ou de refondre un processus interne, la rédaction du cahier des charges constitue l’étape essentielle à ne pas négliger.

Ce guide opérationnel présente les 7 étapes clés pour produire un document complet, clair et immédiatement exploitable.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Un cahier des charges est un document structuré qui formalise les besoins, les attentes et les contraintes d’un projet. Il sert de référence commune entre le porteur du projet (vous) et les personnes ou prestataires chargés de sa réalisation.

On y trouve :

• les objectifs du projet,
  
  
• les fonctionnalités attendues,
  
  
• les contraintes techniques, budgétaires ou organisationnelles,
  
  
• les modalités de suivi,
  
  
• ainsi que les critères de validation des livrables.

Un document bien rédigé permet d’éviter les malentendus, de maîtriser les délais et les coûts, ainsi que de garantir que la solution livrée corresponde réellement au besoin initial.

Les 7 étapes pour rédiger un cahier des charges complet 

Chaque étape qui suit vous permettra de construire un document clair, structuré et exploitable, en phase avec vos besoins opérationnels et vos enjeux stratégiques.

1. Définissez le contexte et les objectifs stratégiques

Commencez par expliquer pourquoi le projet existe, ce qui le déclenche et ce que vous attendez comme résultat global.

Pourquoi cette étape est cruciale :

Tout projet naît d’un besoin. Encore faut-il savoir le formuler clairement. Cette première section permet de situer le projet dans son environnement, d’en rappeler les origines et d’en expliciter les finalités.

Exemple : une PME du secteur agroalimentaire souhaite digitaliser sa gestion des commandes afin de réduire les erreurs et d’accélérer les délais de traitement. Cette transformation, motivée par une forte croissance, répond à un enjeu stratégique de compétitivité face à des acteurs plus agiles.

Contenu attendu :

• Le contexte : historique du besoin, changements internes/externes, déclencheur du projet.
• Les objectifs : que cherche-t-on à améliorer, corriger ou développer ?
• Les enjeux : quelles conséquences pour l’entreprise si le projet échoue ou réussit ?

Conseil pratique Utilisez la méthode QQOQCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?) pour structurer cette section.

2. Identifiez les besoins fonctionnels et les cas d’usage

Une fois le cadre posé, entrez dans le détail de ce que doit faire la solution, d’un point de vue utilisateur, ainsi que ce que le prestataire doit livrer pour la rendre opérationnelle.

Objectif :

Exprimer ce que doit réellement faire la solution ou le prestataire, d’un point de vue opérationnel.

Exemple : une entreprise souhaite mettre en place un système de prise de rendez-vous en ligne. Les besoins fonctionnels incluent la possibilité pour les clients de choisir un créneau, de recevoir un rappel automatique par SMS et pour l’équipe de synchroniser les plannings avec Google Agenda. Un cas d’usage : un client choisit un service, réserve un créneau disponible et reçoit une confirmation instantanée par email.

Contenu attendu :

• Une liste détaillée des fonctions attendues, classées par priorité (ex : indispensable / souhaitable / optionnel).
• Des cas d’usage concrets illustrant comment les utilisateurs interagiront avec la solution ou le service.
• Des scénarios simples : parcours utilisateur, workflow, modèles de documents, etc.

Conseil pratique Pensez du point de vue de l’utilisateur final, pas du prescripteur. Intégrez également les besoins non fonctionnels : ergonomie, accessibilité, rapidité, maintenance, etc.

3. Intégrez les contraintes techniques, budgétaires et organisationnelles

Pour garantir la faisabilité du projet, il est indispensable de poser vos limites dès le départ.

Objectif :

Poser les limites du projet en amont pour éviter toute incompréhension ou surcoût futur.

Exemple : une franchise de restauration souhaite uniformiser les outils de commande et de gestion des stocks dans ses points de vente. Le prestataire doit respecter les contraintes de chaque franchisé (connexion Wi-Fi variable, équipements différents). Le budget global est divisé par point de vente avec un plafond de 3 000 € par site. Le déploiement devra se faire sans interrompre l’activité, uniquement en heures creuses ou jours de fermeture.

Types de contraintes à détailler :

• Techniques : compatibilité avec les outils déjà en place, technologies en usage et normes à respecter.
• Budgétaires : budget maximum, répartition par poste ou par phase.
• Organisationnelles : disponibilité des équipes, restrictions RH, procédures internes à suivre.

Conseil pratique Soyez réaliste. Mentionner clairement vos contraintes permet à vos prestataires de formuler des propositions pertinentes.

4. Précisez les livrables attendus et les critères de réussite

Précisez ici ce que vous attendez concrètement comme résultats du projet, livrés par qui, quand et comment.

Objectif :

Savoir ce qui doit être livré, dans quel format, à quel moment et selon quels standards.

Exemple : dans le cadre de la refonte d’un site e-commerce, les livrables peuvent inclure : les maquettes validées, le site responsive prêt à l’emploi, la documentation technique et une formation utilisateur. Le critère de réussite pourrait être un taux de conversion supérieur à 2 % après mise en ligne.

À inclure :

• Une liste exhaustive des livrables (produits, documents, services, formations…).
• Les critères de qualité attendus : niveau de finition, respect de la charte, stabilité technique, documentation associée.
• Un planning prévisionnel des remises intermédiaires et finales.
  

Conseil pratique Créez un tableau récapitulatif : nom du livrable / description / format / date / responsable.

5. Désignez les acteurs et définissez les rôles

Un projet bien mené repose sur une bonne répartition des responsabilités entre les parties prenantes.

Objectif :

Clarifier qui fait quoi, côté client comme côté prestataire.

Exemple : lors de la mise en place d’un intranet RH, on peut désigner un chef de projet interne, un prestataire web, un représentant RH pour la validation des contenus et un référent IT pour la sécurité des données.

À prévoir :

• Un référent projet unique.
• Une carte des rôles : commanditaire, utilisateur final, responsable validation, support technique.
• Les éventuels tiers impliqués (juridique, RGPD, infogérant…).

Conseil pratique Insérez un organigramme ou une matrice RACI (Responsable / Approbateur / Consulté / Informé).

6. Posez les modalités de pilotage, de communication et de validation

La réussite du projet dépend aussi du cadre mis en place pour suivre, ajuster et valider les étapes clés.

Objectif :

Prévenir les blocages en définissant un cadre de suivi rigoureux et agile.

Exemple : un projet de développement d’application mobile peut prévoir des points hebdomadaires sur Teams, un tableau de bord partagé sur Trello et une validation des maquettes sous 5 jours ouvrés via un document signé.

À inclure :

• Fréquence des points d’avancement (hebdo, sprint, jalons).
• Supports utilisés : plateforme de suivi, document de compte-rendu, outil collaboratif.
• Mode de validation des livrables : critères, délais, personnes habilitées.

Conseil pratique Prévoyez une phase de vérification structurée avec plan de tests, réversibilité et ajustements possibles.

7. Annexez les documents et données utiles

Pour renforcer la compréhension du projet, il est pertinent de joindre des ressources complémentaires.

Objectif :

Fournir aux prestataires une vision concrète du projet, de ses données et de son environnement.

Exemple : dans un projet de déploiement d’un nouvel outil de facturation, les annexes peuvent inclure : un export des anciens modèles de factures, une description des différents types de clients (B2B/B2C), un tableau des taux de TVA appliqués par produit ou service, et les exigences RGPD concernant la conservation des données client.

Exemples d’annexes :

• Schémas techniques, organigrammes, maquettes, documents de référence.
• Historique de l’ancien système ou état des lieux existant.
• Indicateurs de performance souhaités (KPI).

Conseil pratique Numérotez les annexes et faites référence à elles dans le texte principal pour plus de lisibilité.

Structurer, c’est déjà piloter

Un cahier des charges élaboré avec méthode, c’est un gain de temps, d’argent et de clarté. Il formalise les attentes, limite les malentendus et sert de fil conducteur tout au long du projet. Ne le sous-estimez pas : investissez le temps nécessaire pour le rendre lisible, complet et orienté résultats. C’est le premier outil de pilotage de votre projet.

Chez SBA Compta, nous accompagnons les entrepreneurs dans la structuration de leurs projets, y compris lors de la rédaction ou la relecture de leur cahier des charges. Grâce à notre expertise transversale — gestion, comptabilité, fiscalité, stratégie — nous vous aidons à cadrer efficacement vos projets et à collaborer sereinement avec vos prestataires.

Besoin de structurer ou d’optimiser votre cahier des charges ? Nous sommes à vos côtés à chaque étape.  Contactez-nous !