Employeurs : quels sont les entretiens RH obligatoires avec vos salariés ?

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de tenir certains entretiens avec vos salariés.

L’entretien annuel, qui est pourtant pratiqué par de nombreux dirigeants d’entreprises, est facultatif.

Attention, l’entretien annuel d’évaluation devient obligatoire lorsqu’un de vos collaborateurs en bénéficie. Si vous ne le pratiquez pas avec tous vos collaborateurs, ceux qui n’auraient pas été convoqués à l’entretien pourraient mettre en avant le caractère discriminatoire de cette action qui les exclut et demander des réparations.

Néanmoins, au-delà de l’entretien annuel, vous devez tenir plusieurs entretiens RH obligatoires de manière périodique, faute de quoi, vous vous exposez à des sanctions !

👉 SBA Compta vous propose un récapitulatif des entretiens que vous devez obligatoirement conduire.

Entretien professionnel

✅ Obligatoire

👤 Tous les salariés – qu’ils soient en CDI, CDD ou alternance ; à temps plein comme à temps partiel

📅 Tous les 2 ans et proposé après certains congés (maternité, parental, arrêt maladie > 6 mois…)

🎯 Identifier les perspectives d’évolution des salariés et les formations qui peuvent y contribuer

⚠️ Entretien « état des lieux » tous les 6 ans

L’entretien professionnel a pour objectif d’identifier les besoins de formation du salarié, d’évoquer ses perspectives d’évolution professionnelle (qualifications et emploi) et de l’informer de la validation des acquis de l’expérience, de l’activation de son CPF et de la possibilité d’avoir recours au conseil en évolution professionnelle.

Remarque : Cet entretien n’a absolument pas pour objet d’évaluer le travail du salarié ! Si vous souhaitez conduire une telle évaluation, recourrez à un entretien annuel.

En tant qu’employeur, vous devez informer tout nouveau salarié de l’existence de cet entretien dès son embauche.

L’entretien professionnel doit se dérouler :

• Tous les 2 ans à compter de l’entrée dans l’entreprise ou du dernier entretien.
• Tous les 6 ans pour l’entretien d’état des lieux qui permet de dresser un bilan du parcours professionnel du salarié.

Vous devez rédiger un compte-rendu de cet entretien et en remettre une copie à votre salarié.

Il doit systématiquement être proposé au retour de certains congés : congé de maternité, congé parental, congé d’adoption, congé de proche aidant, congé sabbatique, période de mobilité volontaire sécurisée, période d’activité à temps partiel après un congé de maternité ou d’adoption, arrêt maladie de plus de 6 mois, mandat syndical.

En cas de manquements, vous vous exposez à des sanctions :

• Si votre entreprise compte 50 salariés ou plus, l’absence d’entretien et de formation au cours des 6 années précédant l’entretien « bilan », est sanctionnée par le versement d’un abondement au CPF du salarié concerné, à hauteur de 3 000 €.
• Si votre entreprise compte moins de 50 salariés, le salarié pourrait obtenir des dommages et intérêts s’il démontre un préjudice.

Entretien annuel pour les salariés au forfait jour

✅ Obligatoire

👤 Salariés en forfait jour

📅 Tous les ans

🎯 Aborder la charge de travail, l’équilibre vie pro/vie perso…

Vous employez des salariés au forfait jour ? Alors vous avez l’obligation d’organiser une fois par an un entretien pour évoquer leur charge de travail, l’articulation entre activité professionnelle et vie personnelle, la rémunération et l’organisation du travail dans l’entreprise.

Entretien avec les représentants du personnel

🟠 Sur demande du salarié

👤 Représentant du personnel titulaire

📅 En début de mandat à la demande du salarié et à la fin du mandat à l’initiative de l’employeur

🎯 Échanger sur les modalités pratiques d’exercice du mandat

Les représentants du personnel titulaires de votre entreprise – les délégués syndicaux ou les salariés titulaires d’un mandat syndical – bénéficient, à leur demande, d’un entretien individuel en début de mandat. Ce dernier doit porter sur les modalités pratiques d’exercice de leur mandat au regard de leur emploi.

Un entretien professionnel doit être conduit à l’issue du mandat – même s’il ne coïncide pas avec la périodicité habituelle de l’entretien professionnel – et à l’initiative de l’employeur. Cet entretien a vocation à recenser les compétences acquises et à préciser les modalités de valorisation de l’expérience acquise. Il n’est obligatoire que pour les représentants qui disposaient d’heures de délégation représentant annuellement au moins 30 % de la durée de travail contractuelle.

Entretien pour les salariés en télétravail

✅ Obligatoire

👤 Salariés qui pratiquent le télétravail

📅 Tous les ans

🎯 Évoquer les conditions d’activité en télétravail et la charge de travail du salarié

L’employeur doit organiser une fois par an un entretien avec chaque salarié qui pratique le télétravail – peu importe la fréquence – afin d’évoquer notamment les conditions d’activité – matériel, communication avec l’équipe, déconnexion… – et la charge du travail du salarié.

Le conseil SBA Compta :

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de conduire un certain nom d’entretiens avec les salariés de votre entreprise.

Afin de respecter toutes vos obligations, nous vous conseillons de vous organiser en amont et de procéder par étapes.

• Dans un premier temps, recensez tous les entretiens que vous avez l’obligation de conduire, ainsi que ceux qui ne sont pas obligatoires mais que vous souhaitez mener – comme l’entretien annuel par exemple.
• Préparez une trame pour chacun de ces entretiens. Elle vous sera utile pour structurer votre propos et répondre à tous les enjeux de chaque temps d’échange.
• Assurez-vous de tenir un tableau à jour avec, pour chacun de vos salariés, la date de ses derniers entretiens.
• Nous vous conseillons de prévoir dès le début de l’année ces temps forts dans un calendrier afin de ne pas être pris de court ! Veillez à prendre en compte l’impact de la saisonnalité le cas échéant.

Enfin, assurez-vous de conserver la trace des convocations aux différents entretiens, ainsi que les comptes-rendus des échanges afin de prouver leur conduite. En effet, même si tous les manquements ne sont pas punis d’une amende, votre salarié pourrait demander des dommages et intérêts s’il peut prouver un préjudice.

SBA Compta vous accompagne es et vous conseille pour sécuriser la gestion sociale de votre entreprise. N’hésitez pas à nous interroger.

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Pour en savoir plus :

Article L6315-1 du Code du travail

Article L2141-5 du Code du travail

Articles L6323-10 à L6323-15 du Code du travail