Le passage à la facture électronique est sur toutes les lèvres depuis plusieurs mois. Et pour cause ! L’organisation administrative, comptable et fiscale de toutes les entreprises va être bouleversée par cette évolution.
✅ Facture électronique : qui est concerné ? Quel est le contenu de la réforme ?
✅ Comment se préparer au passage à la facture électronique dans votre entreprise ?
SBA Compta vous propose un tour d’horizon de cette mesure.
Facture électronique : qu’est-ce que c’est ?
Une facture électronique n’est pas un simple PDF transmis par email.
Le Code général des impôts définit une facture électronique comme une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée.
| Remarque :
Un simple PDF n’est pas un format structuré car ses données ne sont pas directement exploitables par un ordinateur. Les formats structurés, correspondent à des formats XML répondant à une norme européenne. Ils permettent la compréhension, le classement et l’interprétation des données par les machines. Il existe trois formats structurés : UBL, CII, ou Factur-X. |
La facture électronique doit être adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation.
En effet, les factures transmises par voie électronique ne sont valables qu’à condition que soient garanties :
- l’authenticité de leur origine – émetteur identifié –,
- l’intégrité de leur contenu – non modifiable –,
- et leur lisibilité.
Quelles évolutions dans la transmission d’informations ?
La réforme porte deux enjeux complémentaires de transmission d’informations :
- « L’e-invoicing» correspond à la facturation électronique telle que présentée ci-dessus.
- « L’e-reporting» est la transmission à l’administration d’informations relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique.
Par exemple, les ventes aux particuliers, les transactions à l’étranger, etc.
L’e-reporting est complémentaire à la facturation électronique. Combinées, ces deux modalités de transmission de l’information permettent d’avoir une vue d’ensemble de l’activité économique d’une entreprise.
Facturation électronique : qui est concerné ?
Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées par cette réforme.
| Remarque :
Attention, vous pouvez ne pas être redevable la TVA mais y être assujettis. C’est le cas notamment si vous bénéficiez de la franchise en base. |
Les opérations concernées sont réparties en deux catégories :
- « L’e-invoicing » concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA dès lors qu’il s’agit d’opérations domestiques, c’est-à-dire qu’elles concernent le territoire national.
- « L’e-reporting » concerne la transmission à l’administrations d’informations relatives aux opérations qui ne sont pas concernées par la facturation électronique. Les entreprises soumises à la TVA en France, qui commercent avec des particuliers – et plus largement des non assujettis – ou avec des entreprises établies à l’international, sont donc concernées. Les données à transmettre incluent notamment le montant de l’opération ou le montant de la TVA facturée.
Quel est le calendrier de la réforme ?
Le déploiement de la facturation électronique est progressif et tient compte de la taille de l’entreprise :
- À compter du 1er juillet 2024: la réception de factures électroniques pour l’ensemble des assujettis et la transmission pour les grandes entreprises.
- À compter du 1er janvier 2025 : la transmission pour les entreprises de taille intermédiaire – moins de 5 000 salariés et CA annuel inférieur à 1 500 M€ ou total bilan inférieur à 2 000 M€.
- À compter du 1er janvier 2026 : la transmission pour les PME – moins de 250 salariés et CA annuel inférieur à 50M€ ou total bilan inférieur à 43 M€ – et microentreprises.
L’obligation d’e-reporting suit le même calendrier de mise en place.
Concrètement… comment ça marche ?
Pour émettre une facture électronique, l’entreprise devra utiliser un logiciel dédié qui aura le rôle d’« OD » – opérateur de dématérialisation.
La facture ainsi générée devra être déposée par l’OD sur une plateforme de dématérialisation.
Il existe deux types de plateformes :
- Le PPFqui est le portail public de facturation développé par l’État et qui transmet les informations à l’administration fiscale.
- Les PDP, qui sont des plateformes de dématérialisation partenaires, c’est-à-dire des acteurs privés qui se sont immatriculés auprès de l’administration fiscale. La liste des PDP sera disponible sur impôts.gouv.fr à compter de septembre 2023.
Comment mettre en place la facture électronique dans votre entreprise ?
Le déploiement de la facturation électronique dans votre entreprise nécessitera de choisir les outils adaptés : logiciel de facturation et/ou plateforme (PDP ou PPF) adaptée à vos pratiques.
Cette évolution vous conduira certainement à faire évoluer vos méthodes de travail et vos procédures de gestion administrative.
En effet, le passage à la facture électronique a un impact direct sur :
- la collecte de factures ;
- l’émission de vos factures ;
- la gestion des paiements clients et fournisseurs.
La première étape pour vous préparer au passage à la facture électronique est de conduire un diagnostic initial au sein de votre entreprise.
De nombreuses questions méritent d’être explorées : recevez-vous des factures papier de certains de vos fournisseurs ? Éditez-vous vos propres factures via un logiciel dédié ou sur Excel ? Offrez-vous la possibilité à vos clients de vous régler simplement en ligne à la réception de vos factures ? Avez-vous automatisé la relance de vos clients ?
Par ailleurs, la sécurisation des données présentes dans votre fichier clients est nécessaire. Cette étape peut être initiée dès aujourd’hui en vous assurant que vous disposez d’informations fiables sur le numéro SIREN, le numéro de TVA, l’adresse du siège social… de tous vos clients.
Le conseil SBA Compta :
La facture électronique est un changement d’ampleur que nous vous conseillons d’anticiper dès aujourd’hui. Son impact sur vos méthodes de travail, vos procédures, vos outils de gestion administrative et financière sera significatif.
L’échéance peut sembler lointaine. Pour autant, dès le 1er juillet 2024, les grandes entreprises telles que votre fournisseur d’énergie, votre opérateur de téléphonie, etc. vous enverront leurs factures au format électronique. Pour les recevoir, vous devrez a minima créer un compte de réception sur l’une des plateformes certifiées par l’administration ou sur la plateforme publique Chorus Pro.
Au-delà de la mise en conformité réglementaire, le passage à la facture électronique peut représenter une vraie opportunité pour votre entreprise ! En effet, cette évolution peut vous permettre de sécuriser sa gestion et de réduire les temps dédiés à la facturation et la gestion administrative. Elle peut également être un levier pour réduire les retards de paiement de vos clients en attachant un lien de règlement direct sur vos factures. Elle simplifie également le déploiement d’outils de relance automatisée.
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Enfin, en cas de non-respect de l’obligation de facturation électronique, vous pourrez être sanctionné d’une amende de 15 € par facture, dans la limite de 15 000 € par année civile. Par exemple, l’envoi par email d’une facture au format PDF pourra entrainer une amende de 15 €. Les manquements aux obligations de e-reporting seront sanctionnés d’une amende de 250 €, plafonnées à 15 000 € par année civile également.
SBA Compta vous accompagne et vous conseille dans votre passage à la facture électronique et la mise en conformité de votre entreprise. N’hésitez pas à nous interroger.
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Pour en savoir plus :
LOI n° 2022-1157 du 16 août 2022 de finances rectificative pour 2022
