Facture électronique : comment traiter les frais professionnels ?

La réforme de la facture électronique entre en application à compter du 1^er septembre 2026. Elle emporte de nombreuses évolutions pour la gestion de votre entreprise.

Les dirigeants d’entreprise que nous accompagnons ont été nombreux à nous interroger quant à l’impact de la réforme sur le traitement des frais professionnels. Restaurant, hôtel, péage, carburant… comment seront traitées ces dépenses du quotidien à l’ère de la facture électronique ?

Frais professionnels et facture électronique

La réforme de la facture électronique oblige toutes les entreprises à être en mesure de recevoir et d’émettre les factures au format électronique.

En tant que dirigeant d’entreprise, vous engagez souvent des frais professionnels qui n’entrainent pas d’édition de facture mais la simple fourniture d’une facturette ou d’un ticket de caisse : notes de restaurant, tickets de parking, frais de carburant, tickets de péage…

Remarque : La question des notes de frais est également applicable lorsque ce sont les salariés de votre entreprise qui avancent des frais.

Aujourd’hui, lorsque vous engagez une dépense dans le cadre de votre activité professionnelle, vous réglez la dépense, récupérez le ticket avec mention de la TVA, puis le transmettez pour votre comptabilité. Le comptable qui suit votre dossier enregistre la dépense dans votre comptabilité et déclare la TVA déductible.

Avec la réforme de la facturation électronique, la gestion des frais professionnels évolue.

Dépenses inférieures à 150 € HT

Par mesure de tolérance, si la dépense professionnelle est d’un montant inférieur à 150 € HT, il est possible de ne pas émettre une facture électronique normée. Un simple justificatif – comme un ticket de caisse ou une facturette – suffit.

En revanche, l’entreprise ne pourra pas utiliser le justificatif délivré à un salarié, ou au dirigeant en son nom personnel, pour déclarer de la TVA déductible – sauf git de notes de restaurant.

Dépenses supérieures à 150 € HT

Pour les dépenses d’un montant supérieur à 150 € HT entre deux entreprises françaises assujetties à la TVA, une facture électronique est obligatoire.

Dans ce cas, la facture sera émise depuis le logiciel de caisse ou de facturation du fournisseur directement vers la PA – Plateforme Agréée – de votre entreprise.

Pour ce faire, vous devrez fournir à votre fournisseur le numéro SIREN de votre entreprise et l’adresse de facturation électronique reliée à votre PA afin de recevoir la facture et de pouvoir déclarer la TVA déductible.

Ainsi, dans ce cas de figure, il sera essentiel que les salariés de votre entreprise soient bien formés à ce nouveau fonctionnement et disposent des informations nécessaires à l’établissement de la facture à disposition (en particulier le SIREN).

3 cas de figure existent :

• La facture est établie au nom de l’entreprise et payée avec une carte professionnelle.

Dans ce cas, la facture est transmise à l’entreprise via sa Plateforme Agréée selon le schéma classique de la facture électronique.

• La facture est établie au nom de l’entreprise et payée par un salarié.

Ce dernier est considéré comme « tiers payeur ». Il a transmis au fournisseur les informations nécessaires pour l’établissement de la facture électronique vers la PA de votre entreprise. Le paiement de la facture est notifié à votre PA pour éviter les risques de double paiement. Le salarié se fait rembourser avec une note de frais.

• Les frais sont payés par un salarié mais sans facture au nom de votre entreprise

Dans le cas où un salarié oublierait de se signaler comme professionnel et que la facture ne serait pas établie au nom de votre entreprise, la vente serait remontée en e-reporting par le fournisseur comme pour un client particulier.

Le salarié demandera le remboursement des frais engagés sur la base du ticket de caisse. La déductibilité de la TVA pourrait être remise en question.

Une mesure de tolérance serait introduite avec la possibilité pour votre entreprise de déduire la TVA et de demander une facture avec mention « TVA déjà collectée dans le cadre du e-reporting ».

Cas particulier : les tickets de péage et de parking

Les tickets de péage bénéficient d’une tolérance doctrinale administrative à condition de mentionner :

• Le taux et le montant de la TVA ;
• Un numéro séquentiel de délivrance ;
• Un espace réservé à l’usager.

Votre entreprise pourra traiter les reçus de péage pour les comptabiliser et déclarer la TVA déductible.

Dans le cadre d’un abonnement ou d’une carte accréditive, la facture de péage prendra la voie classique de facturation électronique « e-invoicing ».

Pour les tickets de parking, l’identification de l’assujetti devra être possible sur l’automate pour permettre, à terme, l’intégration de ces dépenses dans le circuit de la facture électronique. Une période de tolérance pour la mise en conformité des parcs de stationnement est admise.

Le conseil SBA Compta :

La gestion de vos frais professionnels et des notes de frais va fortement évoluer au regard de la facture électronique.

De même, les salariés de votre entreprise devront faire évoluer leurs usages pour la gestion de leurs notes de frais. Nous vous invitons à les sensibiliser à bien s’assurer de disposer du SIREN de l’entreprise pour les achats professionnels de plus de 150 € HT.

Votre Business Coach est à vos côtés pour évoquer la mise en place d’un outil de gestion des notes de frais, ainsi que l’outil de réception de vos prochaines factures électroniques. Cet équipement vous permettra de simplifier et fiabiliser la récupération de TVA sur vos frais professionnels. N’hésitez pas à nous interroger. 

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Pour en savoir plus :

Note de frais : la facture électronique va révolutionner les règles en entreprise. Les Échos.