Facture électronique : comment préparer votre entreprise ? – Mise à jour 2025 

Le passage à la facture électronique est sur toutes les lèvres depuis plusieurs mois. Et pour cause ! L’organisation administrative, comptable et fiscale de toutes les entreprises va être bouleversée par cette évolution.

✅ Facture électronique : qui est concerné ? Quel est le contenu de la réforme ?

✅ Comment se préparer au passage à la facture électronique dans votre entreprise ?

SBA Compta vous propose un tour d’horizon de cette mesure.

Facture électronique : qu’est-ce que c’est ?

Une facture électronique n’est pas un simple PDF transmis par email.

Le Code général des impôts définit une facture électronique comme une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée.

Remarque : Un simple PDF n’est pas un format structuré car ses données ne sont pas directement exploitables par un ordinateur. Les formats structurés, correspondent à des formats XML répondant à une norme européenne. Ils permettent la compréhension, le classement et l’interprétation des données par les machines. Il existe trois formats structurés : UBL, CII, ou Factur-X.

 

La facture électronique doit être adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation.

En effet, les factures transmises par voie électronique ne sont valables qu’à condition que soient garanties :

• l’authenticité de leur origine – émetteur identifié –,
• l’intégrité de leur contenu – non modifiable –,
• et leur lisibilité.

Quelles évolutions dans la transmission d’informations ?

La réforme porte deux enjeux complémentaires de transmission d’informations :

• « L’e-invoicing» correspond à la facturation électronique telle que présentée ci-dessus.
• « L’e-reporting» est la transmission à l’administration d’informations relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique.
  Par exemple, les ventes aux particuliers, les transactions à l’étranger, etc.

L’e-reporting est complémentaire à la facturation électronique. Combinées, ces deux modalités de transmission de l’information permettent d’avoir une vue d’ensemble de l’activité économique d’une entreprise.

Facturation électronique : qui est concerné ?

Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées par cette réforme.

Remarque : Attention, vous pouvez ne pas être redevable la TVA mais y être assujettis. C’est le cas notamment si vous bénéficiez de la franchise en base.

 

Aucune dérogation en fonction du chiffre d’affaires, de la forme juridique ou du régime d’imposition n’est prévue. Les entreprises bénéficiant de la franchise en base sont également concernées, y compris les indépendants ou les professions libérales. Les micro-entrepreneurs (ou auto-entrepreneurs) sont donc concernés par la réforme.  

Quelles sont les opérations concernées ? 

Les opérations concernées sont réparties en deux catégories : 

• « L’e-invoicing » concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA dès lors qu’il s’agit d’opérations domestiques, c’est-à-dire qu’elles concernent le territoire national. 

• « L’e-reporting » concerne la transmission à l’administrations d’informations relatives aux opérations qui ne sont pas concernées par la facturation électronique.  Les entreprises soumises à la TVA en France, qui commercent avec des particuliers – et plus largement des non assujettis – ou avec des entreprises établies à l’international, sont donc concernées. Les données à transmettre incluent notamment le montant de l’opération ou le montant de la TVA facturée. 

Quel est le calendrier de la réforme ?

Le déploiement de la facturation électronique est progressif et tient compte de la taille de l’entreprise :  

• À compter du 1^er septembre 2026 : 
  • La réception de factures électroniques pour l’ensemble des assujettis, 

•  

• • et l’émission de factures électroniques pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire – moins de 5 000 salariés et CA annuel inférieur à 1 500 M€ ou total bilan inférieur à 2 000 M€. 

• À compter du 1^er septembre 2027 : l’émission de factures électroniques pour les PME – moins de 250 salariés et CA annuel inférieur à 50M€ ou total bilan inférieur à 43 M€ – et microentreprises. 

L’obligation d’e-reporting suit le même calendrier de mise en place.  

Ainsi, tous les assujettis doivent être prêt à recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée dès septembre 2026 ! 

Concrètement… comment ça marche ?

Pour émettre une facture électronique, les recevoir et transmettre vos données de transaction à l’administration, vous devrez choisir une plateforme agréée (PA).  

Les plateformes agréées – anciennement appelées PDP, plateforme de dématérialisation partenaires – sont des entreprises privées immatriculées par l’État qui proposent des services sécurisés et garantis de facturation électronique et de transmission des données. 

Aujourd’hui, plus de 100 plateformes sont immatriculées sous réserves. Leur liste est consultable sur le site impôts.gouv.fr.  

Bon à savoir : L’État a déclaré dans un communiqué de presse le 15 octobre 2024 abandonner le développement du PPF (Portail Public de Facturation) en tant que plateforme de facturation électronique.   Le fonctionnement de ce dernier est recentré sur la gestion de l’annuaire central qui permet d’identifier les PA choisies par les entreprises et sur la concentration des données de facturation, de transaction et de paiement pour les communiquer à l’administration fiscale.

 

 

Comment mettre en place la facture électronique dans votre entreprise ?

Le déploiement de la facturation électronique dans votre entreprise nécessitera de choisir les outils adaptés : logiciel de facturation et/ou plateforme (PDP ou PPF) adaptée à vos pratiques.

Cette évolution vous conduira certainement à faire évoluer vos méthodes de travail et vos procédures de gestion administrative.

En effet, le passage à la facture électronique a un impact direct sur :

• la collecte de factures ;
• l’émission de vos factures ;
• la gestion des paiements clients et fournisseurs.

La première étape pour vous préparer au passage à la facture électronique est de conduire un diagnostic initial au sein de votre entreprise.

De nombreuses questions méritent d’être explorées : recevez-vous des factures papier de certains de vos fournisseurs ? Éditez-vous vos propres factures via un logiciel dédié ou sur Excel ? Offrez-vous la possibilité à vos clients de vous régler simplement en ligne à la réception de vos factures ? Avez-vous automatisé la relance de vos clients ?

Par ailleurs, la sécurisation des données présentes dans votre fichier clients est nécessaire. Cette étape peut être initiée dès aujourd’hui en vous assurant que vous disposez d’informations fiables sur le numéro SIREN, le numéro de TVA, l’adresse du siège social… de tous vos clients.

Bon à savoir : Votre expert-comptable est reconnu comme partenaire de confiance de l’administration fiscale. Cette reconnaissance vous permet de nous mandater pour inscrire votre entreprise sur la plateforme agréée la mieux adaptée à vos besoins ainsi que dans l’annuaire centralisé.

Quelles sanctions en cas de non-conformité à la facture électronique ? 

Enfin, en cas de non-respect de l’obligation de facturation électronique, vous pourrez être sanctionné d’une amende de 15 € par facture, dans la limite de 15 000 € par année civile. Par exemple, l’envoi par email d’une facture au format PDF pourra entrainer une amende de 15 €.  

Les manquements aux obligations de e-reporting seront sanctionnés d’une amende de 250 €, plafonnées à 15 000 € par année civile également.  

Notons que ces sanctions pourraient être fortement durcies dans le cadre du projet de loi de finances pour 2026. 

Le conseil SBA Compta :

La facture électronique est un changement d’ampleur que nous vous conseillons d’anticiper dès aujourd’hui avec votre expert-comptable. Son impact sur vos méthodes de travail, vos procédures, vos outils de gestion administrative et financière sera significatif.  

Dès le 1er septembre 2026, les grandes entreprises telles que votre fournisseur d’énergie, votre opérateur de téléphonie, etc. vous enverront leurs factures au format électronique. Pour les recevoir, vous devrez a minima avoir créé un compte de réception sur l’une des plateformes agrées (PA) par l’État et inscrire votre entreprise dans l’annuaire public.  

Rappelons que votre expert-comptable est reconnu comme partenaire de confiance de l’administration fiscale et identifié en tant qu’acteur clé dans l’accompagnement des entreprises pour l’adoption de la réforme. Cette reconnaissance vous permet de nous mandater pour inscrire votre entreprise sur la plateforme agréée la mieux adaptée à vos besoins via accord formel, ainsi que dans l’annuaire centralisé. 

Nous vous conseillons vivement de ne pas souscrire à l’offre d’une plateforme agréée sans consulter votre expert-comptable au préalable. En effet, il pourra vous aider à évaluer la compatibilité de la solution que vous envisagez avec vos obligations, votre activité, vos logiciels… Il sera également à-même d’apprécier l’interopérabilité de la PA avec les logiciels de production comptable afin d’assurer une transmission fluide et sans surcoût de vos informations comptables.  

SBA Compta vous accompagne et vous conseille dans votre passage à la facture électronique et la mise en conformité de votre entreprise. Vous pouvez d’ores et déjà nous mandater pour assurer votre souscription à une plateforme agréée et l’inscription de votre entreprise sur l’annuaire centralisé. N’hésitez pas à nous interroger. 

CONTACTEZ-NOUS

 

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Pour en savoir plus :

Décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 relatif à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction 

LOI n° 2022-1157 du 16 août 2022 de finances rectificative pour 2022 

Arrêté du 7 octobre 2022 relatif à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction 

Ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction 

FAQ Facturation électronique 

Le projet de loi de finances pour 2026